会计电算化(Computerized Accounting)
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会计电算化一词是1981年中国会计学会在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出来的。
会计电算化是指以电子计算机为主、将当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称。具体而言，它是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及替代部分由人脑完成的对会计信息的分析和判断的过程。
目前，会计电算化已成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的边缘学科，其主要任务是研究如何在会计实务中应用电子计算机，以提高会计核算和管理水平。
计算机在我国会计工作中的应用是从20世纪70年代末开始的。由于我国有关财会的规章制度、法令条例规定的比较详细，实践中要求比较严格，而且与国际上发达国家的会计原则有很大的差异，因而不能直接采用国外会计软件，必须在借鉴国际先进经验的基础上，密切结合我国的实际，开发设计具有中国特色的会计软件。从计算机在我国会计工作中的开展程度、组织管理和会计软件开发设计等因素分析，我国会计电算化的发展可分为五个主要阶段。
1．起步阶段(1982年以前)
我国第一台计算机诞生于1958年，在20世纪70年代中期以前，计算机主要用于科学计算。70年代中期以后，人们开始研究并积极推动计算机在经济管理领域中的应用，包括用于会计工作中，而且将计算机在经济领域中的应用称为电算化。1979年财政部拨款500元，从当时的西德购入一台小型计算机，专门用于长春第一汽车制造厂进行工资核算和材料核算的试点工作，最终获得了较为理想的效果。为了对这次试点进行总结，1981年8月，“财务、会计、成本应用电子计算机的专题研讨会”召开，在有关专家、学者的共同提议下，会计上将电子计算机在会计工作的应用简称为会计电算化。从此，会计电算化在中国得到了蓬勃发展。
2．推广应用阶段(1983～1988年)
从1983年起，一方面随着经济体制改革的不断深入，企业内部加强管理，划小核算单位，加强内部经济责任制，对会计工作提出了许多新的要求；另一方面，从20世纪80年代开始，世界微型计算机出现并大量涌入我国市场，微型机克服了中、小型计算机价格昂贵、体积庞大、操作不方便、使用不灵活的缺点，为会计电算化发展提供了物质技术基础。尤其在1983年下半年，在新技术革命浪潮的推动下，全国掀起了计算机应用的热潮，微机的应用开始进入国民经济的各个领域，会计电算化也得到了迅速发展。至1988年3月，已有14％的单位开展会计电算化工作，有的部门开展会计电算化比例更高。在此期间，有成百上千家企事业单位联合或自行设计、开发出适合本部门、本单位管理需求的会计软件，并不断地试用、改进和提高；开始了会计电算化人才的专门培养，如许多大专院校、科研单位均开设了会计电算化专业的课程，不断地总结实践经验和理论研究的成果，从而大大地推动了我国会计电算化事业的发展。
3．普及与提高阶段(1989～1994年)
为了规范有中国特色的会计软件的开发和应用，提高会计电算化工作水平，1988年8月在吉林市召开了“会计电算化学术研讨会”，会上提出了开发通用化会计软件的几项措施。此后，随着几百家专门开发和营销通用化会计软件的专业软件公司的成立和运营，形成了一定规模的会计市场，在市场的激烈竞争中促进了我国会计软件水平的不断提高和计算机在我国会计工作的迅速扩大应用，从而使我国会计软件的应用进入了发展和普及时期。
4．由“核算型”向“管理型”发展阶段(1995～2000年)
1995年，会计理论和实务界提出引导我国会计软件从“核算型”向“管理型”发展的建议。原因是随着我国社会主义市场经济的发展，“核算型”的会计软件越来越不能满足企事业单位管理上的要求，需要开发和应用事先有预测、决策，事中有规划、控制，事后有核算分析功能的“管理型”会计软件。1996年4月在北京召开了我国“会计电算化发展研讨会”，与会者一致认为，必须推动我国会计软件从“核算型”向“管理型”发展，并就“管理型”会计软件的开发和应用提出了一些具体意见和建议。从此，我国会计电算化的发展又进人了一个新的阶段，相关的“管理型”会计软件在市场上也相继出现，如UFERP、K3ERP、POWERERP、WINERP等。
