收货系统(Receiving System)
目录 |
收货系统是指根据收货预订信息对收到的货物进行检验，与订货要求进行核对无误后，进行记入库存、指定货位等作业的收货管理系统。
收货系统包括入库作业处理系统和库存控制系统。
1.入库作业处理系统
入库作业处理系统包括预定入库数据处理和实际入库作业。
①预定入库数据处理。预定入库数据处理打印的定期入库数据报表，为入库月台高度、入库人力资源及机具设备资源分配提供参考。其数据来自采购单上的预定入库日期、入库商品、入库数量等以及供应商预先通告的进货日期、商品及入库数量。
②实际入库作业。实际入库作业发生在厂商交货之时，输入数据包括采购单号、厂商名称、商品名称、商品数量等，可输入采购单号来查询商品名称、内容及数量是否符合采购内容，并用以确定入库月台。然后由仓管人员指定卸货地点及摆放方式，并将商品叠于托盘上，仓管人员检验后将修正入库数据输入，包括修正采购单并转人库存入库数据库并调整库存数据库。退货入库的商品也需检验，这种入库数据既是订单数据库、出货配送数据库、应收账款数据库的减项，还是入库数据库及库存数据库的加项。
2.库存控制系统
库存控制系统主要完成库存数量控制和库存量规划，以避免因库存积压过多造成的利润损失。它包括商品分类分级、订购批量及订购时点确定、库存跟踪管理、库存盘点作业。前三者只须读取现有的数据文件，如库存数据库、货位数据库、厂商报价数据库、采购批量计算公式数据库等，作为内部运算。
①分类分级系统。分类分级就是按商品类别统计其库存量，并按库存量排序和分类，作为仓库区域规划布置、商品采购、人力资源、工具设备选用的参考。商品分类分级还可按商品单价或实际库存金额进行排序。此系统主要是以商品为主体生成各种排序报表。
②订购批量与时点确定系统。由于采购时间和采购数量会影响资金的调度及库存成本，因此采购前就需要制定商品经济采购批量及采购时间。这就需要系统访问产品数据库、厂商报价数据库、库存数据库、采购数据库等来获得商品名称、商品单价、商品现有库存量、采购提前期及运送成本等数据来计算经济订购批量及订购时点，也可通过诸如案例库存量、经济采购量等其他方法来完成。系统要输入的数据为商品名称，并需要其他文件，如厂商报价数据库、库存数据库、采购数据库和运送成本数据库等；主要输出报表包括商品案例库存报表、商品经济批量报表、定期采购点查核报表、定期库存量统计报表等。此外，还需建立采购量及采购时间数据库。
③库存跟踪管理系统。库存跟踪管理系统主要是延续入库作业处理中货位的管理，该系统还需输入大量的数据，主要是从现有的数据库中调用现有库存的储存位置、储存区域及分布状况，或由库存数据库中调用现有库存数据查核库存量等，系统生成的主要报表包括商品库存量查询报表、商品货位查询报表、积压货存量或货位报表。
④库存盘点作业。库存数量的管理与控制及货位的管理等作业依赖于数据和货位数据的正确性，因此需要盘点作业。一般有两种盘点方式：定期盘点及循环盘点。盘点作业系统主要包括定期打印各类商品报表，待实际盘点后输入实际库存数据并打印盘盈盘亏报表、库存损失率分析等报表。定期盘点以季、半年或年度为盘点时段，循环盘点则在普通工作日针对某些商品进行盘点。仓库管理员在盘点前调用盘存清单打印系统，输入某类商品或某仓库名称、仓库某区域名称，此时系统调用库存数据库或货位数据库来检索商品储放位置及数量或该区域所有商品的库存数及货位数据，打印盘点清单。然后仓管人员持该清单会同会计人员进行实际盘点，将盘点误差修正在盘点清单上，盘点后可将此数据由盘点数据库维护系统输入库存数据库与货位数据库。此外盘点还可由仓管人员会同会计人员以手持式数据收集设备现场收集库存数据，当某一区域盘点完毕或数据集满后返回办公室将数据输入计算机中，以批量方式修正库存数据库；或采用射频数据收集设备，在盘点的同时交数据同步计算机加以处理。若采用这些设备，系统需具备数据接收、传送、转换等功能。最后可由盘点报表打印系统打印盘盈盘亏报表、库存损失率报表、呆废料盘存报表等。
库存控制系统必须具备按商品名称、货位、仓库、批号等数据分类查询的功能，并设有定期盘点或循环盘点时点设定功能，使系统在设定时间自动启动盘点系统，打印各种表单协助盘点作业。当同一种商品有不同储存单位时，系统应具备储存单位自动转换功能。在移库整顿或库存调整作业时，系统需具备大量货位及库存数据批量处理功能。