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员工访谈是指由集团人力资源部/综合部根据管理权限不定期开展的与员工面对面座谈的一种方式，重在了解员工现阶段工作、生活方面遇到的困难、压力、心理负担等。
第一，访谈的目是什么(Why)
访谈目的可以分为随机性访谈和阶段性访谈。
随机性访谈：有些访谈是为了传递公司高层的信息，确保员工了解公司的政策和对他的期望，确保双方的理解一致；有些访谈是为了了解员工的思想动态和想法，解决员工的实际问题，比如某个员工最近突然业绩不好，工作经常犯错，我们要了解原因，以便有针对性地帮助该员工；有些访谈是为了收集企业和人力资源管理中存在的问题，比如员工对企业文件建设的看法，员工对新的薪酬方案的看法，员工对年终奖方案的看法，对公司培训管理的看法等，以便有针对性地进行改善；有些访谈是为了了解员工岗位和工作内容的信息，比如要做工作分析，要做岗位评估，要做绩效考核方案等；有些访谈是为了了解员工对其他员工的看法和评价，比如员工对部门主管的看法，员工对拟转正或者拟提拔人员的看法等。
阶段性访谈：试用期转正访谈，绩效面谈，年度访谈，离职挽留访谈，离职访谈等。
访谈目的不一样，访谈的形式也不一样，有些适合于“一对一”访谈，有些适合于“多对一”访谈。
第二， 访谈的对象是谁(Who)
访谈的目的不同，访谈的对象也会不同。比如我们要收集员工对公司的管理和制度的看法，访谈对象应侧重于中基层员工，尤其是基层员工。如果我们要收集特定工作岗位的信息，那么访谈对象是该岗位上的员工。如果我们要获取对员工的评价信息，那么我们要找和该员工联系密切的同事作为访谈对象。
访谈对象根据私密性和重要性不同而有所不同，可以是一个人，也可以是多个人。一般情况，私密性比较高访谈和比较关键岗位的人员的访谈，采取一对一的访谈方式是合适的。
第三， 访谈的内容是什么(What)
在访谈前，建议先拟定一个访谈提纲，以免偏题或者遗漏问题。一些共性的访谈内容包括：访谈对象的个人信息，工作职责和工作内容，本人对自己工作的看法和建议，对部门领导的看法和评价，对公司和部门管理的看法，对公司的制度和流程有什么建议，工作当中碰到哪些困难，个人的职业发展需求等。
第四，在哪里访谈 (Where)
访谈地点的选择很重要，既不能选择在HR 办公室，员工可能对这个环境比较陌生，不能完全放松，也不能选择公共场所，其他员工可能觉得这个访谈对象有啥问题了，HR 在找他谈话。最好能找一个双方都觉得合适的地方，比如会议室。当然，如果访谈级别比较高的话，不一定安排在公司进行访谈，可以安排在公司外的茶室或者咖啡厅。
第五，什么时候访谈（When）
访谈的时间选择也很重要，最好选择双方都比较空闲的时间。HR 最好事先和访谈者约定访谈时间，这样双方都能事先做一些准备，而不会感到唐突。访谈时间在20-30分钟比较合适。
第六， 怎样开展访谈(How)
1. 营造气氛
在环境布置上，为了让双方都放松，可以将访谈地点放在明亮、安静的会议室。访谈双方中间不宜隔一张大桌子，最好两人相视而坐，给访谈者倒杯茶或者咖啡，边喝边聊会比较好。
访谈者进入会议室后，HR应通过一些和工作无关的寒暄，来拉近两人的距离，缓解尴尬气氛。对于男同事，可以投其所好，聊聊他感兴趣的话题，比如问“昨天晚上世界杯葡萄牙和西班牙的比赛你看了吗？真是精彩，C罗真是神了，上演了帽子戏法，连进三球”。对于女同事，可以聊聊小孩的教育，节假日去哪里玩等话题。
通过寒暄家常、当今热点话题等打开双方谈话的局面，逐渐消除双方的紧张感和压迫感，为访谈营造相对轻松的氛围。在此之前，HR需要做好相应的准备工作，包括查阅和了解访谈人的基本信息、兴趣爱好等。
2. 阐明访谈目的
经过短暂的寒暄后，HR要开门见山地讲明此次访谈的主要目的，需要的时间，可能问到的问题等。例如，“这次访谈主要想了解一下你目前工作上有哪些难点和痛点，需要公司提供哪些帮助，你下一步的职业规划是怎样的，在和上级以及同事的沟通中有没有困难等，希望我们能畅所欲言”。
3. 正式访谈
通过前面的气氛营造和寒暄，接下来可以根据访谈提纲正式提问了。访谈问题最好以开放式的问题为主，比如可以先问： “我看到你最近很忙的，主要在忙些啥呢？”。
在面谈时，HR应该以倾听为主，把 80%的时间用在听和观察上，20%的时间用来提问和引导被访谈者。
对于话比较多的员工，HR应该鼓励他一直说下去，适当的时候可以打断员工的说话，把话题纠正；对于话比较少的员工，HR 要采取各种方面鼓励和引导他多说。
访谈过程中，HR不但要记住员工的讲话内容，还要注意观察被访谈者的非语言的行为，包括面部表情、眼神、手势、整个神态、姿势等等非语言行为，以利于HR掌控整个访谈的节奏和环境，捕捉一些弦外之音。
在访谈中HR的语言应以“嗯，是的，有道理，确实如此”等肯定语言为主，引导访谈者继续说下去。只做听众，不做裁判。
在访谈过程中，HR对不明白或地方，一定要反复追问，直到问清楚为止。
4. 结束访谈
当HR所有问题都问得差不多了，就应该及时结束访谈。
可以通过几句话来做到收尾。“好的，我这边的问题就问到这儿，你还有什么问题要问我的吗?等等。
访谈结束后，HR最好强调一下保密原则，“这次访谈我会保密的，涉及到一些对其他人的看法和意见，不会让当事人知道的，请放心，谢谢您的配合”。