目录 |
实物控制法是指为保护企业的资产、物资以及会计账表等实物的安全和完整，防止处理舞弊行为所进行的控制。
实物控制主要包括实物限制接近、实物保护、实物清查等三类方法。
(1)实物的限制接近。限制接近，也就是严格控制对实物资产的接触，只有经过授权批准的人才能接触资产。其目的是减少实物被盗或毁损的机会、划分责任、保护实物实体。狭义的限制接近仅指对资产本身的直接接触。广义的限制接近还包括通过文件批准对资产使用和分配的间接接触。对间接接触的限制可以通过保管、批准和记录等不相容职务的分离和授权批准来达到。
企业应该根据各种实物的性质及管理的特点，合理地确定允许接近实物的人员，并对限制接近的遵守情况进行严格的检查监督。实行限制接近的具体要素包括：
①限制接近现金。现金的管理应限于专职的收银、出纳人员。这些专职人员要与控制现金余额的会计记录人员和登记应收账款的人员分离。现金使用时，应该通过公司指定负责人员办理签署的办法进行控制。
②限制接近其他易变现的资产。其他易变现的资产，例如应收票据和有价证券，一般都规定必须两个人同时接近资产，以便对资产加以保护。譬如在发放或处理保管的可变现财产时，要求有两名企业的管理人员共同签署等。
③限制接近存货。在批发企业和制造企业中，存货的实物保护可以由专职仓库保管员负责，设计分离且封闭的仓库区域，以及在工作时间之内和工作时间之后控制进入厂区等办法来实现。在零售企业中可以通过在营业时间和营业时间后限制接近仓库的方式来实现。另外，对贵重商品应使用带锁的营业柜。
④限制接近会计账表。账单、合同、会计凭证、会计账册、财务资料及报表等实物既是企业债权、债务的根据，又是企业财务状况的机密资料。这些资料应严格限制接近，在未经批准之前，其他无关人员不能随意接近和查看，以避免篡改、销毁资料记录等事件的发生。
(2)实物的保护。实物保护是指为使实物免遭盗窃、损伤、火灾及其他意外的损害，确保实物的完整性而采取的各种对策。例如，建造保险门、使用保险柜以防盗窃；设置灭火器、消防水龙头以防火灾等等。要定．期检查实物的保护情况，消除隐患，尽可能地减少实物受损的机会。
(3)实物的清查。企业应根据其业务特点，采用定期盘点、轮番盘存的方法，检查财产物资的实存数量，妥善处理盘盈盘亏，保证实存数和账存数相符。实物清查的要点如下：
①盘点实物，并与会计记录核对一致。实物资产盘点，并与会计记录核对一致在很大程度上保证了账实相符。当然实物资产与会计记录存在相同错误的可能还是有的，但这种可能性是极小的。因此定期盘点和比较是一种很有效的资产保护措施。
②盘点结果与记录差异的调查。资产盘点结果与会计记录差异应由独立于保管和记录职务的人员进行调查。盘点结果与会计记录之间存在差异说明可能在企业资产管理中出现了错误、浪费、损失和其他不正常现象，或是在会计记录中出现了错误和其他不正常现象。调查人员要根据查明的原因、差异的大小及有关制度进行纠正。为了防止差异再度发生，可能修改某些处理程序，解雇不诚实雇员或采取其他改进措施。
③确定盘点和比较的频率。资产盘点和比较的频率与业务特点、盘点成本和出错的敏感性有关。一般来说，现金要逐日清点做到日清月结，并与现金总账核对做到账实相符；而存货则以较低频率进行盘点。
④实物的保险。通过对资产投保火灾险、盗窃险及其他途径来减少受损的程度和机会，从而保护企业的实物安全。企业高级管理人员应根据企业经营水平和业务性质的变化，做出保险覆盖率水平的决策，并随时检查保险覆盖率水平是否恰当。