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物业设备基础管理是指为实现物业设备的管理目标及职能服务，提供有关资料信息依据、共同管理准则和基本管理手段的必不可少的管理工作。
1.资料档案管理
物业设备的基础资料管理主要包括设备原始资料档案管理和设备维修资料档案管理两大类。
(1)设备原始资料档案管理。设备在接管后均应建立原始资料档案，这类档案主要有：验收文件，包括验收记录、测试记录、产品与配套件的合格证、订货合同、安装合同、设备安装图与建筑结构图、使用维护说明、遗留问题处理协议与会议纪要等验收文件；建立设备卡片，记录有关设备的各项明细资料等。
(2)设备维修资料档案管理。包括报修单，每次维修填写的报修单，每月统计一次，每季装订一次，物业维修管理部门负责保管以备存查；运行记录，值班人员填写的设备运行记录每月一册，每月统计一次，每年装订一次，由物业服务企业设备运行管理部门保管，以备存查；考评材料，定期检查记录奖罚情况、先进班组、个人事迹材料，每年归纳汇总一次并装订保存，以及技术革新资料，设备运行的改进、设备革新、技术改进措施等资料，由设备管理部门汇总存查。
总的来说，物业设备的基础资料管理工作一是做好设备技术档案的保管；二是为设备运行、维护、管理等提供资料信息依据。
2.标准管理
(1)技术标准，如各类设备的验收标准，完好标准，维修等级标准等；
(2)管理标准，如报修程序、信息处理标准、服务规程及标准，考核与奖惩标准等。
设备的标准管理工作一是为设备管理职能的实施提供共同行为准则和标准；二是为设备的技术经济活动提供基本依据与手段。
3.规章制度建设
(1)生产技术规程，主要有设备的安全操作规程与保养维修规程；
(2)管理工作制度，包括运行管理制度、巡视工作、安全管理制度、预防检修制度、值班工作制度等；
(3)责任制度，包括岗位责任制度、记录与报告制度、安全制度、交接班制度等。
4.加强教育培训
基础教育与培训工作一是对本企业员工的培训与教育，其基本内容包括技术业务岗位培训、思想教育、职业规范的教育等；二是对业主、使用人的宣传与教育，其重点是有关合理与安全使用设备的宣传教育等。