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潜在供应商是指有能力向采购人提供符合其特定技术规格要求的货物、工程和服务的法人、其他组织和自然人。也就是说，当采购人就特定采购项目发出采购需求要约后。所有有能力应约的供应商都是潜在供应商。采购人公开发布采购需求信息，目的就是让尽可能多的潜在供应商了解采购人的采购需求，前来应约，参与竞标。
潜在供应商管理就是要根据企业的采购需要，系统地梳理企业可能的合作对象，并不断更新。潜在供应商管理主要包括以下几方面：
(1)评估对潜在供应商的需求。采购员通过评估现有供应商的表现、内部用户需求和采购策略的要求，确定对潜在供应商的范围和能力要求。如果合格供应商队伍中竞争已很充分、对资源的保证和成本的控制有利，则对潜在供应商的收集工作就显得不是很重要了。反之，企业在实际采购工作中发现某类采购物品现有的供应商队伍不是很有竞争力，则潜在供应商信息的建立就很迫切了。
(2)收集潜在供应商信息。根据公司对潜在供应商的范围和能力要求，有目的地收集潜在供应商及其产品的基本信息。收集潜在供应商的渠道和方法是多样的，如通过互联网搜集，走访行业协会、政府主管部门或经济统计部门，参加相关行业组织的会议，订阅杂志，与采购同行交流等。通过调研了解资源市场的基本情况，包括供应量、可供应能力、需求量、政策、管理制度、发展趋势等。
(3)潜在供应商分类。根据收集的信息评估潜在供应商的合作潜力，并据此进行分类。必要的情况下反馈分类信息给潜在供应商。
潜在供应商评审程序是采购部或品质体系部(QSE)编写的二级程序文件，它主要指导品管部、工程部、工程部、采购部如何对潜在供应商进行管理体系，技术水平、生产能力评估，从而保证供应商能够长期、稳定、及时提供本公司合乎要求的物料。该程序因涉及公司非常敏感的采购问题，所以在编写中，就应利用管理体系最大限度防止采购腐败问题的发生。基于上述原因，该程序就需包括：
(2)评审的实施及综合评定。
(4)样品性能的综合评估后，小批供货的产品质量的验证事宜。
资格审查分为两种：一种是对潜在投标商的资格审查，称之为资格预审；另一种是在评标完成后，对潜在供应商的资格审查，称之为资格后审。资格审查是招标方对投标方承担某一项目供货能力的评估。对核电来讲，其设备的安全和性能要求是很高的，但并不意味着在任何一个采购项目上都采用同一个标准对潜在投标人进行严格评估，这里有一个成本问题，对供应商要求过高，采购方付出的成本也越大，因此，在核电设备的采购方面，将潜在供应商按其所能供的设备等级分几类，从而减少我们的采购成本。