财务流程
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财务流程是指财务部门为实现财务会计目标而进行的一系列活动。它包含数据的采集、加工、存储和输出，是连接业务流程和管理流程的桥梁。因此，财务流程的设计思想、数据采集效率、加工的正确性和有效性，将直接到管理活动的质量和效率。每个财务人员都应该了解此流程，更应该了解相关的财务软件，目前稍有规模或管理水平高一点的企业均采信息化管理，你应该知道如何使用软件和如何设置，只要凭证制作正确，其余一切由计算机完成：凭证-汇总-明细账-总账-各种报表等。
3、根据记账凭证登记明细分类账。
4、根据记账凭证汇总、编制科目汇总表。
5、根据科目汇总表登记总账。
如果企业的规模小，业务量不多，可以不设置明细分类账，直接将逐笔业务登记总账。实际会计实务要求会计人员每发生一笔业务就要登记入明细分类账中。而总账中的数额是直接将科目汇总表的数额抄过去。企业可以根据业务量每隔五天、十天、十五天,或是一个月编制一次科目汇总表。如果业务相当大。也可以一天一编的。
1、每个月所要做的第一件事就是根据原始凭证登记记账凭证（做记账凭证时一定要有财务有签字权的人签字后你在做），然后月末或定期编制科目汇总表登记总账（之所以月末登记就是因为要通过科目汇总表试算平衡，保证记录记算不出错），每发生一笔业务就根据记账凭证登记明细账。
2、月末还要注意提取折旧，待摊费用的摊销等，若是新的企业开办费在第一个月全部转入费用。计提折旧的分录是借管理费用或是制造费用贷累计折旧，这个折旧额是根据固定资产原值，净值和使用年限计算出来的。月末还要提取税金及附加，实际是地税这一块。就是提取税金及附加、有城建税、教育费附加等。
3、月末编制完科目汇总表之后，编制两个分录。
第一个分录：将损益类科目的总发生额转入本年利润，借主营业务收入（投资收益、其他业务收入等）贷本年利润。
第二个分录：借本年利润贷主营业务成本（主营业务税金及附加、其他业务成本等）。
转入后如果差额在借方则为亏损不需要交所得税，如果在贷方则说明盈利需交所得税，计算方法，所得税=贷方差额*所得税税率，然后做记账凭证，借所得税贷应交税金——应交所得税，借本年利润贷所得税（所得税虽然和利润有关，但并不是亏损一定不交纳所得税，主要是看调整后的应纳税所得额是否是正数，如果是正数就要计算所得税，同时还要注意所得税核算方法，采用应付税款法时，所得税科目和应交税金科目金额是相等的，采用纳税影响法时，存在时间性差异时所得税科目和应交税金科目金额是不相等的）。
4、最后根据总账的资产（货币资金、固定资产、应收账款、应收票据、短期投资等）负债（应付票据、应附账款等）所有者权益（实收资本、资本公积、未分配利润、盈余公积）科目的余额（是指总账科目上的最后一天上面所登记的数额）编制资产负债表，根据总账或科目汇总表的损益类科目（如管理费用、主营业务成本、投资收益、主营业务附加等）的发生额（发生额是指本月的发生额）编制利润表。
5、其余的就是装订凭证，写报表附注，分析情况表之类。
6、注意问题：
每月月初根据银行对账单调银行账余额调节表，注意分析未达款项。月初报税时注意时间，不要逾期报税。另外，当月开出的发票当月入账。每月分析往来的账龄和金额，包括：应收账款、应付账款、其他应收款。
案例一:高校财务流程管理[1]
一、高校财务流程的内涵
从哲学上讲,世间万事万物都是运动的,且这种运动是绝对的。但运动是具有一定规律的。自觉遵循规律,按规律办事是人类认识、把握和改造自然的正确途径。而规律具体到实践中,则可以理解为行为中的一种程序或一种流程。在实际行为中,正如苏惠文等人认为的流程一样,流程即可以看作是一个任务和行动的集合,这个集合将相应的输入转变成输出。对于一个组织来说,相应的输入和输出包括物质、信息和人力资源等多个方面[2]。从理论界对流程理论的早期研究来看,主要散见于组织理论、战略管理、作业管理、群体动力学、管理行为等研究中,缺乏对流程的整体研究,仅限于对其进行单一的理论或方法的论述,或者局限于一种单一的流程上。
综合这些理论研究成果,将流程理论归集成较为完整的理论体系,从而形成一系列方法论,运用到实际工作中,将有助于组织的发展和管理的提升。
结合流程的意义,高校财务流程指存在于高校财务管理工作中的具有一定规律的,较为全面的、系统的,经过长期的财务管理实践经验综合而形成的工作程序或操作规则。其主要内容可以分为两大类:。
