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房地产档案是指房地产行政管理部在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。
房地产档案形成后，房地产的买卖、交换、继承、赠与、分析等权属变更不断发生，房屋的拆迁、翻改、扩建等现状处于不断的转移和变更之中，必须不断地补充新材料，才能确保房地产档案的真实性和连续性。
房地产档案的收集，是档案管理工作的起点和基础，是不可缺少的重要环节。
(1)收集过程中，确保每次产权登记、变更和涉及产权活动的产权文件材料完整、准确、详实，力求文件材料的形式、规格、各项技术指标和验收标准达到高度统一，在收集纸质档案的同时，要重视收集感光载体档案和磁性载体档案，克服档案载体单一的现象。
(2)凡属归档范围内各种形式产权文件材料都要收集齐全，收集范围包括：产权来源、产权登记以及产权变更的证明、证件，房屋及其使用土地权属界定位置图，反映测绘工作的图纸、报告，反映基建拆迁审批工作的文件材料等。
(3)归档时间要根据房地产文件材料形成过程的特点来确定，本着便于集中统一管理，维护房地产档案的完整和安全，方便保管利用等要求，采用随时归档和定期归档。
房地产档案整理就是把收集到的各种材料进行分类、组合、排列和编目，使之系统化、条理化，其内容主要包括档案的分类、立卷、案卷的排列和案卷目录的编制，包括档案的排列上架等；在分类和组卷中必须要做到分类科学、组卷合理、排列有序、划定保管期限准确等。
分类和立卷是两项重要工作。房地产档案的分类使档案系统化、标准化、规范化，分类中要考虑到类目体系具有很大的包容性，要考虑分类体系的严密性，同时要保证类目的相对稳定，不宜经常或频繁地更改分类方案，分类方案的类目体系设置合理，稳妥可靠。
房地产档案材料经过分类以后，还需要对每一类别的档案材料进行立卷，立卷工作的内容包括卷内文件材料的排列与编号，填写卷内文件目录和备考表，填制案卷封面和案卷装订等工作。
房地产档案的保管期限分为永久保存、长期保存和短期保存三种。凡是有重要凭证和长久查考、利用价值的作为永久保存；凡是在l6～5O年内具有查考、利用、凭证作用的作为长期保存；凡在15年内具有查考、利用、凭证作用的为短期保存。房地产档案保管的基本任务就是采取一切措施防止档案的损坏，延长档案的使用寿命，维护档案的完整及完全。
加强数字化建设，实现档案管理现代化随着科学技术的发展，以计算机技术为核心的现代信息处理技术正在深入到房地产档案管理中，档案管理以手工管理为主的传统手段逐渐向现代先进技术手段过渡。
通过网络为支撑的计算机技术，极大地促进房地产档案管理模式的重大改变，实现房地产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化，提高档案的管理水平和利用质量，为房地产经济发展服务。
档案数字化建设应按照先新后旧的顺序安排。对于新建档案全部采用计算机录人，使其成为电子文档，对于原有数据，可集中录入。作业流程一般分为建立电子档案目录、扫描档案、影像整理及检查、终检、档案卷宗归库等步骤。利用计算机处理信息的功能，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工互补的档案信息检索体系，以提供高效、便捷的查询服务。计算机应用保护了档案原件，又满足了利用者的需要。
深层次揭示档案内容、做好档案编研工作传统的档案服务，一般是提供目录，进行查询、复制和借阅服务。而在新的环境下，房地产档案信息开发的主要形式是房地产档案编研，房地产档案编研工作是对房地产档案内容的信息提炼和信息组合，它使房地产档案转变为房地产档案信息，成为浓缩房地产档案精华，具备实用价值的房地产档案信息产品。我们可以编制房地产档案目录、房地产档案索引、房地产档案简介等提供服务。也可以对房地产档案原件中的信息内容进行综合分析，直接加入到房地产档案信息研究中，为用户提供决策情报。
