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政府采购电子化是随着信息技术和政府采购的不断发展而相应产生的，由于出现的时间比较短，目前国际国内的机构和专家学者对政府采购电子化并未形成统一的定义。
世界银行(World Bank，WB)对于政府采购电子化的定义给出了三层含义：第一，政府采购电子化是指政府和公共部门在公共货物、服务和工程的采购过程中，运用信息技术(特别是电子网络技术)与供应商或承包商接洽的行为。第二，政府采购电子化的定义要与其他两种不同的采购过程(电子招投标、电子购买)有所区分。电子招标是指将电子的方式应用于公开招标的整个过程，以进行高价少量的货物、工程及服务的采购。电子购买是指运用电子的方式购买低价、大量的标准货物，使其更加方便易行。随着购买的进行，这一系统的核心部分会日趋复杂并使系统内部可能有本质性的改变。第三，政府采购电子化的定义涵盖了电子招标和电子购买的基本步骤。然而，电子招标考虑了更多阶段的实现过程，电子购买则是基于若干业务模块。
亚洲开发银行(Asian Development Bank，ADB)认为：政府采购电子化是指通过运用信息技术，改变公共部门的内、外部关系，以提升政府部门更大的责任感，促进效率的提高和成本的降低，创造更多的参与机会。
多边发展银行(Multilateral Development Banks，MDBs)认为政府采购电子化的定义应该包括以下三个层次：第一个层次是对政府采购电子化的一般定义：政府部门在进行采购的过程中，通过现代信息技术，特别是互联网技术，从供应商手中购买所需的工程、货物、咨询服务；e-GP打破了时空障碍，使采购具有一个更透明、更有效率的信息流和更宽广的途径获得信息和服务。第二个层次是将政府采购电子化区分为：电子招标系统和电子购买系统这两种完全不同的采购过程。电子招标系统主要是通过电子公开招标过程，为公共部门采购数量小但价值高、有特殊要求的货物、工程、服务。电子购买系统则是为了方便公共部门采购量大但价值较低的标准货物和服务，这一系统较之电子招标系统更为复杂，需要做大量的系统开发工作；第三个层次是通过电子招标或电子购买过程的每一个环节的分析，对政府采购电子化进行定义。电子招标准许更多的阶段性实施办法，而电子购买则建立在标准交易模块上，因为电子购买通常采购量大，所以这些交易模块往往是没有弹性的。
中国政府曾在亚洲开发银行会议上就政府采购电子化给出定义如下：政府采购电子化是指将信息技术和基础设施在线应用于政府采购的管理、实施、评估以及报告各个阶段。
中国第一本关于政府采购电子化的学术专着《政府采购电子化理论探索与实践》认为：“政府采购电子化，是指政府利用信息技术，确立公共部门采购货物、工程和服务的一种采购形式，核心内容是打破了时间和空间障碍，增强了采购信息透明度，为政府采购活动提供便利。政府采购电子化是电子政务的重要组成部分，又兼有电子商务的交易特点。”
政府采购电子化建设应当包括三个层面的内容：一是政府采购交易和管理信息系统的开发和应用，这是电子化建设的基础；二是政府采购信息资源的利用和共享，这是电子化建设的重点和关键；三是政府采购业务的规范化和系统的易用性，这是信息化建设的重要支撑。因此政府采购电子化建设不仅包括网上采购交易和监管等相关业务管理系统的开发、建设和运维管理，还应当包括对大量政府采购信息资源的开发和利用、政府采购业务和流程的标准化和电子化改造，以及电子采购相关法规制度建设和信息化人才培养等内容。
可见，政府采购电子化不局限于电子信息替代纸质信息，或者技术手段的使用。事实上，政府采购电子化不仅仅是政府采购制度改革的重要推动力，同时其自身已经成为当今政府采购制度变革中的最核心内容之一。
