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项目采购谈判是指项目采购部门与供应商所进行的贸易谈判。采购方想以自己比较理想的价格、产品质量和供应商服务条件来获取供应商的产品，而供应商则想以自己希望的价格和服务条件向购买方提供自己的产品。当两者不完全统一以前，就需要通过谈判来解决，这就是采购谈判。
项目采购谈判的目的如下：
(1)可以争取降低采购成本。通过采购谈判，项目采购部门可以以比较低的价格获取供应商的产品，降低购买费用；可以以比较低的进货费用获得供应商送货，降低采购进货的费用；这样就可以降低采购成本。
(2)可以争取保证产品质量。在进行项目采购谈判时，产品质量肯定是一个重要的内容，通过谈判可以让供应商对产品提供质量保证，使购买方能够获得质量可靠的产品。
(3)可以争取采购物资及时送货。通过谈判，可以促使供应商保证交货期、按时送货、及时满足采购方物资需要。并且，因此可以降低采购方的库存量、提高其经济效益。
(4)可以争取获得比较优惠的服务项目。伴随产品购买，有一系列的服务内容，例如，准时交货、提供送货服务、提供技术咨询服务、售后安装、调试、使用指导、运行维护以及售后保障等。这些服务项目，供应商都需要花费成本，供应商希望越少越好，而项目采购部门希望越多越好，这就需要谈判。
(5)可以争取降低采购风险。采购进货过程风险大，途中可能发生事故，造成货损、货差、甚至人身、车辆、货物的重大损失，只有通过谈判，可以让供应商分担更多风险、承担更多风险损失。这样，采购方就可以减少甚至避免采购风险，减少或者消除风险损失。
(6)可以妥善处理纠纷，维护双方的效益、维护双方的正常关系，为以后的继续合作创造条件。总之，通过谈判，可以争取降低采购成本和采购风险、及时满足企业物资需要、保证物资质量、获取优惠服务、降低库存水平、提高采购的效益。如果能够谈判成功，则对企业是非常有利的。
采购谈判具有商务谈判的基本特点，但同时也具有自己的特殊性。
(1)采购谈判是为了最终获取本单位或部门所需物资，保障本单位或部门及时持续的外部供应。
(2)采购谈判讲求经济效益。在谈判中，买卖双方争议最激烈的问题往往是商品的价格问题。对项目采购部门来说，当然是希望以最低的价格或者最经济地获得所需商品。
(3)采购谈判是一个买卖双方通过不断调整各自的需要和利益而相互接近，最终争取在某些方面达成共识的过程。
(4)采购谈判蕴含了买卖双方“合作”与“冲突”的对立统一关系。双方都希望最终能够达成协议，这是合作的一面；但各方同时又希望通过协议能够获得尽可能多的利益，这是冲突的一面。正是由于买卖双方的这种对立统一关系，才体现出了采购谈判的重要性，以及在谈判中选用适当策略和技巧的必要性。
(5)在项目采购谈判中，最终达成的协议所体现的利益主要取决于买卖双方的实力和当时的客观形势。另外，谈判结果还在一定程度上受主观条件的制约。
(6)项目采购谈判既是一门科学，又是一门艺术。掌握谈判的基本知识和一些常用策略技巧能使谈判者有效地驾驭谈判的全过程，为己方赢得最大的利益。
在采购谈判的实际组织实施中，要综合考虑采购谈判的上述特点，并结合实际情况，制定合适的谈判计划、方案和策略等。
(一)谈判前的原则
1．准备谈判
项目采购谈判前一定要集中精力做好以下准备工作：
(1)确定可能的货源。
(2)分析供应商的地位。
(3)分析供应商的财务状况。
(4)分析供应商的供应计划。
(5)组织谈判团队。
(6)对工作报告有一个清楚的了解。
(7)确定采购谈判的目标。
(8)准备备选的行动方案。
(9)了解谈判人员的权限。
(10)提供充分的会议设施。
(11)事先确定会议室。
2．基本观念
项目采购部门要做好谈判工作，在谈判开始前要树立以下基本观念：
(1)做好妥协的准备。
(2)你可能不得不透露出你的位置。