一是财务管理工作基本流程,旨在规范财务工作,夯实会计核算基础,提高资金效益。如财务审批流程、财务预算流程、会计核算流程。财务审批流程主要建立在财务规范基础上,通过一定的财务审批权限的设定,对不同业务范围、资金额度分部门、分层次进行审核批准的工作流程。对于财务预算流程,则按照相应的预算规则,结合高校自身管理体制,实行年度预算集体决策制,如部分高校的两上两下制。即当年度预算初稿编制出来后,须先通过学校党委、常委扩大会讨论初步通过,在此基础上再征询学校教代会、职代会的意见,这样使得预算过程公开、公平、公正,切实保障预算的科学性、实际性。而会计核算流程,主要反映在账务处理方面。如业务所涉及的会计科目、经费项目的设置与应用,票据的合法性复核、出纳银行资金的往来和现金的收支,都必须按照核算流程来执行,以夯实会计核算基础,提高会计信息质量。
二是财务管理工作辅助流程,重在强化财务监督,理顺财务关系,提高服务水平。如会计监督流程、信息查询流程及学习流程等。会计监督流程,其意义在于通过一定的机构或岗位的设置,根据相关的会计监督制度和监督办法,采取有效的监督措施,对财务审批、会计核算、二级财务管理等环节进行稽核,以纠错改错,加强财务监督,理顺各个财务关系,保护各利益相关者利益。信息查询流程是针对学校财务信息查询环节薄弱而完善的,主要目的是方便部门、学院及师生对财务信息的获取,以增强信息使用者的自我保护意识。而学习流程,就是要建立较为完整的学习规则,切实鼓励和促使财务人员的理论学习和业务学习,提高财务人员的综合财务能力。
就财务流程的特点而言,高校财务流程具有共享性、共通性、实践性、时效性、稳定性、层次性等特点。高校财务流程的共享性、共通性是立足于高校类似的财务管理内容,通过一套较为完整的财务流程的建立,更能为各个高校共同享用,实现资源共享,也有利于财务流程的创新。财务流程的实践性、时效性、稳定性和层次性是来源于财务流程本身意义的总结,财务流程以实践性为主要核心,不断扩延,形成一个具有生机活力的浅规则,能够从实践中得以更新和多方向发展。
二、高校财务流程规范的必要性
1.畅通信息,改进工作
信息不对称理论最早是应用于金融市场上的买卖双方,认为由于买卖双方之间存在的信息差异而使得二者之间获得的各自收益的大小不同[3]。其内在意义在于说明了信息掌握的优劣对于交往或交易双方的意义是不一样的。在高校财务关系群中,高校财务部门是信息的优势者,他们不仅掌握、制定和执行各种财经制度,设计各个财务管理流程,而且也了解财务流程的实质内容,懂得灵活应用财务流程,可根据各种客观情况,及时调整财务流程中部分环节,以减少流程的重复性,节省时间机会成本。然而对于师生员工及外来经济组织或个人来说,仅仅熟知部分甚至不清楚财务部门的各项财经规定和工作流程,他们就是信息掌握的劣势者。因此,这些信息劣势者难免在办理各项财务业务时,必然会处处受限、处处走弯路,被呼来使去,从而出现了“报账难”、“查账难”、“签字难”等问题[4]。畅通信息,拓宽信息渠道,加大财经制度和财务流程宣传力度,增强财务工作流程,对于改进工作,减少繁琐环节,提高工作效率有着积极的意义。
2.建立和谐财务关系,均衡各个利益相关者的财务利益
就高校的存在意义而言,有其必然的历史使命。高校的存在不仅仅是政府旨意和政府利益的体现,这种利益导向已经转变为涵盖以高校为核心包括院系组织、学生、教职工、科研业务合作单位、后勤辅助集团以及银行债权人、工会、社区、媒体、其他高校等主体在内的利益相关者利益的均衡导向[5]。在这种均衡导向下,高校财务战略必然要以“和谐财务”为方向,综合考虑各个利益相关者的利益,使之实现一种均衡。然而,由于财务管理工作的特殊性,在财务业务处理中,难免会因为某项财务管理规定和管理环节使得某些财务关系主体的实际利益受到损害。即使财务部门是严格按照国家财经制度和高校有关财务规定来执行,也会因为所涉及到的利益主体不清楚、不了解和不理解而让双方之间发生冲突,从而扰乱财务秩序,影响日常财务工作。
如财务部门在清查学校学院或部门的“小金库”、坐收坐支、进行个税代扣、对报账做限定以及对学生的欠费催缴等方面工作中发生的争执。因此,改进财务流程,优化财务流程设计,切实体现出各财务关系主体利益,创建高校和谐财务关系,均衡各类财务关系之间的利益,有利于改进财务管理工作,创新财务管理内容,降低财务管理成本,提高财务水平[6]。