政府采购电子化建设是一项涉及面广、技术性强、社会关注度高的庞大系统工程。它不仅是对传统政府采购方式方法的变革，更是对政府采购管理制度、操作模式的重大改革，需要对现行政府采购的管理理念、工作职能、机构性质等一系列问题进行重新定位和厘清，其本质是一项重大的政府采购制度改革。具体表现在：
(一)政府采购电子化的前提是规范化。政府采购电子化建设的过程，实质是政府采购制度变革和流程重组再造的过程。没有对政府采购基本业务和操作流程的统一规范，以及对相关开发技术、数据接口、业务要素的标准化和规范化，就不可能有信息化。标准化、规范化的实施是电子化建设坚实的基础。
(二)政府采购电子化的基础是一体化。这包括网站平台的一体化、信息系统的一体化、基础资源的一体化、技术标准的一体化和服务体系的一体化等，从而减少“信息孤岛”现象，实现信息数据的全国共享。这不仅要求政府采购管理平台与操作平台实现一体化，还要求中央与地方信息管理系统软件实现一体化，统一规划，共建共享。信息一体化，是建立全国统一的政府采购电子化管理交易平台的基本条件之一。
(三)政府采购电子化的优势在于有效性。通过政府采购信息管理平台，对每一个政府采购项目及其采购交易过程进行精细化管理，可以让政府监管部门和所有采购当事人随时、随地、方便地查询到项目采购情况和结果，并可对采购项目实现科学、有效的管理，为科学决策提供详实的基础信息数据。比如，财政部门、采购机构和采购单位通过信息化管理系统可以随时掌握：今年预算安排了多少采购项目，多少已经执行、多少没有执行，已经执行的采取什么采购方式，有哪些供应商参与，最终成交金额是多少，节约预算金额有多少，有多少已经支付、多少没有支付等情况，一目了然，有利于科学理财。没有电子化，要精确掌握每个单位的每一个项目的具体采购情况，是不可想象的。
(四)政府采购电子化的核心是全程管理。政府采购电子化的重点，是要搭建一个虚拟的“网上政府采购市场”，实现政府采购业务的电子化处理，并对采购交易全程的各个环节、各种资源信息进行电子化管理。其精髓是突出强调了政府信息的可获得性，采购过程的公开和透明性，交易的规范性，以及监管部门、采购机构与采购双方的及时回应互动，改变了传统的采购组织形式，从而提高采购效率和政府服务水平。
(五)政府采购电子化的目标是提供公共服务。即政府采购信息管理系统应当具有良好的人机界面，方便所有系统用户的操作应用，使系统为人服务而不是人为系统服务。否则，即使是最先进、最科学的系统，如果没有人会用、想用，政府采购电子化只是一句空话。同时政府采购网站平台应当最大限度地方便采购单位和供应商获取政府采购信息、参与政府采购交易和享受政府采购服务。这就要求我们在政府采购电子化的过程中，坚持以为采购当事人提供公共服务为目标，由广大采购当事人或公众来决定要不要政府服务，服务多少，以及服务什么，而不是政府想提供什么，他们就被动接受什么。只有这样，政府采购电子化才具有强大的生命力和可持续发展的竞争力。
美国有着完备的政府采购法律，此外，美国还有各种总统令、备忘录以及总统预算和管理办公室制定的有关政务文件等，这些都为政府采购的规范发展提供了保障。相关文件的内容涵盖了战略、管理、资金、资源、安全、隐私保护、采购等诸多方面。同时，美国政府还制定并颁布了专门的法律、法规和行政命令，通过立法，不仅为电子商务的发展创造了良好的法律环境，也为电子政务的建设、政府采购电子化的发展打下了法律基础。
美国联邦政府的采购电子化主要有三种方式：
一是电子采购。联邦服务总署签订的长期供货合同或定点采购合同在网上公布，并与国库支付系统和各部门财务管理系统以及供应商网站联网，整合所有信息资源。
二是电子竞标。采购方在网上发布采购信息并设定起始价，在规定的时间内，符合条件的供应商通过网络报出低于起始价的价格，系统于截止时间关闭，并自动选择报价最低的供应商作为中标人。
三是使用采购卡。对于授权中的低价商品采购，采购部门通过与银行合作发放采购卡，由各部门凭卡直接采购。采购部门对采购卡的管理控制非常严格：一是专人使用；二是采购信息联网，财务管理系统及时汇总，部门可随时抽查；三是采购限额控制；四是定点采购，不能随便到定点范围之外刷卡采购。
