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行政事业单位负债是指行政事业单位所承担的能以货币计量、需要以资产或者劳务偿还的债务。它反映的是行政事业单位资产总额中属于债权人的那部分权益或利益，代表了行政事业单位对其债权人所应承担的全部经济责任。主要包括借入款项、应付款项、暂存款项、应缴款项。
在《行政单位财务规则》和《事业单位财务规则》中，分别对负债管理提出了要求。
1. 对不同性质的负债进行分别管理
行政事业单位负债的分类虽然简单，但是由于各类负债的性质和用途及偿还要求不同。财务管理的要求也就不同。对借入款项，行政事业单位应当合理利用，提高资金周转速度，充分发挥使用效益，并按期归还；对应付款项和暂存款项，应当划清与其他资金的界限。单独管理，及时结算，不得挪用；对应缴款项，应该严格按照国家规定，及时、足额上缴，不得截留、坐支、挪用和拖欠。
2．严格控制负债规模
行政事业单位的资金来源主要是依靠财政预算拨款。但是，有些时候，这些财政预算拨款并不能满足行政事业单位的资金的需要，尤其是一些非政府组织，在经济体制改革和事业体制改革的过程中，依法开展了一些组织事业收入和经营收入的活动。在这些活动过程中，客观存在资金的周转困难和短缺问题，需要向有关部门或者金融机构借款，这是经济活动的一种必然现象。然而，非政府组织毕竟不同于企业，其开展业务活动的根本目的不是为了营利，收益和偿付能力有限，过高的负债不但会加重偿债负担，影响行政事业单位正常的业务工作，而且长期拖欠造成死账坏账，还会侵害到债权人利益。因此，行政事业单位对负债。尤其是借入款项应该格外慎重，要严格控制借款规模。
3．努力降低负债成本
在进行负债融资的时候，行政事业单位要注意提高筹资效率，降低筹资成本。为此，首先要求行政事业单位要认真分析本单位的资金需求状况，采用科学的方法，合理确定资金需求量，既要避免资金筹措不足带来的资金短缺成本，又要避免资金筹措过度带来的资金闲置成本。其次要求行政事业单位要了解筹资渠道，研究各种筹资方式的筹资成本，进行充分调研和可行性分析，在确保筹资规模满足需要的前提下，努力降低筹资成本。
4．按照规定及时清理结算
行政事业单位对于往来款项中属于负债性质的款项，如应付款项、暂存款项等，应及时组织清理，按时进行结算，不能长期挂账；对于借入款项和应缴款项，应该严格按照规定，在法定期限内及时偿还和缴纳。
负债是行政事业单位所承担的能以货币计量，需以各项资产或劳务偿付的债务。行政单位的负债包括应缴预算款、暂存款、应缴财政专户款；事业单位的负债包括借入款项、应付账款、预收账款、其他应付款、各种应缴款项等。
一、行政事业单位借入款项的核算
借入款项是指事业单位从财政部门：上级主管部门、金融机构借入的有偿使用的款项。
事业单位会计设置“借入款项”总账账户，用以核算借入的有偿使用的款项。借入款项的会计处理包括三个方面：①取得借款的会计处理；②归还借款的会计处理；③借款利息的会计处理。
借入款项时，借记“银行存款”账户，贷记“借入款项”账户；归还本金时，借记“借入款项”账户，贷记“银行存款”账户；支付借款利息时，借记“事业支出”、“经营支出”账户，贷记“银行存款”账户。该账户贷方余额反映尚未归还的借入款余额，应反映在“资产负债表”的流动负债有关项目内。该账户应按债权单位设置明细账。
【例题1】：某市卫生科研所向银行借入300000元，购置科研设备。借款期限3个月，年利率2．5％。到期一次还本付息。
借：银行存款 300000
贷：借入款项 300000
到期一次还本付息，利息额=300000×2．5％×1/4=1875(元)
借：借入款项 300000
事业支出——项目支出(其他) 1875
贷：银行存款 301875
二、行政事业单位应付及预收款项的核算
(一)应付票据的核算
应付票据是指事业单位对外发生债务时所开出、承兑的商业汇票，包括商业承兑汇票和银行承兑汇票。
事业单位会计设置“应付票据”总账账户，用以核算事业单位开处、承兑的商业汇票。单位开处、承兑汇票或以汇票抵付货款时，借记“材料”、“应付账款”等账户，贷记“应付票据”账户。支付银行承兑汇票的手续费，借记“经营支出”账户(实行成本核算单位)、“事业支出”(非成本核算单位)账户，贷记“银行存款’：账户。收到银行支付本息通知时，借记“应付票据”账户和“经营支出”、“事业支出”账户，贷记“银行存款”账户。
关于带息票据的利息支出的处理：如果是实行成本核算的事业单位，应记入“经营支出”账户；如果不是实行成本核算的事业单位，应记入“事业支出”账户。
