文/ 于焱 吕素
当工作群带给员工的是焦虑、倦怠，而不是便捷、高效时，应引起管理者的重视。
“@所有人”“收到请回复”……相信很多职场人都有被微信工作群消息狂轰滥炸的经历。
如今微信因其功能多样、互动性强等特点被广泛应用于工作领域，尤其在新冠肺炎疫情期间，很多企业采用线上办公的形式，微信工作群逐渐成为企业员工必不可少的办公工具。此前《解放日报》曾对1000名职场员工进行调查，结果显示，56.6%的被访者表示领导习惯在群聊中下达工作指令，而不是通过正式流程；35.8%的被访者称非工作时间的工作指令几乎每天都会出现。
建立工作群的初衷是便于组织成员之间的信息共享与沟通便捷，但不知从何时开始，员工的业余生活被工作群干扰，不管在哪里、在做什么，一旦收到工作群内的指示他们就得马上回复并处理工作，严重影响正常休息与生活质量。
工作群的过度使用给员工带来的工作压力与生活负担越来越大，不断涌现的负面情绪积攒到一定程度便会对现有工作感到倦怠，这无疑不利于组织良性发展。
01 信息轰炸加重工作负担
工作群方便组织成员随时随地沟通，但由于其建立简单，导致大家不论工作任务大小就建群，工作完成后也不解散，有时不再用的群会突然弹一些无用的消息，比如投票或帮忙助力等。
任何人在群内都能随时随地发起话题，很多员工被迫在工作或非工作时间内参与一些和工作业务无关的话题和事宜。另外，在企业层级管理下，一个业务部门十几个群，有总群、大群、分类群……每一级领导都会和下属员工建立一个自己为管理员的工作群，如此员工往往同时在很多群里。
有时直属领导会直接将上级领导的通知原文转发到自己的群里，造成各个工作群内消息交叉重复，再加上员工的各种发言和反馈，导致信息杂乱无序。
当微信办公成为企业普遍现象，那些本该按明确流程走的工作事项变得权责不清，有时大家该打确认电话的不打，该发公函签收的不发，误事后员工就以“群里通知了”来搪塞推责，而不在意信息是否“送而不达”。
员工打开微信后各种工作群映入眼帘，各个群动辄显示“未读消息150条”，可点进去后往上翻看到的都是“收到”，半天翻不到具体通知，很容易漏掉重要信息。员工每天花费大量时间浏览与处理群消息，不仅降低工作效率、增加工作负担，还容易滋生负面情绪，产生工作倦怠感。
02 制造焦虑影响工作推进
你有没有被工作群提示音不断打扰的经历？每天工作群消息响个不停，但怕 错过重要消息又不能屏蔽，这种焦躁感想必很多人深有体会。
很多员工每天被不断弹出的群消息包围，极易产生烦躁情绪，手边工作还没处理完毕群里突然下发新任务，不仅分散员工注意力，还扰乱正常工作思路和节奏。
员工如果在工作时间从工作群中得知一些非业务消息，产生不安、烦躁或者激动情绪的话，可能会影响当前工作的推进；员工怕错过工作群里的通知或担心没及时回复而担心耽误工作进度，就会不停地看群消息，这种无序的工作安排让员工力不从心、精疲力尽。
工作群的使用真的让工作更高效便捷了吗？显然，如今工作群已经成为很多人的梦魇。
有些工作几乎需要员工全天不时地查看群消息，时刻保持工作待命状态，导致员工患上“职场焦虑症”。
当员工每天通过工作群处理过量信息时，会逐渐产生压力和抵触心理，所以一些员工在面对不断弹出的群消息时变得麻木，甚至抗拒对工作群的使用，进而丧失工作热情、缺乏工作动力，出现逃避工作及责任的现象。
△ 员工的家逐渐成为新的办公场所，原本应陪伴家人朋友、修复自己疲劳身心的时间，却必须时刻关注工作群乃至处理工作
03 混淆生活与工作的边界
生活和工作应是两个独立领域，但工作群的过度使用让两个领域的边界越来越模糊，工作领域不断入侵生活领域。
在工作群发布消息灵活、快捷，所以有些领导或员工不论何时都往群里发工作指令，导致员工每天下了班以及周末也要时刻关注群里通知并完成工作。
没有工作氛围和条件，员工在非工作时间处理工作需要更多精力和时间，导致他们工作压力过大。员工身心俱疲，休息时间无法充分休息，上班时就难以调整到最佳工作状态。
本身“996”工作制已经严重影响员工的工作热情，再加上工作群滥用，使他们本来就不多的个人时间变得更加珍贵。
