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税务约谈制度是指税务机关在税收征管查过程中，根据自行收集的资料以及案头分析所发现的问题和线索，约请纳税人、扣缴义务人沟通相关信息，并就所掌握的情况以及纳税人可以享受的豁免权与之谈判，并对涉税违法行为、违章行为进行处理和处罚的税收行政管理制度。
一般包括这么几个阶段：
一是通知阶段。税务机关应当在约谈前书面通知纳税人或扣缴义务人，约谈通知应当载明约谈的时间、地点、附列需要由纳税人说明的有关情况的资料、拒不参加约谈的法律后果。
二是约谈阶段。在约谈过程中，税务约谈人员提出涉税问题，要求纳税人或扣缴义务人解释，纳税人可以进行陈述和举证释疑。对于纳税人因为不了解政策和税收法规而导致的涉税问题，税务机关则应该给予必要的宣传和辅导。
三是审查阶段。约谈结束后，税务机关应该给予纳税人或扣缴义务人必要的时间自查自纠。
在自查自纠后，纳税人要向税务机关提交书面报告，税务机关在审查报告后，可根据不同情况采取以下措施：
1、如纳税人所涉及的问题已经得到解决的，作出结案决定；
2、如纳税人所涉及的纳税问题已经得到解决但仍然存在问题的，可以要求限期整改：
3、如纳税人拒绝纠正或正在整改期间仍然拒绝纠正有关纳税问题，依法立案查处。
征税行为是一种能直接或间接产生法律效果的行为，即设立、变更或中止纳税主体的某种权利义务关系。其间接产生法律效果是指通知、纳税评估、纳税咨询、税收检查等“准征税行为”，以及制定税收规范等抽象征税行为。故与纳税评估、税收检查同为控税手段的税务约谈也就成其为一种“准征税行为”，在此之上的税务约谈制度也就呈现出征税制度的特征。
1.主动性
税务约谈制度的实施由税务机关依据职权做出，虽然纳税人可向征税机关提起约谈在理论上成立，但在实践中不可行，或者由申诉行为所代替，税务约谈仍由税务机关主动启动，以达到控税目的。
2.针对性
税务约谈制度的针对性有两层含义，一是直接针对存在一般性涉税违章违法行为或税务疑点的纳税人，而非所有纳税人。二是在具体采取的约谈方式、技巧上有较强的灵活性和变动性，如：某一税务问题在行业内普遍存在，就采取集中约谈方式，大规模的进行行业税收政策辅导；若是个别企业行为，则采取单户约谈方式，重点突破。
3.强制性
作为“征税制度”，税务约谈制度同样体现了国家的征税意识，一经做出即具有法律效力，纳税人必须执行。若纳税人无正当理由拒绝参加约谈，就要承担相应的法律后果。当然，纳税人在税务约谈中应履行的义务和承担的法律责任应该事先明确。对于纳税人出于正当、合法理由不能或拒绝参加约谈，如约谈部门对其没有管辖权，就不应该承担法律后果。
4.服务性
征税行为是征税主体在纳税主体合作下所作的税收公共服务行为。作为化解征纳矛盾的税务约谈制度更体现了这种人文精神，在解决税收争议的同时，为纳税人提供了无偿的政策咨询，以免其疏忽或不知遭受到损害。
1.税务约谈制度有助于降低征纳成本
征纳成本由税务机关的征收成本和纳税人的纳税成本构成。其中纳税成本中包含了纳税人为逃税、避税所花费的时间、精力、金钱以及因逃税、避税失败而受到的惩罚等费用。
在公民纳税意识不强，税法遵从度较低的情况下，偷逃骗税和寻求权利寻租的现象屡禁不止，税源监控面临巨大困难，要进行有效征收必然要加大税务要素的投入，特别是在反税务违法犯罪上不断增加成本投入。鉴于事后监督打击方式查补税款作用较大，能够对涉税违法分子产生威慑作用，税务机关频频动用税务稽查手段，认为稽查就是执法，处罚就是管理，对纳税人在纳税申报中非主观差错的漏报、错报、少报行为不加区分，统统予以行政处罚，这增加了纳税人的纳税成本。税务约谈制度的引入，给予了这部分纳税人自查自纠的机会，对疏忽行为可能产生的后果及时进行补救，减少了因行政处罚带来的经济损失，同时也转变了税务机关“重打击、轻管理”的观念，有利于税务机关优化资源配置，把有限的税务资源投入到重大涉税案件的查处上，提高了稽查工作的效率和质量。