(3)不能低估供应商，不能放松警惕。
(4)要把握时机。
(5)不要在酒桌上谈判。
(6)保持理性，做事不要太过分。
(7)无论你出价高低如何，供应商总是希望得到更多的利益；谈判人员的紧张会给供应商留下软弱的印象。
(二)谈判中的原则
采购人员在谈判过程中，坚持以下原则有利于项目采购工作的顺利进行。
1．对供应商进行判断
(1)观察转动的眼睛，供应商可能会作出相反的理解。
(2)识别供应商的领导者，谁能作出让步的决定。
(3)如果他们讨论问题时犹豫不决，这也是他们的弱点。
(4)如果供应商没有关键问题的任何信息，这也是他们的弱点。
(5)保持紧张，注意力集中，在倾听对方的发言时直视其眼睛。
2．战略
(1)坐在首席取得支配权。
(2)掌握供应商职员的姓名和读音。
(3)确定供应商职权代表的范围。
(4)评估供应商能力承担能力的最低范围。
(5)积极地与供应商进行交谈。
(6)陈述自己的问题以鼓励积极的答复。
(7)在一些次要的方面作出让步。
(8)如果能在谈判初期作出让步，应要求供应商作出回报。
(9)从简单的问题开始谈判。
(10)不要采取模棱两可的态度，否则供应商可能会离席而去。
(11)不要透露出任何信息。
(12)不要超出你脑力和体力承受的极限。
3．策略
(1)不要作出超出职权的承诺。
(2)不要进行没有根据的争论。
(3)不要超出最高的承受程度。
(4)保持冷静。
(5)要记住，供应商也必须取得胜利。
(6)不要打断发言。
(7)对于完全不能接受的部分最好的答案是保持沉默。
(8)不要突然超出主题。
4．打破谈判僵局
(1)进行另一个问题的讨论。
(2)我了解你的情况，现在请你尽力来了解我的情况。
(3)请你建议一种解决方案。
(4)我们现在走得太远了，以至于陷入了泥潭。
(三)谈判后的原则
(1)确认所有的条款已经包括在最终的条款中。
(2)把握结束谈判的方式和时机。
(3)保留关于协议所有要点的完整的备忘录，双方应该签字。
(4)分析发生了什么事情及其原因。
(5)谈判。
在采购谈判中，谈判双方主要就以下几项交易条件进行磋商：
(1)商品的品质条件。商品的品质、价格、数量和包装条件是谈判双方磋商的主要交易条件。只有明确了商品的品质条件，谈判双方才有谈判的基础。也就是说谈判双方首先应当明确双方希望交易的是什么商品。在规定商品品质时，可以用规格、等级、标准、产地、型号和商标、产品说明书和图样等方式来表达，也可以用一方向另一方提供商品实样的方式表明己方对交易商品的品质要求。
(2)商品的价格条件。在项目采购过程中，谈判双方焦点主要就价格的高低进行磋商。而在国际货物买卖中，商品价格的表示方式除了要明确货币种类、计价单位以外，还应明确以何种贸易术语成交。
(3)商品的数量条件。在磋商数量条件时，谈判双方应明确计量单位和成交数量，在必要时订立数量的机动幅度条款。
(4)商品的包装条件。在货物买卖中，大部分货物都需要包装。因此，谈判双方有必要就包装方式、包装材料、包装费用等问题进行洽谈。
(5)商品的交货条件。交货条件是指谈判双方就商品的运输方式、交货时间和地点等进行的磋商。
(6)货物保险条件。货运的保险条件的确定则需要买卖双方明确由谁向保险公司投保，投保何种险别，保险金额如何确定，以及依据何种保险条款办理保险等。
(7)货款的支付条件。货款的支付问题主要涉及支付货币和支付方式的选择。不同的支付方式、买卖双方可能面临的风险大小不同，在进行谈判时，要根据情况慎重选择。
(8)检验、索赔、不可抗力和仲裁条件，有利于买卖双方预防和解决争议，保证合同的顺利履行，维护交易双方的权利，是采购谈判中必然要商议的交易条件。
采购谈判方案是指在谈判开始前对谈判目标、议程、对策等所作的安排。
1．谈判目标的选择