5．向着财务集中管理系统的方向发展(2001年至今)
进入21世纪以来，随着经济全球化、信息化趋势的到来，企业规模日益扩大，面临的竞争日趋激烈，迫切需要一种新型的信息系统来整合企业资源、支持企业持续创造价值并提升竞争力，这时出现了财务集中管理系统。财务集中管理，是指为了保证企业经营活动与战略目标、经营目标一致，防范管理漏洞，而对企业的决策权和资源配置权、管理控制、业务处理规范的集中。集中管理的实质是控制，其任务就是通过调节、沟通和合作，使个别的、分散的行动统一起来，追求企业短期或长期的整体目标。这是一种新型的会计信息系统，其作用体现在以下几个方面：
(1)保障集团财务信息的准确与及时。财务集中管理能够保证全集团财务核算统一，使得内部各分支机构间财务数据可比。同时，使得集团与分支机构财务信息纵向同步，当经济活动发生时，以该经济事件驱动管理软件中的业务处理模块对经济业务进行实时处理，并将结果存放在数据库中，做到“数出一门，信息集中”，从而极大地保障了企业财务信息的准确性与及时性。
(2)提高集团的整体运行效率。财务集中管理模式实现了集团总部与内部分支机构财务信息和业务的协同。集中管理对企业经济业务数据从最底层或源头进行实时、垂直采集，解决由于中间层的加工而导致的领导与业务层信息不对称和控制力度不足的问题。当经济业务发生时，总部财务可以进行实时跟踪，从而缩短了信息统计的周期，提高了运行效率，为实时控制和管理决策提供最全面、真实的数据。
(3)提升集团的风险管理能力。财务集中能实现全集团有效的财务管理与监控，摆脱由于集团资源分散、监控力度不够所带来的经营风险，降低由于集团企业大型化、发展高速化、地域分散化所带来的经营风险；同时，通过资金集中管理，还可以达到降低资金成本，提高资金使用效率，有效规避资金风险的目的。
(4)降低了集团总体的运营成本。资金集中管理缩短了业务对周转资金的占用周期，增强了集团成员问资金统筹管理的能力，可以实现在途资金零占用，在总体上降低企业资金运作成本。同时，不同管理人员为了满足不同管理的需要，可以采用不同的规则，从同一数据源获取信息并通过报告工具从不同视角生成管理所需的结果
(5)转变管理模式。将传统核算管理模式转变为数据高度集中，信息安全、可靠的会计集中核算模式，协助集团本部转变为对下属单位的监控模式，由单纯的资产监管模式转变为计划控制模式。另外，如果把信息集中的范围扩大到整个供需链，只要所有的合作伙伴都有基于网络的应用平台和开放的体系结构，同样可以实时地共享信息，实现“协同商务”，体现准确、迅捷的“虚拟企业”精神。鉴于信息技术的飞速发展和广泛应用，电子商务开始成为商业活动的主要方式，以及在市场需求的多样化和可变性的驱使下，使得会计信息的使用者对会计信息的依赖性不断增强。近几年来，人们又提出了“会计频道”与“网络财务”的设想，旨在要求会计信息在满足可靠性的要求下提高相关性，对信息时代的会计理论及实务提出挑战，以实现会计信息化的目标。
(1)会计电算化以电子计算机取代人的非创造性脑力劳动，与机器取代人的倒力劳动如出一辙，其显而易见的特点就是，具有手工会计所望尘莫及的数据处理翊度和准确性，这是由计算机固有的特点所决定的。在程序的控制下，计算机可以刃不疲倦地以极高的速度对数据进行对人来说纯粹是枯燥无味的各种处理，如分类、汇总、计算、传递等，只要程序和原始数据正确，其结果必然精确无误，并且快速及时。
(2)会计电算化以先进的磁带、磁盘或光盘取代传统的纸张，作为信息的主要载体，特点是数据容量密度极高，大大减少了所占据的自然空间，保管、携带相对方便，数据的检索、传递异常快捷。对人来说，这些先进载体中的信息不如纸载信息直观，必须以计算机设备为媒介才能展现在眼前(输出到屏幕或打印机)；在保管上要采取一些特殊的措施(如防磁、防非法篡改等)；对传统的审计手段也要更新其技术方法，以适应这一先进的信息存储形式。以上两点是形式上的变化特点，下述特点是实质性变化。