2.税务约谈制度有助于提升纳税服务质量
纳税服务是税务机关根据税收法律、行政法规的规定，在纳税人依法履行纳税义务和行使权利的过程中，为纳税人提供的规范、全面、便捷，经济的各项服务措施的总称。其目的是增强征纳双方的良性互动，促进纳税人依法纳税意识和能力的提高，营造一个法治、公平、文明、高效的税收环境，从根本上提高征管质量和效率。内容包括：加强税法宣传、强化纳税咨询辅导，减轻纳税人不必要的办税负担，健全纳税服务制度等。一个成熟的纳税服务体系应该是充分性和发展性的有机统一，否则就会流于形式。从税务约谈制度的具体实践中，我们可以看出，税务约谈正是这样一种内容与形式高度统一的服务方式，它创新了税法宣传的形式，提高了纳税辅导的针对性，能帮助纳税人正确理解和履行纳税义务，在税务机关和纳税人之间搭起了沟通的桥梁；它尊重和保护纳税人权利，以温和的手段处理税务争议，避免了双方激烈对抗，为构建和谐税收征纳关系打下了良好基础。
3.税务约谈制度有助于改善税收征纳环境
在实际工作中，由于种静原因，纳税人对于税收法律法规和政策的理解不到位，征纳双方产生税收争议在所难免。税务机关如果片面强调执法刚性不给纳税人陈述、申辩和纠错的机会，结果是，一方面严重挫伤纳税人依法纳税的积极性，激化征纳矛盾，另一方面造成对纳税人权利的漠视，损害了税务机关的形象。税务约谈制度的引入，是以人为本观念在税收征管中的体现，税务机关由原先的以自身为出发点向以市场经济活动的主体纳税人为出发点转变，双方在解决争议过程中地位平等，以协商机制共同推动约谈进行。通过对纳税人权利的考虑和充分尊重，融洽了征纳双方的关系，税务机关的形象不断提升，社会的纳税信用危机得到很大改观。
4.税务约谈制度避免了非对抗性争议转化为对抗性行政司法争议
只要存在税收，就一定会存在征纳争议。对因税务机关具体行政行为侵犯了纳税人合法权益而引发的对抗性争议，我们通过行政复议、行政诉讼等法律救济渠道解决。而纳税人理解税法有误而对税务机关行政行为产生的疑义，或税务机关因硬性执法引起纳税人产生误解等非对抗性争议，通过非法律途径解决。非法律途径包括监督、约谈、听证、信访等。
面对税收征管中时常发生的非对抗性争议，如果税务机关对此“不告不理”，势必产生征纳隔阂，加剧矛盾冲突，造成损害纳税人合法权益的后果，引起税务行政司法争讼，这增加了税务机关的执法风险。另一方面，税务机关和纳税人的法律地位平等，但税收征纳关系却是一种非对等的经济利益关系。税收征纳关系的一个重要特征就是税务机关处于主动地位，即征纳关系的开始、中止以及终结都由税务机关决定。当纳税人与税务机关产生非对抗性争议时，纳税人通常希望与税务机关沟通、交流，避免引起对抗性行政司法争议给企业经营带来的消极影响。如：企业在税务问题上的表现被该行业中的其它企业或代理人时刻观察着，税务纠纷能否妥善解决总会影响社会对其商业信用的评价。同时，因税法缺乏预见或情势变更所导致的“税收罅漏”引发的争议，法院在判决中，可能遇到法官本人的有限理性和知识局限性，以及出现各种原因而偏袒一方的情况，付诸法院解决对双方可能是很大的冒险。因而以税务约谈制度解决非对抗性争议可实现“双赢”。
税务约谈制度的原则是税务约谈制度在构建、实施、完善中应该遵循的法则，也是衡量一个制度好坏的标准。
1.依法行政原则
税务机关应当依据国家税收法律、行政法规行使约谈权，并在法律、法规的授权范围内明确税务约谈制度的约谈对象、约谈方式、约谈内容以及征纳双方在约谈中的权利和义务等关键性要素；同时，税务机关在约谈纳税人过程中必须以依法行政为前提，强化依法约谈，防范执法风险、建立健全对约谈工作的审核、监督、复查机制。坚持依法约谈是税务机关开展约谈工作的灵魂和基本原则，绝不能单纯以提高行政效率为借口，损害或牺牲纳税人合法权利，或从中谋取私利，而使税务约谈沦落成权利寻租的工具。