采购谈判目标有达到目标、中等目标和最高目标三个层次。对于项目采购来说，谈判是为获得物料，所以，谈判就以为满足企业对物料的需求数量、质量和规格等作为追求的目标。其次，项目采购谈判还要以价格水平、经济效益水平等作为谈判的中等目标；再次，采购谈判还应考虑供应商的售后服务情况，如，供应商的送货、安装、质量保证、技术服务活动等，这是项目采购追求的最高目标。
2．采购议程的安排
(1)确定谈判主题。一般说来，凡是与本次谈判有关的、需要双方讨论的事项都可作为谈判的议题，可把它们罗列出来，然后根据实际情况，确定应重点解决的问题。其中最重要的议题主要是采购品的品质、数量、价格和运输等问题，这些问题应重点加以讨论。
(2)谈判时问的安排。谈判时间的安排主要是指本次谈判安排在何时、多长时间，如是系列谈判，还应确定分几个阶段进行。项目采购部门在选择谈判时间时应考虑以下几方面的因素：
1)准备的充分程度。
2)要考虑供应商的情况，不要把谈判安排在供应商明显不利的时间进行。
3)避免在身体不适、情绪不佳时进行谈判。
(3)谈判备选方案的确定。任何谈判都不是一帆风顺的，为预防在谈判过程中可能出现的意外，在接到一个谈判任务后应对整个谈判过程作出正确判断，并制定切实可行的备选方案。项目采购部门在谈判过程中还应注意观察对手、分析判断可能出现的谈判形式并结合谈判进程进行修订，不断完善备选方案。
(一)项目采购谈判的询盘
询盘是交易一方为出售或购买某项商品而向交易的另一方询问该商品的交易的各项条件。在国内贸易中，询盘一般没有特定的询盘对象，一般是利用报纸、广播、电视公开询盘。在国际贸易中，由于距离远、信息传递不方便，一般有特制的询盘对象。
询盘的目的，主要是寻找买主或卖主，而不是同买主或卖主洽商交易条件，有时只是对市场的试探。在急需买卖时，也可将自己的交易条件稍加评述，使其尽快找到买主或卖主。但询盘只是询问，是正式进入谈判过程的先导。询盘可以是口头，也可以书面。它既没有约束性，也没有固定格式。
(二)项目采购谈判的发盘
发盘就是供应商为出售某种物料，面向项目采购部门提出采购该物料的各种交易条件，并表示愿意按这些交易条件订立合约。发盘可以由企业发出，也可由供应商发出；但多数由供应商发出。
按照供应商对其发盘在企业接受后，是否承担订立合约的法律责任来分，发盘可分为实盘和虚盘。
1．实盘
实盘是对供应商有约束力的发盘。即表示就拥有了肯定的订立合约的意图，只要项目采购部门在有效期内无条件地接受，合约即告成立，交易即告达成。如果在发盘的有效期间，企业尚未表示接受，企业不能撤回或修改实盘内容。实盘一般应具有以下条件：
(1)各项交易条件要极其清楚、明确，不能存在含糊不清和模棱两可的词句。
(2)各项交易条件完备。物料品名．计量单位、质量、价格、数量、交货期、支付方式和包装等主要条件要开列齐全。
(3)无保留条件。即供应商保证按提}十：的各项交易条件达成协议、签订合同。
(4)规定有限期。即告知发盘的终止日期，这个有效期主要是约束供应商的，对企业无约束力。
2．虚盘
虚盘是指对供应商和项目采购部门都没有约束力的发盘。供应商随时可撤回或修改内容。项目采购部门如果对虚盘表示接受，还需要供应商的最后确定，才能达成对双方都有约束力的协议。虚盘一般有以下三个特点：(1)发盘中有保留条件，如“以原材料没有变动为准”、“以我方明确确认为主”，或标注说明“仅供参考”等。它对供应商不具有约束力，项目采购部门若接受这一发盘，必须得到供应商的确认。
(2)发盘的内容模糊，不作肯定表示，如价格为参考价、物料价格视数量多少给予优惠等。
(3)缺少主要交易条件。有些发盘虽然内容明确、肯定，但没有列出必备的交易条件，如价格、数量、交货期等，也属虚盘性质。
(三)项目采购谈判的还盘