(3)会计电算化基于工具的变革，与手工会计相比，人的工作侧重点及其工作程序均有较大变化。在手工条件下，人的主要精力放在记账凭证以后的分类、汇总、登账、核对、结账、计算、报表等周而复始的琐碎事务上。在这过程中，重复抄录数据和大量的简单加减计算浪费了大量的人力，同时也是产生错误的根源。实际上，整个会计核算过程从记账凭证生成之后，其处理流程基本上是固定的，记账凭证可看成是原始的会计数据记录。各账簿中的数据只不过是根据核算要求从凭证中整理汇集而成。在电算化的条件下，上述会计核算过程，从对记账凭证的处理直至会计报表生成的整个实质性过程均由计算机代劳，无须人的干预。会计人员的主要工作，一方面放在加强对原始单据和记账凭证的整理和审核上，保证其能够正确无误地输入计算机(在与其他电算系统共同运行的情况下，在完成一项经济业务的同时即能生成合格的凭证，通过磁盘或联网能直接传递，亦省却了人工)；另一方面将把主要精力放在对会计信息的分析、研究上，充分发挥会计人员的管理职能，利用计算机处理的结果，对生产进行有效的辅助调控、计划和决策，提高经济效益。会计人员从数据的奴隶变成数据的主宰者。
(4)会计电算化可以使会计循环程序统一，避免了各单位为了减少登录数据的工作量而各取所需的做法，从而使核算方法规范一致。会计循环程序是将经济业务通过会计凭证记到账簿，再汇总到会计报表的步骤。在手工条件下，会计循环程序有多种形式，其目的在于，不同单位可根据实际情况，采取那些既能够及时、准确地提供完整、系统的核算资料，又能提高工作效率的形式。“记账凭证核算形式循环程序”是最基本的一种，其总分类账是直接根据记账凭证登记的，能较为详细地反映经济业务的发生情况、账户的对应关系和经济业务的来龙去脉了。电算化一般采取这种形式，虽然其工作量较大。
(5)会计电算化的组织机构及对人员的素质要求和配备，有其自身的特点。新形势首先要求会计人员既要掌握会计业务知识，又要掌握电子计算机的使用知识；其次，在组织机构系统中是以会计事务的不同性质来划分和设置会计岗位，如工资、成本、材料、固定资产、销售等；在电算化系统，所有会计事务均由计算机程序实现，人员组织一般按照会计数据的不同形式或机器处理数据的不同阶段来划分，如凭证编制、数据录入、审核记账、数据输出、系统维护等，当会计电算化达到第二、第三层次时，还应将财务分析、决策计划纳入会计组织机构。
1．会计核算电算化
会计核算电算化是会计电算化的第一个阶段。在这一个阶段完成的任务主要包括：设置会计科目．填制会计凭证．登记会计账簿．进行成本计算．编制会计报表等。会计核算电算化主要是指这几个方面运用会计核算软件。实现会计数据处理电算化。
(1)设置会计科目电算化。设置会计科目电算化是通过会计核算软件的初始化功能实现的。初始化功能是供软件开始正式投入使用时运用的。除了输入总分类和明细分类会计科目名称和编码外。还要输入：会计核算所必需的期初数字及有关资料。包括年初数．累计发生额．往来款项．工资．固定资产．存货．成本费用．营业收入核算必需的期初数字；计算有关指标需要的各种比例；选择会计核算方法。包括借贷记账法．固定资产折旧方法．存货计价方法．成本核算方法等；定义自动转账凭证；输入操作人员岗位分工情况。包括操作人员姓名．操作权限．操作密码等。
(2)填制会计凭证电算化。会计凭证包括原始凭证和记账凭证。对这两类凭证的处理方法。在各个会计核算软件中是不同的。记账凭证是根据审核无误的原始凭证登记的。有的会计核算软件是要求财会人员手工填制好记账凭证。再由操作人员输入电子计算机；有的会计核算软件是要求财会人员根据原始凭证。直接在计算机屏幕上填制记账凭证；有的会计软件是要求财会人员直接将原始凭证输入计算机。由计算机根据输入的原始凭证数据自动编制记账凭证。前两种方法比较接近。区别只在一个是输入已经手工写好的记账凭证；另一个是边输入边做记账凭证。但都是把所有的记账凭证输入计算机。而最后一种方法与前两种有很大的差别。是由计算机来编制记账凭证的。
(3)登记会计账簿电算化。会计电算化后。登记会计账簿一般分两个步骤进行：首先是由计算机根据会计凭证自动登记机内账簿；其次是把机内会计账簿打印输出。1996年中华人民共和国财政部发布的《会计基础工作规范》考虑到电算化的要求。对电算化条件下登记会计账簿提出了规范。改变了过去设计会计制度时主要考虑手工方式操作的作法。