员工的家逐渐成为新的办公场所，原本应陪伴家人朋友、修复自己疲劳身心的时间，却必须时刻关注工作群乃至处理工作。久而久之，休息时间不断被工作填满，隐形加班逐渐成为常态。
很多企业并不重视这一情况，将过多过滥地使用工作群视为理所当然，对其造成的不良后果熟视无睹。
工作群过度使用使员工工作量增加、工作时间延长，但企业对此并没有相应补贴，薪酬福利和晋升制度也不够完善。员工会对自己为企业付出时间与精力却没有得到补偿的情况越来越不满，逐渐对组织感到失望，降低对企业的认同感。
04 形式主义回复消耗精力
有的工作群存在溜须拍马的不良风气，比如有时领导在群里发消息，很多人纷纷点赞，跟风献上奉承话。
这种歪风邪气的盛行使工作群的本质发生改变，成了形式主义的秀场。总有一些“官气”十足的领导十分关心有多少人给自己的发言点赞，回复了哪些恭维话。
还有些领导计较员工所发文字中透出的所谓工作态度，在他们眼中，“嗯”和“嗯嗯”，“OK”的表情和“好的，老板”表达了工作态度的不同。迫于这些隐形压力无奈谨慎回复的群成员难免烦躁：回复工作群消息还要揣摩对方意思，每句话都要字斟句酌，实在太消耗精力。
有时员工对群消息回复慢了会被单独@好多遍，可能有些较真的领导还会单独私聊询问员工为什么没有及时回复，给他留下工作不认真、消极怠工的不良印象，影响晋升。
过去，员工的工作倦怠多是由于工作量大、流程琐碎、内容重复枯燥引起的，随着企业治理模式的现代化和新产品的运用，员工工作倦怠成因进一步扩大。
工作群的过度使用带来负面影响就是一个典型例子，它降低了员工对组织的认同感以及对工作的满意度，造成员工工作效率低下，不利于企业长远发展。
05 减轻工作群过度使用
带来的负面影响
首先，制订工作群使用规范。
企业应制订具体的工作群使用规范条例，允许阶段性项目成立专门的工作群，但必须经过相关负责人同意，当工作完成后，工作群要及时解散。
坚持工作群“谁主办，谁负责”的原则，群主要明确管理责任，对群内人员的管理、工作发布、交流讨论等进行整体把控，全权负责。
企业内部各层级应控制建群的数量，避免过多；对要向群里发送的信息进行筛选，控制无效信息的传播，减轻员工处理群消息的难度；明确哪些是能在非工作时间向员工传达的信息，不在工作群里闲聊，防止有效信息被淹没；工作群中可发布的内容包括通知公告类、制度规定类、工作动态类，除此之外信息的发布要经过严格审核，严禁在工作群内散布与工作无关的信息；涉密文件不在工作群内发布，业务该走的流程应落实到位，切不可仅在工作群发布工作指令草草了事。
其次，以人为本完善福利制度。
企业应弘扬以人为本的企业文化，就工作项目成立工作小组、建立工作群。采用弹性工作制，允许组内每位员工合理调整对工作群的使用时间并轮岗，保证小组内有人对群内发布的工作任务及时接收与反馈。这样既能不漏掉信息、完成工作群发布的工作，又确保每位员工都有休息时间。
在非工作时间内主动参与完成工作群内发布的任务的员工，企业应给予一定奖励，提高员工福祉。
对员工的激励不限于薪酬、奖金等物质激励，还应有精神奖励。如企业可给工作压力大而有负面情绪的员工安排休假，避免其心理失衡。
由于员工以失去生活为代价服从工作安排，企业的人文关怀也应包括员工的家庭成员，确保员工在为企业工作的同时没有后顾之忧。
最后，及时疏导员工的职业倦怠情绪。
作为领导者应以身作则，改善不合理的工作方式，营造团结友爱、互相信任的组织氛围。及时关注员工的情绪变化，如果发现员工已经产生职业倦怠情绪，及时安抚和疏导。
企业可建立员工心理压力监管体系，组织员工定期进行压力测评和举办心理培训讲座；引导员工以积极心态看待工作群的使用，善于自我排解压力，提高处理信息的速度与效率并及时回复工作群内的询问消息，工作时不掺杂负面情绪；群成员之间有工作交流时，尽量采取“一对一”私聊的沟通模式，非必要不在工作群内展开讨论，以免给其他群成员带来困扰；锻炼员工加强自己的边界管理，尽量实现工作与生活的平衡与融合。■
作者单位 长春大学管理学院
本文刊发于《企业管理》杂志2022年第9期
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