欧洲许多国家的政府采购电子化工作也为我们提供很好的借鉴。德国、英国是政府采购电子化贯彻、推广成效较为突出的国家。英国早在1994年就开始了政府采购电子化建设，这是欧洲最成功的电子采购试点之一。德国从2006年1月起，联邦一级政府的所有通用货物和服务都通过政府统一开发的电子平台来采购。联邦内政部、经济部、交通及建设部共同研发的网络招标系统，将所有政府采购相关作业流程完全电子化，并陆续扩展到国家各部及各级地方政府采购。奥地利联邦政府开发了政府采购资格预审系统，并于2002年颁布了《采购合同授予法》，以规范电子竞标方式在政府采购中的使用。欧盟新成员波兰在2004年1月29日颁布的《政府采购法》中规定了电子通信技术、电子竞标可以在政府采购领域中应用。爱尔兰也运行了政府采购网站，用来在线发布招标信息并提供招标文件下载。法国的政府采购平台也设置了众多的功能，将政府采购的部分环节进行了电子化。目前，欧盟已经进入到全面推进电子签名阶段。欧盟一直引领着政府采购电子化的发展。
在欧盟中，北欧国家的电子化发展起步早，取得的成绩更为突出，可以说已进入了成熟阶段，下面将以丹麦、挪威和瑞典为例，对北欧国家政府采购电子化的实践进行介绍。
早在20世纪90年代中期，丹麦政府就在电子商务和电子采购方面制订了一系列的政策。1999年，在丹麦的“电子化丹麦”政策中正式将电子采购列为其中一项内容，重点在于界定哪些货物和服务的采购可以应用电子采购，并且要建立标准化的电子化采购系统。丹麦的政府采购电子化网站开通于2002年1月3日，是欧洲最早建立政府采购电子化网站的国家之一。
丹麦并没有建立单一的政府经营的政府采购电子化平台，而是使用第三方企业提供的电子化采购平台。丹麦的国家采购公司(SKI)，代表丹麦所有的政府机构来负责协调采购、处理标书、以及谈判合同框架等，该公司是由国家和地方权力机构共同出资组建的股份有限公司。
根据联合国经济和社会事务部2008年初发布的《2008全球电子政务调查报告：从电子政务到互联治理》，挪威电子政务发展水平居世界第三位，处于世界一流水平。早在20世纪80年代，挪威政府就开始利用信息技术提高政府工作效率，制定ICT政策帮助公民提高ICT意识和能力。在领导体制上，挪威通过独立的国家ICT秘书委员会这一明确的领导体系来推动电子挪威计划的实施。电子联系小组(eContact group)(由中央政府的各高级电子政务官员组成)向国家ICT秘书委员会负责，同时，每月召开一次会议以监控电子政务进展情况。另外，设置许多协调机构负责电子政务计划的制订和实施，现代化部也设置了电子政务协调机构负责某些领域电子政务计划的实施。
瑞典的政府采购电子化实践于1997年开始，最初由司法部统一负责建设、运行和维护政府门户网站项目。该网站后来逐渐发展成为三个层次：项目总体设计由司法部负责；具体管理、运营和维护由非政府组织(如各种委员会)承担。瑞典的政府采购电子化依托于电子政务的建设，瑞典电子化政府从一开始就形成了一个政府、企业和居民联网互动的发展态势。1997年至2000年，瑞典政府开始建立政府采购电子化系统，2000年试运行，到2002年，瑞典正式启用了这套“国家电子采购系统”。
瑞典政府门户网站实行的是“一站式”服务，该网站还实行“统一式”管理，由司法部制定统一标准和格式，其他各部门、地区均按统一标准和格式独立制作自己部门和地区的网页并与主站链接；该网站还实行了“协议式”信息共享，各建库单位通过签订协议，共享各类数据库。此外，瑞典还制定了电子政务信息安全标准，以解决各部门之间信息传递的保密和安全问题。统一的电子政府指导标准有效地促进了瑞典中央政府和地方政府、政府各部门间的合作与信息共享，规范了国家各部门及各级政府网站的上网信息。