加强主动服务，满足用户需求。房地产档案部门不能被动等人上门，应该善于反思，主动出击，加大宣传力度，提高自身的影响力。一方面，充分运用广播、电视、报刊和互联网等宣传媒体，广泛宣传房地产档案的价值；另一方面应根据需求，采用提供指南、分发目录、开设宣传栏、现场咨询、电话咨询、搞展览等形式，积极主动向社会宣传房地产档案，让更多人认识、了解、查阅房地产档案，促进和扩大房地产档案的利用范围和利用率，为社会各界和经济建设提供利用服务。
(1)为房地产权属登记确认服务，产权档案的动态性是产权档案最显著的特点，产权形成后，随着房地产权属的不断转移和变更而不断变化，房地产权属档案是在房地产产权管理过程中形成的一种永久性的重要信息资源，是合法房地产取得和变更行为确认的依据。
(2)为房地产交易审查服务，随着房地产二、三级市场的逐步放开，各种房地产交易也日益活跃，而确认交易行为的合法有效性，则需要从房地产权属档案人手来查证。
(3)为法院解决房地产纠纷服务，房地产事业的发展，纠纷也在呈上升趋势，房地产抵押行为也日益增多。因此，在房地产权属登记管理过程中所直接形成的权属档案，便成了司法部门解决房地产纠纷的主要依据，有效地维护和保障了当事人的合法权益。
(4)为房地产统计和住宅建设的宏观决策服务，房地产权属档案资料给国家各种住宅建设宏观决策提供重要的信息数据。
(5)为城市规划建设、旧城改造和拆迁安置服务，利用已有的房地产权属档案和现代化的房产图形库，可以较全面的反映各种权属房产的户数、结构、面积等，及时有效地为建设部门提供各类数据。
1.法律依据性。
房地产档案是除房地产权属证书外法律认可的、确认房地产权利归属、鉴证房地产权属处置的唯一有效证明。由于房地产业已成为国民经济的支柱产业，房地产的经济行为日益增多。诸如房地产交易、析产、抵押、继承、查封、保全、评估过程中产生的种种纠纷，人民法院如何裁决，房地产档案是重要的法律依据。
2.动态性。
造成房地产档案的动态性主要有两个方面的原因：一是房地产本身发生了变化。例如房屋的状况变动，房屋被拆除产权灭失等。二是房屋外部条件的变化引起房地产档案的变化。包括房产测量方法的改变，历史遗留问题的处理，路街巷变化，编号方式的改变，房产交易造成房地产权属转移等。
3.数量巨大，使用频繁。
房地产档案是与房屋产权一一对应的。也就是说有一份产权，就会存在一卷房地产档案。因此，房地产档案的数量相当大，部分大城市的房地产档案数以百万计。据笔者调查统计，为办理房地产交易、析产、继承、抵押、查封、评估等正常业务而利用房地产档案，大城市平均每年为3—6万次，中等城市为l一3万次，小城市为2千一1万次。从总体上看，房地产档案的数量和利用量都非常大。
4.区域垄断性。
房地产管理的基本原则是属地管理。因此，各地房地产管理部门在进行房地产管理的过程中处于对本地区房地产档案的独占和垄断地位，如果不规范管理和开发利用，将直接影响本地区房地产业乃至整个经济的发展和社会的稳定。
l、按房地产的用途进行分类。
这种按照房地产的用途对房地产档案进行分类的方法，就是同一用途的档案进行集中排列，按照不同的用途对房地产档案进行管理和利用。
A、住宅。Al住宅，A2成套住宅、A3集体宿舍
B、工业交通仓储 Bl工业、B2公用设施、B3铁路、B4民航.B5航运、B6公交运输、B7道路、B8仓储。
D、文化娱乐体育。D1文化 D2新闻 D3娱乐、D4园林绿化，D5体育
E、办公。El办公
F、军事。F1军事。
G、教育医疗科研。GI教育，G2医疗 G3科研。
H、其它 Hl涉外 H2宗教 H3监狱 H4农用、H5水域、H6空隙。
2、按产别进行分类。
此种分粪方法是依照房地产管理部门对房地产的产别性质管理房地产的方珐进行分类的。就是将同一产别的房地产档案进行集中排列，按房地产档案的不同产别对房地产档案进行管理和利用
A、直管公房。Al公产、A2代管产、A3托管产、A4拨用产。
B、单位自管公产。垒民单位自管公产、B2集体单位自管公产.B3军产
C、私产。
D、其它房产 Dl外产.D2中外合资、D3其它产。
3、按地域进行分类。
此种分类方法是根据房地产档案内容所反映的地域特征进行分类的 在分类上第一层按区域分幅平面囤进行划分；第二层按宗地或分丘平面圈划分：第三层按街名路名划分；然后按栋分开，再在备栋内按权属、单元分开。