3.切实确保高校财经制度的贯彻和落实,规范财务管理
制度的建立和完善,有利于理顺财务管理工作,维持正常的财经秩序,使各项财务工作顺利进行。但是制度的贯彻和落实,必须依靠财务流程的设计和运用。财务流程就是财务制度执行的轨道,财务流程越清晰越简洁,财务制度在流程中反映越明朗越容易让人理解和掌握;财务流程越完善越优化,财务制度执行就更顺畅、更彻底。反之,财务流程在设计时环节复杂,渠道弯曲,重复和不一致处诸多,则财务制度执行越困难、越容易形成有章无循、有据无依,执行力度缺乏,人为因素影响甚深,从而失去了制度制定的意义。规范财务流程,就是要以“制度执行”为核心,强化制度的严肃性,增强财务流程的有效性和严肃性,切实发挥出财经制度的规范作用。
4.提高服务水平,发挥财务部门窗口部门效应
财务部门是高校各项财务工作的核心部门,其业务工作涉及到各方面的财务利益主体。包括对外的上级主管部门、金融机构、各种经济合同主体等;对内则是师生员工、二级财务机构等。财务服务工作不仅反映了高校财务部门的工作水平,也体现了财务部门的工作态度、办事风格、服务水平。作为财务窗口部门来说,在日常财务工作中将接触到形形色色的财务业务办理主体,他们会是普通的教师、行政人员、学生,也会是外来的经济组织或个人,还甚至是与高校长期合作的企业、高校的上级主管部门、物价财税等监督管理部门。他们既是财务利益的享有者,也是财务部门的监督和考核者,对于他们来说,不论是属于哪个层次的财务主体,他们衡量财务部门服务水平的核心标准始终围绕着“工作效率与工作态度”。而工作效率和工作态度集中体现在财务流程的设计上是否有效率,是否严格照章办理,是否体现出“服务”的宗旨。
5.增强财务创新能力,建立独具特色的财务文化
创新是现代高校降低管理成本,提高办学效益的必然途径,是现代高校在高等教育产业化市场中生存与发展的灵魂,是高校获得竞争优势的决定因素。高校财务管理是高校重要职能之一,而财务流程是财务管理的核心内容。创新财务流程,实现财务流程管理,有利于增强高校财务创新能力,适应现代高等教育发展环境。财务文化是财务人员的精神支柱,是财务管理的灵魂[7]。而财务文化须依托于一定的制度文化,财务流程属于制度文化范畴,对于高校来说,财务流程差异化建设给财务文化的建立增添了个性化特色。
三、高校财务流程目前存在的问题
1.财务流程相对散乱,未形成完整体系 一般来说,财务流程是一个较为完整的体系,具有相对独立和相互连贯性。但是,在实际工作中,很多财务流程都存在于某部门或某科室,也没有形成规范性的文件,且财务流程的保存和传递仅仅凭借几代财务人员的记忆和口头方式,使很多对财务流程建设有重要作用的经验性意见未得到收集、整理和总结,导致财务流程无法形成一个较为完整的体系,发挥不出其应有的作用。即使部分高校已有了一些较为成熟的财务流程管理,但是也散落在各个财务岗位职责中,没有得到有效的提炼。
2.财务流程个体经验性强,不具一般性
就其财务流程形成而言,它是财务工作者实际经验的总结,但其实质内容在于反映某项财务工作特点。然而,由于财务岗位的频繁轮岗,财务人员的调配,加之各财务人员对财务工作的理解不同,使得他们在总结和运用这些财务流程时,对同一项财务管理工作所形成的财务流程存在着极大的差异性,并具有个性化特征,从而难以体现出财务流程的一般性。
3.财务流程人为因素影响大,弱化了财务流程的建设和执行力度
财务流程虽然说是财务实践经验的积累,但是一旦财务流程形成,那么就具有刚性特点,在执行过程中应严格遵守。另一方面,财务流程的建设和执行在于人,领导不重视,财务人员抵触,财务流程的建设就只能局限于某部门或某科室,甚至某个人。各岗位财务人员虽然对本岗位业务的操作有着创新型的总结,但是财务领导对此未引起重视,财务人员缺乏财务流程建设和创新的主动性和创造性,导致财务流程始终保持在较低的水平。
同时,现有的财务流程在执行过程中,也会因领导意志的干扰而无法彻底执行,仅仅作为一般工作程序进行操作,弱化了财务流程监督功能。
四、高校财务流程的规范与完善
1.财务流程的规范性
这既关系到高校财务管理工作的规范性、有序性,也集中体现了高校财务管理水平和服务水平。财务流程的规范涉及范围较宽,影响较广。因此,在规范高校财务流程过程中,必须把握以下几个原则:
(1)完整性原则,使得财务流程贯穿到财务管理工作的各个方面
