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新闻资料狭义上是指为新闻报道参考需要而搜集、整理、加工的各种类型的知识性资料。剪报资料、卡片资料、缩微资料、电子资料、声像资料等均属于此类资料。从广义上讲，为新闻工作，如新闻报道、新闻研究、新闻管理、新闻教育等所需要而搜集、整理、加工的文献、实物、数据等。
新闻资料可分为文字资料(如书籍、报刊、卡片)剪报资料、卡片资料、图片资料、音像资料(如胶片、电影片、光盘、缩微等)，每种资料都必须具备时间、地点、条件等新闻的基本要素，是广播、电视、报纸、刊物传播新闻的主要来源，也是各种新闻媒体报道、记录人们在政治斗争、自然斗争、科学实践中总结的知识，是新闻资料存在的基础。如报道一位农业专家帮助农民种早熟蔬菜脱贫致富的消息，这条新闻资料就具备一定的知识性，告诉大众种植早熟蔬菜的一些基本常识和技能。报道某条铁路通车，某个旅游景点开业，其中都会介绍许多与铁路沿线相关的地知识，与景点有关的人文知识，人们在读到这条新闻时，就能学到知识，增长见识。
1.传递功能
新闻资料作为社会的信息资料需要快速传递，比如一线新闻工作者采访到一条某矿山安全生产几十年的资料后，新闻资料部门就应该及时加工、整理、迅速通过媒体向所有的生产部门传递，让他们得到教育，学到安全生产的管理措施。把一条小范围的安全生产措施传递给大众，这就强化了新闻资料的传递功能。新闻资料只有不断反复传递才能把死资料变成活教材，才能在传递与利用的过程中产生新的新闻报导，这新闻工作者的重要使命。
2.参考功能
无论在电台、电视台、报社、杂志社，它的新资料最重要的用途是为新闻报道提供依据。新闻专家认为，记者写出来的文章有无深度，有无新闻的生命——突出一个“新”字，在很大程度上取决于研究、搜集和积累的素材的质量和数量，新闻资料在一定程序上可以作为预测和研究未来的参考资料。编辑部门在制定报道计划、描述新闻背景、校对新闻稿件时，都必须从新闻资料中不断挖掘、寻找报道线索，此外还应学会通过利用新闻资料，不断锻炼自己的新闻敏感度和鉴别功能，追踪最新材料。
3.实用功能
新闻是“新近发生事实报道”因此，可以说，新闻资料是社会现实的真实记录，它具有“新、快、准”三个特点。“新”就是新人、新事及新物，若要求的新闻的新字，就地采取以快获新的办法才能获得真正的“新闻”，才能让“新”的信息在社会实践中获得使用；“快”就是更新、更快、更短、更直接地传播最新的信息、增强它的时效性；“准”即准确，新闻资料贵在一个“准”字，切忌弄虚作假，要求人物真实、时间、地点准确，数据准确，及事件发生和发展的过程准确。一条具备“新、快、准”的新闻资料可产生教育人、鼓舞人、激励人的作用；可供领导者、研究政策部门作决策依据。
4.档案功能
新闻资料不仅是新闻的现实资源，也是新工作的史料资料源，新闻资料管理是广播影视的基础工作，所有新闻资料都是广大新闻工作者多年积累的宝贵财富，尤其是电视音像资料，它具备有历史纪实性的特点，与文字资料相比较，它更生动、更形象、具还原性和纪实性，有极高的保存和使用价值。比如中央电视台的《历史上的今天》、《中国体育40年》、《中国英才录》等优秀节目，就是根据央视的资料室保存的历史资料汇编而成的。再如《前进中的贵州》、《贵州旅游资源汇编》等影视专集，也是从多年来我台新闻工作者所采集的无数资料中提炼而成。所以，新闻资料的保存工作也是非常重要的。如果没有前人的搜集、整理和保存，今后的新闻工作者就难以获得所需要的资料，因此，新闻资料的管理不能忽视，应该把资料工作看作是整个新闻事业的一部分，而绝不能把资料工作看作可有可无，或者是早一天发展，晚一天发展都一样。要认识到随着新闻事业的发展，只要我们提供系统、详实的资料，在提供优质服务的同时，就能够充分体现我们工作中的重要性，使新闻资料工作摒弃落后，更好地为新闻事业的发展作出贡献。