以上介绍的是房地产档案分类原则和几种常见的分类方法。我们在对房地产档案进行分类时，一定要依据本馆房地产档案的特点和分类原则，选择台理的分类方法，使房地产档案更好地为城市的房地产管理工作服务。最大限度的创造房地产档案的社会效益和经房地产档案的相对稳定，在制定房地产档案分类档案时，经济效益定要进行周密研究。
房地产档案工作是房地产业不可缺少的一个环节，是其重要组成部分。搞好房地产档案工作，可以促进房地产业的顺利发展，其作用主要体现在以下三个方面：
1.房地产档案是领导进行科学决策的重要参谋。
在当今社会，无论是对重大问题的战略决策，还是对一般问题的具体研究，都力求万无一失。而要做到决策准确、科学，都需要大量的信息作基础。房地产档案是一种不断积累、永续不绝的信息库，其中蕴藏着极为丰富的历史经验信息，是领导决策必不可少的条件之一。可以说房地产档案是房地产业领导进行科学决策的得力助手和重要条件。
2.房地产档案工作是提高房地产业工作效益和管理水平的必要条件。
房地产档案记录了历史上大量房地产权、产籍方面的信息，为房地产业其它工作提供了极大的方便，减少了不必要的重复劳动和无效劳动；它还记录了大量的房屋建筑方面的数据，为房地产业的日常管理及房产转让、分割拍卖、交换、改建、扩建、新建等产权异动和房屋结构状况的变更提供了科学依据。
3.房地产档案工作是维护房地产业真实面貌的一项重要工作。
房地产档案工作把房地产业活动中形成的全部档案，按其本来面目完整、系统地保存下来，使其不遭到自然的和人为的破坏，不容许任何人歪曲篡改，使人们从这些档案中能全面、真实地看到某些房地产业发展的过程，既维护了档案的完整与安全，又维护了房地产业的真实面貌，并能体现房地产业的立足之本—— 诚信。假如不建立房地产档案工作或建立不健全，必然会造成档案的杂乱残缺，要维护档案的完整是不可能的，这势必给房地产业乃至子孙后代带来难以弥补的损失。
突发风险
房地产档案是非常宝贵的历史资料,房地产档案的抗风险能力比较低。由于受到经济水平的制约和观念的影响,房地产档案的抗风险意识低。虽然在档案管理过程中采取了一些基本的防火、防潮、防虫、防盗等处理措施,但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、战争等不可抗力因素时,房地产档案的抗风险能力差的问题就暴露无疑。去年的汶川大地震其巨大的破坏作用,使很多地方被夷为平地,造成了巨大的财产损失和人员伤亡,很多房地产所属物化为乌有,有些房地产档案也毁于一旦,给诸如财产保险的理赔工作带来了很大的难度。
房地产档案信息化风险
科学技术的进步,给房地产档案的管理带来了新的技术手段,给房地产档案管理的信息化建设和管理提供了可靠的保证。网络、计算机和信息系统是档案管理现代化的基础,同时也是信息安全风险存在的地方。黑客攻击、病毒蔓延、信息窃取、技术落后、制度不健全、管理不规范、措施不到位、治理不及时是产生不安全因素的根源。网络的畅通、系统的稳定、数据的安全,面临着客观侵害行为的风险和主观漏洞的风险。
在信息化的管理过程中,大量数字信息都储存在硬件设备中,设备的安全性会给信息安全和完整性带来威胁。如电脑、硬盘、光盘设备如果保管不当,就有可能发生损坏及老化等现象,从而导致大量数据的损坏,造成损失。存储设备都有一定的保存年限,需要不断的拷贝和更新,更新不及时,也可能造成损失。
信息化的操作要求技术性比较强,一旦操作失误就有可能带来损失,比如设备的损坏、错误的格式化、删除操作、错误运行程序等都有可能破坏电子数据。当电子化的档案信息通过互联网或内联网进行传输的时候,就会遇到传输风险,如网络黑客的入侵和攻击、计算机感染病毒和木马、遭遇非法窃取档案信息等,如果没能很好地防范,就有可能造成严重损失。
投资风险
为了应对突发的事故,进行异地档案备份,需要投入大量的人力和物力,投资与回报如何达到平衡,投资控制在什么样的幅度值得探讨。同时,信息化管理不同于传统的手工操作管理,它是建立在计算机网络技术基础上的现代化管理,进行信息化建设,特别是初期建设需要投入大量资金用于购置计算机、复印机、打印机、扫描仪等硬件设备,购买应用软件、咨询技术专家、培训员工及日常管理等,都要花费不少资金。为应对突发的事故和信息化建设,大量资金的投入无疑存在投资风险。
知识产权风险
