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事务文书是指法定行政公文之外的,在国家机关、企事业单位、社会团体的日常行政事务中经常并大量使用的公务文书。
(1)计划类:包括计划、规划、方案、安排、要点、打算、设想等。
(2)报告类:包括总结、述职报告、调查报告等。
(3)简报类:包括工作简报、工作动态、内部参考、信息快报等。
(4)制度类:包括规则、章程、制度、条例、职责、办法、细则、规章制度等。
(5)会议类:包括会议记录、会议议程、讲话稿、发言稿、开幕词、闭幕词等。
事务文书具有以下特点:
第一,制发程序、行文格式无严格规定。每一种法定公文都有一定的适用范围,在行文格式、制发程序上都有规范要求,在写作结构上都有基本固定的模式,形成了一定的风格。事务文书与之相比,就没有那么规范,表现出较大的灵活性,呈现出风格的多样化。例如:简报这种文书,成文后既可以呈送上级机关作为了解下情、正确决策的参考依据,又可以发给下级部门用于指导工作、沟通情况,其主送机关无严格的范围。在写法上,简报不像法定行政公文那样要求一文一事,它可以一文多事,同一期简报可以表述几部分不同的内容。
第二,事务文书一般本身不具备法定权威。事务文书一般不单独行文,它要发挥自身作用,需要有批转、转发、印发通知和实施命令等条件。否则,这类文书中规定的内容只能被看作是一种参考意见。
第三,使用频率高。事务文书在机关、团体、企事业单位中使用频率高,有的可以连续使用。如简报,许多单位都是定期编发。
1.咨议性作用
事务文书对决策者和上级有关部门具有咨询、建议的作用。通过总结经验教训,掌握现代管理所需信息,对工作中的焦点,难点问题进行调查研究,调整工作思路,改进工作方法,及时地修改工作计划,取得更高的工作效率。
2.规范约束作用
为了使全体社会成员或组织内的人员共同遵守一定的行为准则,就需要制定各种规章制度,如章程、条例、准则等,它起着约束、监督的作用。计划类的文书是单位、部门要求其成员在特定的时期内,为了完成或达到一个共同的目标,采取统一行动的依据,对计划范围内的每一个成员都有规范和约束作用,同时又是监督检查工作完成情况的依据。
3.喻事明理的作用
为了推动各方面工作的开展,各行业、各部门都要依据上级精神,及时向下级各部门讲解政策、布置任务。通常情况下,上级部门以会议的形式来达到这个目的,领导人在会议上使用的讲话稿,也起到了这一作用。再如调查报告、简报等文种也可起到宣传教育作用,它们或直接或间接地用工作实践中的经验、做法来分析形势、讲解政策、明确任务、传达信息。
4.留存备查、沟通情况的作用
由予语言交流受到时空限制,许多工作不可能面对面地交流,因此需要借助于文字材料来处理公务,交流情况。其中一部分成为机关活动的原始记录,这些文字材料都是珍贵的历史资料,具有极其重要的保存价值。同时它们又是留存备查的依据和凭证,如会议记录、大事记等。有的材料在机关或行业的活动中,又起着交流情况的作用,便于上下左右的沟通联系,如简报、调查报告等。
(一)以方针政策为指导,以法律规定为依据
这是事务文书写作的前提。事务文书也同样肩负着传达贯彻党和政府的方针、路线、政策和处理El常机关公务的任务,必须具有极强的原则性和政治性,要严肃、认真地对待各项方针、政策,以及法律法规,否则就偏离了事务文书的正确走向。
(二)以调查研究为手段,以获取真实材料为目的
事务文书写作中运用的材料必须是具体、充分、翔实的材料,其获得的途径就是调查研究,从实际工作中了解真实情况。如果对基层工作缺少深入的研究,写出的事务文书只能停留在浅层,对工作的指导和总结也就很肤浅,其根本意义也会受到影响。所以,要经过深入的调查研究获取第一手材料,并且尽可能选择具有代表性和典型价值的材料,这样才能揭示事物的本质。所以,在事务文书写作的过程中,要始终保持实事求是的态度。
(三)行文以规范为原则,语言以简练为准绳
虽然事务文书的格式相对比较灵活,但总的来说还是有自己约定俗成的格式,因此,要遵守,不能随意发挥。语言的使用本着言简意赅的原则,追求平实、朴素的语言。