财务流程是依据高校财务管理工作而设计的,必须反映出财务管理各个工作的业务特点。
(2)时效性原则,与时俱进
财务流程产生于财务管理的实践,具有较强的实践性。那么,随着财务管理理念、财务组织调整、财务管理模式的改变,财务流程应不断充实新的内容,增添新鲜血液,从而更加优化有效。
(3)透明度原则,讲求公开
财务流程的意义在于透明度,透明的财务流程才能使得各个财务关系主体认识、了解和熟知各个财务流程。由此,他们才能自觉按照财务流程来执行财务管理规定,既提高了工作效率,也增强了信赖性,减少了管理成本。
2.优化财务流程设计,实现财务流程的管理功能
须做好如下工作:
(1)全员动员,整理和收集各项财务流程,搭建基础财务流程信息平台
财务流程关系到财务管理工作的各个环节,由于各个财务管理环节的业务特点的差异,其形成的财务流程有所不同。同时,财务流程是财务管理实践经验的总结,具有累积性和传递性。当然,由于各个高校财务组织和业务分工的不同而存在各自的差异,但财务流程具有共通性、共享性,可以综合各个高校的财务流程设计,搭建出具有代表性的基础财务信息平台。在初始化基础财务流程信息库的过程中,由财务部门领导或分管财务部门的校领导带头,发动全体财务部门人员,结合岗位进行财务流程总结和归纳,设立专人进行整理和提炼,最后形成财务流程信息基础库。其主要财务流程归纳有:财务审批流程、财务预算流程、会计核算流程、会计监督流程、信息查询流程及学习流程等。每一个流程又细分到各个工作环节,呈树枝状,如财务审批流程。
对学校来说,按会计法和高校财务制度的规定,必须建立校长负责制的财经工作领导体制,按照统一领导,分级管理的原则,分别建立主管财务工作的副校长、财务处长、二级单位财务负责人和基层财务人员等若干层次的各级领导经济体制。按财务部门则是按处长、科长审批权限划分,而学院(系)则实行“一支笔”制度;会计核算流程,既涉及到会计人员的岗位流程,也涉及到会计核算业务的岗位流程,前者主要是审核、复核及现金和银行出纳的分工,后者则指会计记账、凭证保管、票据管理等,还会涉及到会计业务核算的明细条款等。学习流程主要指财务人员的继续教育、日常业务培训及财务人员自学。学习流程的内容就是要对各种学习的内容、时间、纪律以及奖惩等进行要求。
(2)充实和完善财务流程,理清各个财务流程,使之形成一套较为完整的财务管理流程。
在前面所述中,财务流程具有共通性、共享性、时效性、层次性等特点,因此,在现有的财务流程信息平台的基础上,讲求时效性,及时根据高校财务管理功能的多样化要求,对现有财务流程进行适应性评价,及时发现各业务处理流程间存在的潜在和显现的断点、漏洞和矛盾,并分析原因,制定出相应解决方案,修正业务处理中不合事宜的管理点,实现财务业务流程的再造。同时,通过财务流程信息平台,各高校可各取所需,一方面融入一般财务流程所不具有的新颖性内容,使之得到充实和完善,另一方面各高校相互交流,取长补短,共同发展高校财务流程。
(3)搞好财务信息化建设,提高财务信息的使用率
财务信息化建设,是财务部门加大财务流程宣传,增强财务管理信息透明度,使得各个财务关系主体及时了解财务部门的各项财务管理信息,方便其进行信息查询,提高工作效率。财务信息化建设既包括财务处理的信息化,也包括财务信息查询的信息化。财务部门建立专门的网页,将各财务关系主体关心的财务信息、财务流程及时公布出去,使得他们严格按照财务信息来办理各项财务事宜。如:学生查询学费网上缴费欠费情况;教职工网上查询工资、个税信息;部门查询经费预算、使用情况;科研人员查询科研经费情况等。由此,通过借助现代信息技术,优化财务流程,提高工作效率。
- ↑ 梁勇.试论高校财务流程管理[J].四川师范大学学报（社会科学版）,2008,35(4)
- ↑ 苏慧文,高月飞,袁文龙.从组织流程和管理流程角度提高内部管理效率(上)[J].外国经济与管理,2000,(9)
- ↑ 汪洪涛.制度经济学———制度及制度变迁性质解释[M].上海:复旦大学出版社,2003
- ↑ 黄景文.高校报账过程的流程重组[J].中国管理信息化,2007,(10)
- ↑ 王健.高校财务战略中的利益相关者分析[J].教育财会研究,2007,(2)
- ↑ 梁勇,刘东.论现代高校和谐财务关系的创建[J].教育财会研究,2007,(6)
- ↑ 陈兴述.论财务文化[J].重庆工商大学学报(社会科学版),2003,(6)