档案信息化建设的最终目标是实现档案数字信息在网络中达到资源共享,这个共享引发知识产权的风险。同时,由于我国关于网络信息方面的法律、法规、标准、制度并不完善,也使得档案数字信息在充分发挥其凭证作用和参考作用的过程中存在很大风险。如在现实中,科技成果都拥有知识产权,具有专有性,而网络上应受到知识产权保护的信息则是公开的、公用的,而产权人往往要求信息非公开化,这就造成一个矛盾,也给档案部门在公开信息的时候带来知识产权上的风险。
技术风险
房地产档案部门在引进技术和应用技术两个方面都存在风险。一方面,引进的技术不一定能对房地产档案管理产生积极效果,或者很难完全转化为实际应用的技术。另一方面,由于信息技术比较复杂,在应用技术的过程中会产生风险,许多房地产档案工作人员会因为自身技术水平的限制而操作不当,进而影响房地产档案信息的安全性、完整性和真实性。
人才风险
档案信息化的建设和实施,需要既懂计算机网络技术又精通业务的复合型人才,因为无论是系统软件的选购、研发,还是信息化的具体实施、维护,都需要这些人才的支撑。国家信息化测评中心的统计结果显示:我国信息化指数为38.46时,我国信息化人才资源指数仅为13.43。信息化人才匾乏是导致档案信息化项目实施失败的主要原因之一,尤其是专业性复合型人才的缺乏,致使房地产档案部门很难真正开展档案信息化建设。如何挖掘和培养信息技术人才,留住复合型人才并充分发挥出他们的潜力,也是房地产档案信息化实施过程中面临的重要风险。
树立房地产档案风险意识
当前,房地产档案的风险问题尚没有得到足够的重视。主要表现在档案部门管理领导和工作人员对房地产档案的风险认识不足,缺乏应对房地产档案的风险管理措施。要应对房地产档案的各类风险,就必须树立正确的风险意识。信息化管理作为一种全新的管理方式,正处在初步实践的阶段,必然会存在各种风险,为此,我们既要有风险意识,积极宣传教育,又要有防范意识,采取有效措施,积极应对。房地产档案管理应对不可抗力风险意识非常差,目前需要大力宣传。
风险意识的淡薄会在很大程度上导致房地产档案管理上的盲目,只顾当前效益,缺乏前瞻性,给房地档案建设带来隐患。当突发的风险出现时,由于对房地产档案管理的风险认识不够,缺乏应对突发风险的管理措施,带来的后果可能是灾难性的,损失将无法挽回。汶川地震表明,房地产档案的破坏,给财产损失的评估和理赔带来很大的困难,加强房地产档案的风险管理,提高房地产档案的抗风险能力已经刻不容缓。
加强档案风险教育
由于认识的偏见和房地产档案管理岗位对人才的吸引力不够,从事档案管理的人员综合素质相对其他部门而言,存在不小的差距。档案管理人员普遍对房地产档案的风险认识不够。对档案管理人员进行教育培训,提高他们对房地产档案的风险认识,对规避房地产档案风险有良好的效果。教育培训能够提高档案建设参建人员和管理人员对档案风险的认识,确保房地产档案建设的安全开展和顺利进行。
增强房地产档案的风险评估
风险评估是应对风险的前提。风险评估就是对房地产档案在使用和管理过程中可能出现的风险进行预测,给定某一风险的概率。风险评估就是风险量化,通过比较风险的大小,来决定是否需要采取相应的应对措施。具体的风险的评估可以结合实际情况,聘请相关的评估专家来进行。
加强房地产档案的风险管理
从政府层面来说,必须充分研究房地产档案存在的风险,做好统筹规划,做好房地产档案的风险防范。国家应该制定相关的法律和政策,对房地产档案的资金风险、知识产权风险和技术风险进行控制。房地产档案管理要求的复合型技术人才,岗位对人才的吸引力不够,档案管理的人才风险也就时刻存在。需要从政策和薪酬等方面给予档案管理优惠。
不同地域,不同的单位房地产档案面临的风险也不一样。避免房地产档案管理的重复投资,保证资金的合理利用,预留风险保证金,制订建设规划,防范资金风险。一定要结合本单位实际情况,根据风险评估结果,采取提前进行规划,避免档案建设重复投资,采用逐步更新、持续改进的技术措施,规避技术风险,引入信息监理方,缓解管理、人才方面的风险等等,灵活运用各类应对策略及时有效降低风险。
提高房地产档案的抗风险能力