【例题2]：某市卫生科研所从外地购进经营用材料一批，价值5000元，增值税850元，开出3个月带息商业承兑汇票一张，票面年利率为3％。
借：材料 5000
贷：应付票据 5850
到期支付票据本金及利息共5893．88元：
借：应付票据 5850
经营支出 43．88
贷：银行存款 5893．88
(二)应付账款的核算
应付账款是指实行内部成本核算的事业单位因购买材料、物资或接受劳务供应而应付给供应单位的款项。
事业单位会计设置“应付账款”总账账户，用以核算应付给供应单位的款项。单位购入材料、物资等已验收入库，但货款尚未支付时，应根据有关凭证，借记“材料”等有关账户，贷记“应付账款”账户。单位偿付应付账款时，借记“应付账款”账户，贷记：“银行存款”账户。
《事业单位会计准则》第二十九条规定：“各项负债应当按实际发生数额记账。负债已经发生而数额需要预计确定，应当合理预计，待实际数额确定后，进行调整。”因而，应付账款的入账时间的确定，应区别不同情况进行处理。
【例题3】：某市卫生科研所购入专业业务材料一批，款项共计7500元，材料已验收入库，但尚未支付款项。
借：材料 7500
贷：应付账款 7500
实际支付款项时：
借：应付账款 7500
贷：银行存款 7500
(三)预收账款的核算
预收账款是指事业单位按照合同规定向购货单位或接受劳务单位预收的款项。预收账款业务不多的单位，也可以将预收的账款直接记入“应付账款”账户的贷方。
事业单位会计设置“预收账款”总账账户，用以核算按照合同预收的款项。单位预收账款时，借记“银行存款”或“现金”账户，贷记“预收账款”账户；货物销售实现(劳务兑现)时，借记“预收账款”账户，贷记有关收入账户。退回多付的款项，作相反会计分录。该账户应按购买单位设置明细账。
【例题4】：某市卫生科研所对外提供卫生保健服务活动，预先收取市文联定金2000元。
借：银行存款 2000
贷：预收账款 2000
【例题5】：某市卫生科研所向市文联提供的卫生保健服务，应收取服务费5000元。市文联支付的剩余款项。
借：预收账款 2000
银行存款 3000
贷：事业收入 5000
(四)其他应付款的核算
其他应付款是指事业单位应付j暂收其他单位或个人的款项，如租入固定资产的租金、存入保证金、应付统筹退休金、个人交存的住房金等。事业单位发生的教育费附加，在未缴纳之前，也通过该账户核算。
事业单位会计设置“其他应付款”总账账户，用以核算应付、暂收其他单位或个人的款项。发生各种应付、暂收款项时，借记“银行存款”、“事业支出”、“经营支出”等账户，贷记“其他应付款”账户；支付时，借记“其他应付款”账户，贷记“银行存款”等账户。该账户按应付、暂收款项的类别或单位、个人设置明细账。
【例题6】：某市卫生科研所收到市卫生学校租用本所理化设备的押金1000元。
借：现金 1000
贷：其他应付款 1000
【例题7】：某市卫生科研所以经营租赁的方式租入专用设备一台，应支付租金3000元。
借：经营支出——基本支出(租赁费) 3000
贷：其他应付款 3000
支付租金时：
借：其他应付款 3000
贷：银行存款 3000
(五)暂存款的核算
暂存款是指行政单位在业务活动中与其他单位或个人发生的待结算款项，包括临时性暂存和应付未付款项。临时性暂存是指其他单位或个人存放于单位的款项，如存入的委托办理的款项、不明性质的资金等；应付未付款是指行政单位购买材料和其他物品，应付给供货单位而未付的款项。
行政单位会计设置“暂存款”总账账户，用以核算行政单位发生的临时性暂存、应付等待结算款项。收到暂存款时，借记“银行存款”、“现金”等账户，贷记“暂存款”账户；冲转或结算退还时，借记“暂存款”账户，贷记“银行存款”、“现金”等账户。该账户贷方余额，反映尚未结算的暂存款数额。该账户应按债权单位或个人名称设置明细账。
【例题8】：某市卫生局收到昌南县卫生局汇入的款项450元，用于购买本单位编印的非典防治学习材料。
借：银行存款 450
贷：暂存款 450
【例题9】：一周后，某市卫生局将印好的学习资料寄给昌南县卫生局，材料工本费420元。余款30元当即退还。
借：暂存款 450
贷：经费支出——基本支出(印刷费) 420
银行存款 30
三、行政事业单位应缴款项的核算
各种应缴款项包括按财政部门规定应缴预算的资金、应缴财政专户的预算外资金、应缴税金以及其他按上级单位规定应上缴的款项。
(一)应缴预算款的核算