欧盟及欧洲各国重视政府采购电子化的立法工作。其显著特点是具备前瞻性和灵活性。由于政府采购电子化立法是一个漫长的循序渐进的过程，欧盟在制订法律时将政府采购电子化的发展分为三个阶段，并制定三个目标，充分体现了其前瞻性眼光；同时欧盟又考虑了立法的灵活性，着眼于当前实际，以解决当前问题、指导当前实际工作为立法重点。这对我国政府采购电子化立法有很大的启发。我国政府采购电子化相关法令基本处于空白，应该从无到有、逐步探索，先小范围试验，成功后再大面积推广；同时，还应该制定战略发展规划或指导性文件，对政府采购电子化的发展进行科学规划。
欧盟电子签名的应用十分完善。欧盟通过电子签名法确立了电子签名的法律效力、规范了电子签名行为，以此维护有关各方合法权益，在法律制度上保障了电子交易的安全，促进了电子商务和电子政务的发展。欧盟还通过欧盟电子化技术委员会制定电子签名的模式标准来确保交易的安全，因为过多的不相容标准会带来不可预知的麻烦。以德国为例，联邦政府开发了一个政府采购电子化平台，其中要求生成伴有电子签名的有法律效力的投标功能。目前德国现有的16个电子签名模式中有2个允许使用于电子投标。企业使用这个电子投标系统，必须要用特定的电子签名卡和配套软、硬件，这有效地保障了电子签名的网络安全。
欧洲各国十分注重政府采购电子化的国际合作，与WTO、国际标准化组织和多边银行等机构建立了合作框架和机制，有利于加强交流，吸收各方优势为己所用。
制定正确可行的政府采购电子化建设目标，是有效开展政府采购电子化建设的关键。在不同国家和地区，根据不同的政治制度和经济发展水平，政府采购电子化建设的目标也应有所不同。从我国国情出发，在现阶段，政府采购电子化建设的总体目标应为：统一技术标准、规范业务流程、建立安全机制、实现互联互通、共享信息资源，逐步建立全国统一的政府采购电子化交易平台。
1．统一技术标准。统一技术标准是规范业务流程、实现互联互通和共享信息资源的基础和前提。统一技术标准的主要内容包括统一采购人编码标准、统一集中采购机构编码标准、统一供应商编码标准、统一接口标准等。
2．规范业务流程。规范业务流程是政府采购业务顺利开展的重要保障。只有业务流程得到规 范，政府采购电子化建设工作才能在有序受控的条件下高效进行。规范业务流程的主要内容包括规范采购公告格式、规范招标文件格式、规范数据库设计格式、规范统计报表格式等。
3．建立安全机制。建立安全机制是政府采购电子化平台得以安全应用的必要条件。建立安全机制的主要内容包括建立密钥认证和数字签名机制、建立数据传输加密机制、建立数据传输交换机制、建立信息安全风险评估机制等。
4．实现互联互通。实现互联互通是建立全国统一的政府采购电子化平台的基础。
5．共享信息资源。共享信息资源是发挥集中采购效益的重要措施。共享信息资源的主要内容包括共享商品库、共享供应商库、共享专家资源库、共享交易资金信息库等。
政府采购电子化是指应用最新的信息技术,通过基于互联网的电子采购平台进行政府采购活动的过程。政府采购电子化最显著的特点就是运用了信息技术,以计算机网络为媒介,打破传统采购方式的时间和空间障碍,为政府采购活动提供便利。
实现政府采购电子化有着重要的现实意义。从微观方面来说，电子化政府采购节省了时间和费用，提高了效率。与传统的纸质采购方式相比，一般可节约高达30%左右的采购成本；避免了纸质文件易出错的缺点，既提高了效率，又方便了监督管理。
而从宏观方面来说，政府采购电子化的意义更大：首先，政府采购电子化提高了经济效益：降低了价格和管理的成本，缩短了招标准备时间，减少了人为因素，增强了采购及时性，提高了采购的准确性和质量，健全完善了统计体系。其次，政府采购电子化让监督管理更容易，它实现了全过程的公开透明，规范了政府采购行为，最大限度地避免了人为因素的干扰；提高了透明度，抑制了腐败现象的发生，使政府采购成为真正的“阳光采购”。第三，政府采购电子化也是国际化，全球化的需求，是政府采购与世界接轨的必经之路。