提高房地产档案的抗风险能力,需要不断提高认识。这种抗风险意识需要提高到国家战略层面上来。比如国家对金融和股市风险的控制采取了很多切实可行的方法,也取得了很好的成效。在房地产档案的管理上也可以进行借鉴和创新。比如在股市中,客户交易的资料采取了异地备份的方法以应对不可抗力带来的风险。房地产档案如何实现异地备份呢?随着计算机技术的发展和普及,档案的电子化给档案的备份和异地存储提供了可能。一方面要对库存档案电子化,另一方面新入库档案资料需要进行电子化工作,办理完毕的房地产档案在进行纸质档案归档的同时,要进行电子文件归档,将该电子文件拷贝至耐久性好的载体上,一式三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保管。
(一)要加强培训，提高管理人员素质
房地产产权档案是城市房地产管理的综合反映，在当前的信息时代建立一支既懂档案管理，又懂房地产管理和计算机知识的专业队伍，是实现房地产档案现代化管理工作的关键。计算机是高科技产业，需要有高素质的人才，档案部门除引进计算机专业技术人员外，还要加强在职档案管理人员的计算机基础知识培训，使管理人员既要掌握计算机的工作原理，又要熟练掌握计算机的操作技能。
(二)要充分利用房地产档案信息
房地产档案蕴涵着丰富的信息，房地产档案的现代化管理可以充分、快捷地利用房地产档案信息为经济建设服务。为此，我们要根据计算机管理的特点，编制信息检索工具，对房地产档案信息进行加工，更好地利用房地产档案信息。
1.要编制检索工具。
计算机的检索功能十分强大，计算机检索途径应有尽有，数据中每一个产权要素都可以作为检索点，包括产权人信息、房地坐落自然信息、产权证管理信息以及模糊条件检索等等，为提供产权档案的查询、利用带来极大的方便。利用计算机对房屋产权转移、房屋变更和灭失的原产权档案数据进行注记、修改和调整，形成产权变更数据目录，能保证产权档案数据库数据的有效性、准确性。同时，利用计算机处理信息的功能，编制打印房地产卡片、产权证号目录、案卷目录等检索工具，以备手工检索或部分产权档案开放查询，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，以提供高效、便捷的查询服务。
2.要进一步方便档案信息的查询。
档案利用是档案管理的目的。房地产档案实现现代化管理后，档案利用者可直接从计算机上阅读图形和文本形式的原始档案，并可提供打印服务，达到立等可取的效果，非常方便。计算机的应用既保护了档案原件又能高效地满足利用者的需要，从而改变过去以案卷为检索单位、通过案卷查文件的方式，大大提高了工作效率。3 要大力开发档案资源。房地产档案的计算机管理，除了能提高产权档案的检索速度外，还可以对产权档案信息进行采集、加工、分类、储存等复杂的信息处理。为了进一步开发档案资源，使房产管理人员更快、更直观地获取各种产权信息，必须建立产权档案信息网络系统，实现市区房管局领导，职能部门之间信息共享。同时，还应将产权档案信息推向社会，满足社会对档案信息的需求。另外，还要围绕经济建设的中心工作，从档案信息中加工提炼各种专题的档案资料，如房地产产权登记、房地产抵押贷款等基础资料，为各级领导宏观决策提供必要的房地产信息资料。
(三)要实行房地产交易、产权登记管理现代化，推动房地产档案管理的现代化
在房地产产权交易管理中，要充分利用计算机对房地产产权登记的收件、初审、复审、审批、缮证、发证和财务结算实现现代化管理，使产权登记过程中收集、产生的各种证明，直接登记进入计算机，形成完整准确的房地产档案数据库，为利用计算机管理档案奠定基础。原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强大的分类组合、检索、调阅、复制功能，来建立完整的房地产档案管理系统。
(四)要提高认识，加大投入随着我国经济的发展、房改的深化和住房商品化的实现，房地产档案在房地产经济发展过程中扮演了越来越重要的角色。
房地产档案管理的现代化是新形势下房地产业发展的必然要求，而要实现房地产档案的现代化管理，房地产管理部门必须提高认识，下决心投入资金，选配人才和先进的现代化管理设备，为档案现代化管理创造有利的条件。
总之，房地产档案工作要适应市场经济发展的要求，要更新观念，深化改革，运用法律和经济手段，不断增强服务功能，才能更好地发挥房地产档案作用。