应缴预算款是指行政事业单位在业务活动中按规定取得的应缴财政预算的各种款项。行政单位的应缴预算款包括纳入预算管理的政府性基金(收费)、行政性收费罚款(指按国家规定由行政机关直接收缴的部分)、没收财产变价款、无主财产变价款、赃款和赃物变价款、其他应缴预算的资金等。事业单位的应缴预算款包括事业单位代收的纳入预算管理的基金、行政性收费收入、罚没收入、无主财物变价收入和其他按预算管理规定应上缴预算的款项。行政事业单位取得的应缴预算款应当按照规定及时、足额上缴国库。
行政事业单位会计设置“应缴预算款”总账账户，用以核算行政事业单位按规定应缴入政府预算的款项。收到应缴预算款项时，借记“银行存款”等账户，贷记“应缴预算款”账户；上缴时，借记“应缴预算款”账户，贷记“银行存款”等账户。该账户贷方余额，反映应缴未缴数。年终，该账户应无余额。该账户应当按照应缴预算款项的类别设置明细账。
【例题10】：某市卫生局对某餐饮营业场所的恶劣卫生状况依法进行行政处罚，收取罚款5000元。
借：银行存款 5000
贷：应缴预算款——罚没 5000
【例题11】：月末，某市卫生局将本月收取的应缴预算款项共计24000元上缴同级国库。
借：应缴预算款 24000
贷：银行存款 24000
(二)应缴财政专户款的核算
应缴财政专户款是指行政事业单位按规定代收的应上缴财政专户的预算外资金。财政专户实际上是财政预算外资金专户的简称，它是财政部门在银行设立的预算外资金收支进行统一核算和集中管理。按照《国务院关于加强预算外资金管理的决定》规定，国家机关、事业单位和社会团体为了履行和代行政府职能，依据国家法律、法规和具有法律效力的规章而收取、提取和安排使用的未纳入国家预算管理的各种财政性资金，属于预算外资金。
预算外资金实行“收支两条线”的管理办法。预算外资金缴入同级财政专户的缴款方式有三种：①预算外资金全额上缴同级财政专户；②预算外资金实行按比例上缴财政专户；③实行按预算外收支结余的数额上缴同级财政专户。
行政事业单位会计设置“应缴财政专户款”总账账户，用以核算行政事业单位按规定代收的应缴财政专户的预算外资金。收到应上缴财政专户的各种收入时，借：“银行存款”等账户，贷记“应缴财政专户款”账户；上缴财政专户时，作相反的会计分录。实行预算外资金结余上缴财政专户办法的单位定期结算预算外资金结余时，行政单位应按结余数借记“预算外资金收入”账户(事业单位借记“事业收入”)，贷记“应缴财政专户款”；实行按比例上缴财政专户的行政事业单位收到预算外资金收入时，借记“银行存款”账户，行政单位贷记“预算外资金收入”账户(事业单位贷记“事业收入”)，同时贷记“应缴财政专户款”账户。
“应缴财政专户款”账户的贷方余额，反映应缴未缴数。年终，该账户应无余额。该账户应按预算外资金的类别设置明细帐。
【例题12】：某事业单位是实行预算外资金全额上缴的单位。某月发生如下业务：
(1)收到一笔应上缴财政专户预算外资金存款8000元。
借：银行存款8000
贷：应缴财政专户款 8000
(2)将上述款项缴存财政时：
借：应缴财政专户款 8000
贷：银行存款 8000
(3)经财政部门审批，从财政专户转回上缴的预算外资金5000元。
借：银行存款 5000
贷：事业收入 5000
(三)应交税金的核算
应交税金是指事业单位按税法规定在经济活动中发生纳税行为后必须交纳但尚未交纳的税金。事业单位的应交税金主要包括：事业单位应交纳的增值税；事业单位提供劳务和销售产品应交纳的营业税、城市维护建设税、资源税、教育费附加等；事业单位的经营结余应交纳的所得税；以及可能发生的房产税、土地使用税、车船使用税和印花税等。
事业单位会计设置“应交税金”总账账户，用以核算事业单位应交纳的各种税金。各单位应按所交纳的税金种类进行明细核算。事业单位一一般在月份终了，计算出应交纳的税金(除一般纳税人缴纳的增值税)时，借记“销售税金”、“结余分配”等账户，贷记“应交税金”账户；交纳税金时，借记“应交税金”账户，贷记“银行存款”等账户。该账户期末借方余额为多交的税金，贷方余额为应交未交的税金。
【例题13】：某事业单位从事有偿服务经营活动，应交营业税2000元，应交城市维护建设税140元，教育费附加60元。
借：销售税金 2200
贷：应交税金——应交营业税 2000
——应交城建税 140
其他应付款——应缴教育费附加 60
【例题14】：2008年年末，某事业单位对经营所得计提应交所得税850元。
借：结余分配——应交所得税 850
贷：应交税金——应交所得税 850