2.程序正当原则
税务机关要改变“重实体、轻程序”的观念，增强程序意识，在全国范围内对税务约谈程序进行统一，使之制度化、具体化、规范化，具有可操作性，并在实践活动中严格遵守和全面执行。接受纳税人对约谈程序执行情况的监督，追究违反法定程序者的法律责任。
3.公平公正公开原则
公平原则要求税务机关要依法、合理确定约谈对象，减少随意性和盲目性；公正原则要求税务机关在涉税问题的处理上一视同仁，相同问题相同处理；公开原则要求税务机关将有关税务约谈的制度、流程等向纳税人公开，约谈处理结果要向约谈对象公开，接受各方面的监督。
4.高效便民原则
税务机关要转变行政管理理念，坚持以人为本，坚持聚财为国、执法为民。在税务约谈中，尽可能选择方便纳税人的约谈方式，严格按法定期限履行职责，进一步优化纳税服务，广泛开展政策宣传和业务咨询辅导，同时要大力推进信息化建设，提升约谈工作的科技含量。
5.尊重纳税人原则
基于纳税人的人性尊严和主体性要求，税务机关必须在实施税务约谈前，明确告知纳税人的相关权利和义务，以免因其疏忽或不知而遭受损害。税务约谈中，给予纳税人平等对待。纳税人有权要求税务机关对自己的合法权益予以保护，税务机关不得拒绝。
6.信赖保护原则
在征纳双方间构建互信机制，税务部门在尚无确凿证据证明纳税人有税务违法行为存在的情况下，应首先假定纳税人是诚实申报其真实收入，纳税人也应该信赖税务机关的决定是公正和准确的。税务机关开展税务约谈，不得干涉影响到纳税人的正常生产经营活动，非经法定事由并经法定程序，税务机关不得撤销、变更已经生效的税务约谈处理决定，同时要畅通纳税人的权利救济渠道，建立对税务约谈行为的责任制度。
税务约谈制度的实施即税务约谈。
一、税务约谈的特点
l、约谈主体的一方必须是主管税务机关，必要时，约谈权可发生转移，上级税务机关有权介入对重要疑点纳税人的约谈。
2、约谈对象是存在疑点问题的纳税人、扣缴义务人。
3、税务约谈适用于税务管理阶段和税务稽查阶段，具体包括同常征管、日常检查、所得税汇算、纳税评估、税源监控、税务稽查等过程。
4、税收约谈的内容包括纳税评估、纳税辅导、纳税自查，约谈处理。
5、税务约谈目的是为了加强税源监管，沟通征纳关系。
二、税务约谈的分类
依据标准的不同，税务约谈可以分为：
1、依税务约谈对象的性质，分为对企业纳税人的约谈和对个体工商户的约谈。其中，将所管辖的企业纳税人划分为工业、商业、服务业等若干大类，再细分机械加工、纺织服装、电子产品、商业零售等若干小类，进行分类约谈。国税机关对工业、商业企业纳税人的约谈还要区分一般纳税人和小规模纳税人。
2、依税务约谈的实施机构，分为征管部门约谈和稽查部门约谈。征管部门约谈主要针对纳税人在税务登记、发票及帐簿管理、纳税申报、税款征收、日常检查中存在的疑点问题等发起约谈。稽查部门约谈存在于对纳税人的事后税务检查中，经纳税评估发现纳税人存在税务问题或税务疑点而启动。
3、依税务约谈的具体方式，分为书面约谈、直接约谈和委托约谈。对于发现的问题比较简单或经提供有关资料即可说明情况的采用书面约谈，约谈对象需在规定时限内，自查核实约谈通知书相关内容，提交书面答复。对发现问题较多或存在重大疑点的应当同纳税人当面交谈，听取纳税人陈述或需要向纳税人就相关税收政策进行辅导的可采用直接约谈方式。纳税人可以采用委托约谈方式，委托税务代理机构对其纳税情况进行审查，代为向税务机关答复。
4、依税务约谈的不同作用，可分为预防性约谈、警示性约谈、处罚性约谈。预防性约谈是指对以前有偷逃骗抗税记录的纳税人，或税负变动较大的纳税人，为控制和降低涉税风险而进行的约谈。警示性约谈是指对存在纳税疑点的纳税人，在无充分证据证明其存在主观性差错的前提下，提醒其自查自纠，避免将疑点问题放大的约谈。处罚性约谈是指对明显存在涉税违章违法行为的纳税人，在对其作出具体行政处罚前的约谈。