项目管理过程组(Project Management Group)
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项目管理过程组指的是项目管理输入、工具与技术和输出的逻辑组合,包括启动过程组、规划过程组、执行过程组、监控过程组和收尾过程组。
项目管理是在项目活动中运用知识,技能、工具和技术来实现项目要求。项目管理总体有五个过程:启动过程、计划过程、实施过程,执行过程、收尾过程等,包含了九大领域的知识:范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、风险管理、人力资源管理,沟通管理、采购管理及系统管理的方法与工具。[1]
项目的启动过程就是一个新的项目识别与开始的过程。一定要认识这样一个概念,即在重要项目上的微小成功,比在不重要的项目上获得巨大成功更具意义与价值。从这种意义上讲,项目的启动阶段显得尤其重要,这是决定是否投资,以及投资什么项目的关键阶段,此时的决策失误可能造成巨大的损失。重视项目启动过程,是保证项目成功的首要步骤。
项目的计划过程是项目实施过程中非常重要的一个过程。通过对项目的范围、任务分解,资源分析等制定一个科学的计划,能使项目团队的工作有序的开展。也因为有了计划,我们在实施过程中,才能有一个参照,并通过对计划的不断修订与完善,使后面的计划更符合实际,更能准确的指导项目工作。[1]
在项目的不同知识领域有不同的计划,应根据实际项自情况,编制不同的计划,其中工作分解结构、活动清单、网络图、项目进度计划、质量计划、沟通计划、采购计划等等,是项目计划过程常见的输出,应重点把握与运用。
项目的实施,一般指项目的主体内容执行过程,但实施包括项自的前期工作,因此不光要在具体实施过程中注意范围变更、记录项目信息,鼓励项目组成员努力完成项目,还要在开头与收尾过程中,强调实施的重点内容,如正式验收项目范围等。
在项目实施中,重要的内容就是项目信息的沟通,即及时提交项目进展信息,以项目报告的方式定期通过项目进度,有利开展项目控制,对质量保证提供了手段。
项目管理的过程控制,是保证项目朝目标方向前进的重要过程,就是要及时发现偏差并采取纠正措施,使项目进展朝向目标方向。
控制可以使实际进展符合计划,也可以修改计划使之更切合目前的现状。修改计划的前提是项目符合期望的目标。控制的重点有这么几个方面:范围变更、质量标准、状态报告及风险应对。基本上处理好以上四个方面的控制,项目的控制任务大体上就能完成了。
一个项目通过一个正式而有效的收尾过程,不仅是对当前项目产生完整文档,对项目关系人的交待,更是以后项目工作的重要财富。在经历的很多项目中,更多重视项目的开始与过程,忽视了项目收尾工作,所以项目管理水平一直未能得到提高。另外要重视那一类未能实施成功的项目收尾工作,不成功项目的收尾工作比成功项自的收尾更难,也来得更重要,因为这样的项目的主要价值就是项目失败的教训,因此要通过收尾将这些教训提炼出来。[1]
项目收尾包括对最终产品进行验收,形成项目档案,吸取的教训等。项巨收尾的形式,可以根据项目的大小自由决定,可以通过召开发布会、表彰会、公布绩效评估等手段来进行,形式是根据情况采用,但一定要明确并能达到效果。