(4)成本计算电算化。根据账簿记录。对经营过程中发生的采购费用．生产费用．销售费用和管理费用。进行成本核算。是会计核算的一项重要任务。在会计软件中。成本计算是由计算机根据机内记录的上述各项费用。按照会计制度规定的方法自动进行的。许多通用会计软件提供了多种成本计算的方法供用户选用。定点开发会计软件提供的成本计算方法则相对少一些。
(5)编制会计报表电算化。编制会计报表工作。在通用会计软件中都是由计算机自动进行的。一般都有一个可由用户自行定义报表的报表生成功能模块。它可以定义报表的格式和数据来源等内容。这样无论报表如何变化都可以适应。但在各个会计软件中。这个功能模块的开发水平有很大的差别。有的灵活性比较强。有的则比较差。《会计基础工作规范》规定：“会计报表之间．期会计报表与上期会计报照这一规定自动进行核对的功能。
2．会计管理电算化
会计管理电算化是在会计核算电算化的基础上。利用会计核算提供的数据和其他有关数据。借助会计管理软件提供的功能。帮助会计管理人员合理地筹措和运用资金．节约生产成本和经费开支．提高经济效益等。会计管理电算化主要有以下几项任务。
(1)进行会计预测。根据计算机内存储的会计核算历史数据。并按照现有条件和要求。在会计管理软件的指导下。补充一部分数据。并选定预测方法后由计算机进行预测和输出预测结果。
(2)编制财务计划。财务计划是会计预测的系统化和具体化。可由计算机自动完成。编制计划的方法需要事先在会计管理软件中加以定义。
(3)进行会计控制。主要通过预算控制软件和责任会计软件来实现。这两个软件是会计管理软件的两个调试部分。都需要会计核算软件提供详细的数据。
(4)开展会计分析。采用会计管理软件分析和评价计划的完成情况。找出差距和努力的方向。
3．会计决策电算化
会计决策电算化是会计电算化的最高阶段。在这个阶段由会计辅助决策支持软件来完成决策工作。该软件根据会计预测的结果。对产品销售和定价．生产．成本．资金和企业经营方向等内容进行决策。并输出决策结果。
(1)提高会计信息质量，提高会计人员工作效率。实现电算化后，用计算机完成原始数据的录入、打印输出各种财务报表、进行日常管理所需的数据查询等，不但代替原来靠会计人员手工进行的抄写、计算等工作，有助于提高数据处理的准确性，而且减轻了会计人员的劳动强度，大大提高了工作效率。
(2)规范会计工作程序，提高企业管理水平。会计信息是企业管理信息的主要组成部分。实现电算化后，从会计数据的录入、处理以及输出等环节均通过会计软件完成，数据处理必须符合会计制度的规定和有关操作规范，使得整个会计电算化的过程得到良好的控制，在很大程度上消除了手工操作的不规范、不统一等问题，促进了企业经营管理水平的提高。
(3)推动会计技术、方法、理论创新和观念更新，促进会计自身不断发展。会计电算化的实现，对传统会计方法、会计理论产生重大影响，从而引起会计制度、会计工作管理体制的变革，促进会计自身的发展。
1．代替手工操作实行会计电算化后，实现了计算机替代手工操作，使会计工作的效率和劳动强度等都发生变化，具体区别见下表。
| 手工操作 | 计算机操作 |
| 运算速度慢 | 运算速度快 |
| 容易遗忘 | 永久记忆 |
| 数据处理有限 | 数据处理无限 |
| 人为偏差 | 客观公正 |
| 易疲劳厌烦 | 不疲劳不厌烦 |
2．数据储存与检索方便
电子计算机在会计工作中的应用形成了电子数据处理系统，使得对会计数据的储存与检索等十分方便。将所需数据输入计算机后，可以根据会计核算的要求和业务的需要把有关信息资料进行有效分组或有序排列，并能进行各种算术和逻辑计算，将原始数据或计算结果进行储存，以便日后使用。同时，计算机提供了数据检索，即根据用户提出的要求，检索出所需要的会计数据。
3．充分利用会计资料
实现会计电算化后，利用电子计算机的特有功能，可以使企业、单位的会计资料得到充分的利用，不但财会部门可以利用会计资料进行会计分析、会计预测和会计决策，同时其他部门如劳动工资部门、计划部门、审计部门等都可以利用这些资料，达到资源共享的目的。