还盘是发盘后的又一个谈判环节。还盘是指受盘人在接到发盘后，对发盘内容不同意或不完全同意，反过来向发盘人提出需要变更内容或建议的表示。按照这一规定，在原受盘人作出还盘时，实际上就是要求原发盘人答复是否同意原受盘人提出的交易条件，这样原受盘人成了新的发盘人；其还盘成了新发盘，而原发盘人成了受盘人，原发盘人的发盘随之失效。需要注意，既然还盘成了新发盘，那么，前面对实盘所作的法律含义和实盘的法律责任同样适合于还盘。这一点对于已经改变了地位的原发盘人来说，具有非常重要的意义。作为原发盘人，此时，一方面要明确自己的实盘已经失效，可不受约束了。另一方面要分析对方的还盘是实盘还是虚盘。如果接受对方的是实盘，当然要求对方履约。另外还要注意对方有时发来的表示，貌似还盘，其实不是还盘。这就不能表明19己的实盘失效。比如，对方提出某种希望、请求时，但在法律上不构成还盘。发盘人即使同意这些“希望”、“请求”仍不表明实盘失效。因此，发盘人一定要能判断出对方的表示是否真正构成还盘，以避免由于判断错误而发生纠纷或处于被动地位。
发盘人如果对受盘人发生的还盘提出新的意见，并再发给受盘人，叫做再还盘。
在项目采购过程中，一笔交易的达成，往往要经历多次还盘和再还盘的过程。
(四)项目采购谈判的接受
接收在法律上称为承诺，是指交易的一方在接到另一方的发盘后，表示同意。一项要约(发盘)经受约人有效的承诺(接受)后，合约才能成立。但一方的发盘或还盘一旦被对方接受，合约即告成立，交易双方就开始履行合同。构成一项有效接受应具备以下基本条件：
(1)接受必须是无条件的。无条件是指对一项实盘无保留的同意，即接受的内容必须同供应商实盘中所提出的各项交易条件严格保持一致，否则就不能表明为有效接受。例如，项目采购部门在向供应商表示接受时，同时又对价格、支付、运输等主要条款以及责任范围、纠纷处理程序等具有实质性的内容提出不同意见，则表明项目采购部门不是无条件的接受，因而，不能表明是接受。
(2)接受必须在一项发盘的有效期限内表示。一般来说，逾期接受是无效的。但也要具体考虑特殊情况。如由于通讯、交通等条件出现不正常事态而造成延误；或是受盘人在有效期限的最后一天表示接受，而这一天恰好是发盘人所在地的正式假13或非营业Et，使“接受”不能及时传到发盘人的地址等。上述情况下发生的逾期接受，可以认为是有效的。另一种情况，如果发盘』，同意对方的逾期接受，并立即用口头或书面形式通知对方，此项逾期接受仍可有效。一项逾期接受是否最终有效，取决于发盘人的态度。也就是说，发盘人根据此项交易盔当时对自己有利或无利情况，可以承认，也可不承认，以决定此项交易可否达成。”
(3)接受必须由合法的受盘人表示。这一点是对明确规定了特定受盘人的发盘而言。一项发盘可向特定的人提出，比如，向某人、某单位或他们的代理人提出；也可向不特定的人提出，如在报刊上公开发盘。对于向特定的人提出的发盘，接受的表示人必须是发盘指定的受盘人。只有指定的受盘人所表示的接受才构成有效接受。任何第三者对该发盘所表示接受均无法律效力，发盘人不受约束。
(4)接受必须以声明的形式或其他行为的形式表示并传达到供应商。对受盘如表示接受，必须以一定的表示形式才能证明表示接受。如以声明表示，就用口头或书面文字表示或以其他行为表示，即是按照发盘的规定或按照双方已确定的习惯做法(惯例)，如以支付货款、发运货物等形式表示接受。
(五)项目采购合同的签订
买卖双方通过交易谈判，一方的实盘被另一方有效的接受后，交易即达成。但在商品交易过程中，一般都可通过书面合同来确认。由于合同双方签字后就成为约束双方的法律性文件，双方都必须遵守和执行合同规定的各项条款，任何一方违背合同规定，都要承担法律责任。因此，合同的签订，也是商务谈判的一个重要环节。如果这一环节发生事故或差错，就会给以后的合同履行留下引起纠纷的把柄，甚至会给交易带来重大损失。对这一环节丁-作的基本要求是：合同内容必须与双方谈妥的事项及其要求完全一致，特别是主要的交易条件都要订得明确和肯定。拟定合同时所涉及的概念不应有歧义，前后的叙述不能自相矛盾或出现疏漏差错等。