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广义的规范性文件是指属于法律范畴（即宪法、法律、行政法规、地方性法规、自治条例、单行条例、国务院部门规章和地方政府规章）的立法性文件和除此以外的由国家机关和其他团体、组织制定的具有约束力的非立法性文件的总和。
狭义的规范性文件是指法律范畴以外的其他具有约束力的非立法性文件。目前这类非立法性文件的制定主体非常之多，例如各级党组织、各级人民政府及其所属工作部门，人民团体、社团组织、企事业单位、法院、检察院等。
标题，发布或通过或批准的日期，章题。
必须是行政机关和法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织才有权制定规范性文件，这些有行政职权的单位又称为行政主体。一般而言，各级政府公布的行政执法主体有资格发布规范性文件。
各行政主体制定的规范性文件必须在其法定职权范围内，并且制定过程也必须合乎有关程序性规定。
法定职权可以看执法依据，这在目前开展的行政执法责任制中有要求；法定程序各地规定不同，但省一级基本上在备案方面都有法规或规章的规定，如山西省政府2004年政府第168号令《山西省规范性文件制定与备案规定》，在制定和前置审查方面各地要求不同，山西省政府2006年以政府第190号令发布的《山西省行政机关规范性文件制定程序暂行办法》就只针对省政府及其工作部门作出要求。
这里面有两层意思，首先是针对不特定的多数人，再就是能反复适用。行政机关制定的内部管理制度，技术操作规程，人事任免决定，对具体事项的通报、通知以及行政处理决定等文件，不在这一范围。
是否具有普遍约束力也是判断规范性文件的试金石。有人以是否涉及或者影响公民、法人或者其他组织权利义务作为判断的主要标准，但我认为这一标准并不好把握，有些规定表面看来不影响行政相对人的权利，也没有专门设定公民义务，但作为行政管理措施却普遍适用，并且间接影响社会，这也应当属于规范性文件的范畴。
规范性文件是下行文，上行文、平行文不是规范性文件。
规范性文件的内容应当同时具备“三性”，即外部性、普遍适用性和反复适用性。
根据《立法法》我国的各级国家权力机关（人大及其常委会）制定的是法律和地方性法规，国务院制定全国性的行政法规、国务院部委制定部门规章、各省市自治区政府制定地方性规章，除以上外各级政府及其部门均可依法制定规范性文件（有时政府省部一级也会制定规范性文件，人大是无权制定规范性文件，但有权审查）。建议初学者在区别法律法规与规范性文件时不要看名称，而是看制定机关，如《XX省卫生防疫条例》系由省人大制定属地方性法规，《XX省人民政府关于XXXX的暂行办法》是由省级政府制定的规范性文件，《中华人民共和国XX部关于XXX办法》属部委规章，《XX市城市卫生暂行规定》是地方政府的规范性文件。