会计电算化必须要符合国家现行的财会制度，记账方法按照我国颁布的《企业会计准则》的规定，即企业会计核算应该采用借贷记账法。
会计科目的设置必须符合国家会计制度的要求，要适应财务管理的需要，要满足编制会计报表的要求。
科目的设置包括定义科目的编码、名称、类型、级次等。
科目编码是指：每一个会计科目代码都是为了反映它所对应的会计科目所包含的一定的经济内容而编制的。即每一个科目代码代表着一个会计科目。编制会计科目代码的目的是使数据的表达方式准化、长度统一，便于计算机处理。
科目名称是指：科目的类型基本上可以按六要素进行分类，即资产类科目、负债类科目、所有者权益类科目、收入类科目、费用类科目、利润类科目。
科目类型是指：所有的会计科目都应有会计科目代码与之对应，所有的科目都按统一的编码规则编码，互不相重。科目名称除分属不同明细科目的多栏科目可以重名外，其他科目都不允许重名。
科目级次是指：科目级次的含义与总分类、明细分类相关，一级科目的代码级位数按照国家制定的规范，企业根据管理需要设置二级、三级甚至更多，每个级次占的位数可根据需要由企业统一规定。
数据处理一般指对数据的收集、校验、分类、排序、汇总、贮存、检索、复制、传输、显示打印等。
会计电算化系统的舞弊是指某些人员为了达到个人目的，利用业务便利或者不按操作规程或未经允许上机操作，对会计电算化系统进行破坏、恶意修改、电子偷窃和人工偷窃等故意行为。舞弊者手法多种多样，具体概括为以下几类：
1.非法改动业务数据。这是最简单也是最常用的手法。该手法在经济业务数据输入计算机之前或输入过程中，通过虚构、修改、删除等手段来达到个人目的。
2.非法改动软件程序或文件。是指舞弊者为了达到个人的某种目的，对财务软件应用程序进行非法改动。或者通过维护程序来修改或直接通过计算机终端修改文件中的数据。
3.非法改动或窃取输出结果。此类舞弊的方式主要有非法修改、销毁输出报表、将输出报表送给公司竞争对手或利用终端窃取机密信息等。
4.其他非法操作。如冒名顶替、盗取密码或磁卡非待进入、仿造或模拟等。
会计电算化舞弊者大多数具有相当高的计算机专业知识和熟练的计算机操作技能，作案时多采用高技术、高智能的计算机手段。同时，舞弊者大多通过对程序和数据这些无形信息的操作来实现其作案目的，舞弊后对计算机硬件和信息载体可以不造成任何损害，不留痕迹，且作案时间地点不受限制，具有很强的隐蔽性。因此，会计电算化系统的舞弊带来的经济损失一般都比较大。如果电算化管理系统遭到破坏，企业在恢复系统之前难以进行正常的业务活动，损失更是难以预计，甚至有可能危及到企业的生存。
随着现代信息技术、尤其是网络技术在会计领域的应用和发展，预示着网络会计即将到来，它影响着会计基本假设、财务报告的要素，并使大规模按需报告成为可能。
1、会计主体假设
在互联网的电子商务中，出现了一些看不见、摸不着的网络公司、网上公司、网际公司等虚拟公司。它不同于传统意义上的企业组织，它可借助于计算机网络根据工作任务或市场变化，迅速地进行分合、重组，即其主体可能时而膨胀、时而缩小、甚至解散。这将使得会计信息系统活动的空间范围处于一种模糊状态。为此，需要重新认识和拓展会计主体假设的空间范围。有学者就提出，应将传统的会计主体假设（一个实实在在的单位实体）变为相对会计主体假设。
2、持续经营假设
虚拟公司是一种临时性组织，从事的多是一次性的交易。它通常为了一个特定的目标，在短时间内结合形成一个新的公司，待目标完成后又可能立即解散，生命周期极短，显示出即合即分的“即时性”特征。而传统的持续经营假设却设定了企业在未来的一定期间内不会发生解体清算。因此，引发了对持续经营假设的否定。有学者就提出，应改持续经营假设为即时经营假设。
3、会计分期假设
网络环境下，依靠计算机强大的运算和传输功能，使得实时财务报告成为可能，即企业在任何时点均可提供满足不同需要的财务报告，而信息使用者随时可通过因特网查询到他们所需要的信息。而传统的会计分期假设则是定期提供财务报告，一般是一年一次，因特网上的会计报告而使用者的决策却是不断进行的，因此无法满足有关方面对会计信息的及时需要。网络会计的实时性使会计分期假设消除了时间的断点，变定期为适时。
4、货币计量假设
随着电子商务的兴起，货币不再是原来的纸币或硬币，且已不存在货款的直接交易，代之的是以电子货币进行网上结算。这将对货币量度假设产生深刻的影响。
此外，随着知识创新和技术的进步，对无形资产、人力资源、高级专门技术人员和高货币量度的考虑级管理人员的价值、高科技企业潜在的高风险回报以及通货膨胀的计量等，已成为一个突出问题。如何公允地反映它们的价值将是问题的核心所在。随着网络会计的出现，在未来的财务报告中，计量属性将趋向多元化，而非单一的历史成本。
现事项会计以及实时报告行财务报告包含资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润六大财务报表要素。在现代信息技术的支持下，财务报表要素的划分将越来越细，会计目标应立足于提供与各种可能的决策模型相关的经济事项的信息，由使用者从中选择自己感兴趣的信息。
根据决策有用学派，财务会计的目标是以信息使用者的决策需求为导向的。而现行公司财务报告模式是一种通用报告模式，即一大规模按需报告模式种大批量生产一种标准产品模式，旨在满足大多数用户的大多数类似需要。
然而，不同的信息使用者的具体决策模式千差万别，他们所需的信息也各不相同。为了更好满足不同使用者多样化的信息需求，在运用最新的信息技术，特别是因特网技术条件下，提出了大规模按需报告模式。
会计电算化的内部控制目标和手工操作一致，某些控制制度仍可沿用，但还产生其他问题原控制制度无法解决。为保证会计数据的真实可靠，需要采取相应的适合会计电算化的内部控制制度。它包括一般控制和应用控制。
亦称管理控制，指的是对电算化会计信息系统的组织、开发、应用环境等方面进行的控制。一般控制的强弱，将直接影响到每项计算机应用的成败。它主要包括组织控制、系统开发控制、系统工作环境控制、系统安全控制和文档控制等。
包含如下控制：
1、组织控制
其目标是减少发生错误和舞弊的可能性，其基本要求是职责分离，其主要内容包括数据处理部门与使用部门的职责相互分离，数据处理部门内部的职责分离和数据处理部门之外有检查和控制其活动的部门或领导等。
2、系统开发与维护控制
系统开发与维护控制。系统开发控制是为了保证计算机会计信息系统开发质量而在开发过程中合理设置的控制。因为系统开发一般要经历系统分析、系统设计、程序设计、系统测试和系统维护等阶段，相应地，系统开发的控制措施主要包括系统分析控制、系统设计控制、程序设计控制、系统测试控制、系统试运行控制和系统运行与维护控制等。
3、硬件及系统软件控制
硬件控制，又称设备控制，是由计算机生产厂家在计算机设备中实现的控制功能或技术手段。它一般包括奇偶校验、重复处理校验、回波校验、设备校验和有效性校验等。系统软件控制是利用系统软件如操作系统、数据库管理系统而实现的控制。它一般包括错误处理，程序保护，文件保护和系统接触控制等功能。
4、系统安全控制
它是为保证计算机系统资源的实物安全，保障系统正常运转而采取的各种控制措施。它一般包括硬件安全控制，软件与数据的安全控制，环境安全控制和防病毒、防“黑客”袭击控制等。
5、系统文档控制
系统文档包括计算机会计信息系统中的凭证、账簿、报表及有关软件技术文件，如系统可行性报告、系统分析与设计说明书、程序流程图、系统调试与测试分析报告和操作手册等。这些资料对系统及其控制都作了详尽的描述，因此要建立文档管理及安全保密制度。如文档应由专人保管，只有经批准的人才能接触系统文档资料等等。
应用控制：指的对计算机会计信息系统中具体的数据处理功能的控制。它一般包括输入控制、处理过程控制和输出控制三个方面，它们都由计算机程序来控制。
1、输入控制
除对操作人员明确职责以外，还应当用计算机程序来控制，目的是控制有意无意的凭证插入或遗漏。在程序设计时，机内凭证由计算机自动连续顺序编号，输入凭证由人工编制，两者互相核对。
2、处理控制
处理控制是对计算机系统进行的内部数据处理活动的控制。为保证控制数据输入或运行的真实性、准确性，处理过程控制完全由计算机程序来自动控制的。方法有数据控制、无用数据控制、主副控制三种。
3、输出控制
输出控制是对系统的输出结果进行的控制。其目标有二：
一是保证输出结果的正确性；
二是保证输出的结果安全地送到有权使用者手中。
为此，由计算机程序控制输出的凭证、账页、报表，无论正确与否，任何人不得任意更改。