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所谓职务代理是指根据代理人所担任的职务而产生的代理，即法人或其他组织的成员以及主要工作人员就其职权范围内的事项进行的法律行为，无须法人或其他组织的特别授权，其法律效果应当由法人或其他组织承担。
一、职务代理人制度
在外资企业，尤其是台资企业中盛行着一种有效的人力资源管理模式，称之为职务代理人制度。何谓职务代理人制度?职务代理人制度是指在岗位职务人员离岗期间，由他人代为行使权或执行工作任务的相关规定。代他人行使职权或执行工作任务之人称之为职务代理人，岗位职务人为被代理人。职务代理人与被代理人的代理关系建立在一定的岗位职务或职责之上，代理权依据所担任的岗位职务而产生。职务代理人根据企业的实际情况，可分为指定代理和法定代理两种类型。
二、职务代理人制度的作用
职务代理人制度在企业生产经营过程中发挥着重要的作用，能够保证人力資源的有效运用，为企业的正常运作提供人力保障。其作用主要表现在以下两个方面：
一是为企业储备岗位人才。职务代理人制度需要代理人既熟悉自身的岗位业务，又要熟练掌握被代理人的业务技能，以便随时能够代替被代理人处理其工作任务。岗位职务人通常设二名代理人，分别为第一职务代理人和第二职务代理人。平常代理人只处理自身的工作任务，只有在岗位职务人离岗时，才代为处理其岗位事务，一般的岗位职务代理人可以通过岗位轮换的形式熟悉对方岗位业务。由此，代理人在代理过程中既熟悉了自身的岗位业务，又掌握了被代理人的岗位业务技能，丰富了他在不同岗位上的实践能力，无形之中为企业储备了岗位职务人才，解决了企业人才缺失的困扰。
二是保障企业的正常运转。企业通常会因职务人员出差、请假、休假、调岗、离职等，引起岗位职务无人代理，造成工作推诿和工作脱节的现象，以至影响到企业的正常运作。职务代理人制度能够很好解决企业因岗位人员暂时缺失的困扰。职务人一旦离岗就可以由代理人直接接手代为处理其工作事务，这将提高企业各单位、部门的办事效率，提升企业的整体形象和客户满意度。由此可见，职务代理人制度能够保证人力資源的有效运用，进而保障企业生产经营的正常运作。
三、如何建立健全职务代理人制度。
职务代理人制度作为一种有效的人力资源管理模式，在保障企业正常运作、提升企业实力和整体竞争力方面发挥着良好的作用。我们不防将它引用到现代烟草企业人力资源管理上来。烟草企业该如何建立健全职务代理人制度呢?可以从以下几个方面着手：
(一)选定职务代理人
在烟草企业里，建立职务代理人制度要求上至领导、下至员工，每个岗位职务人员都必须配备最少二名职务代理人。当职务人请假、出差、休假时，由第一职务代理人行使代理权和执行代理任务，当第一职务代理人不在时，再由第二职务代理人代理其岗位职务。由于部门人员之间较为熟悉对方的工作业务，一般员工的职务代理人在本部门选定较好，代理人与被理人之间也可以互为职务代理人。单位领导人和部门负责人可以临时指定或依制度法定一二名副职为其代理人。代理人必须熟悉被代理人的岗位业务，由于在非职务代理期间，代理人只负责自身岗位工作，一般员工的职务代理可以通过调配、岗位轮换等形式，来熟悉双方的业务。部门人员的职务代理人由部门主管通过部门考核来选定，并按人员编制职务代理人名册，报人事部门备案。
(二)行使职务代理权
部门人员请假、休假、出差或其他原因不能出勤时，应按照职务代理人名册，由第一代理人代为行使其职务，当第一代理人因故无法代理时，应由第二代理人代理。若安排由一人代理确实有因难的，得酌情分别指派数人代理。职务人除特殊情形外，应于差假前将其工作与代理人交代清楚，并对代理人负责业务指导。在职务代理期间，代理人除负责本职工作外，还必须确实负责办理代理职务之工作。代理人在行使代理权或执行代理工作任务时，如同被代理人亲自办理，具有同等效力，对于能独立处理的工作应及时处理，不能独立处理的应及时联系被代理人征求处理办法。代理权履行完毕，代理人应将代理情况与被代理人书面交待清楚。
(三)划分职务代理责任
被代理人除特殊情形外，应于差假前将其工作交代清楚，保证本人不在岗时，部门工作的正常开展，若因其交代不清造成工作停滞或拖延，全部责任由被代理人承担。代理人在代理期间内未尽职务代理之责以致耽误工作的，责任由代理人承担。非职务代理期间，当处理紧急事件时，若职务人因故不能在场又不能联络时，代理人有权进行处理，但事后必须告知职务人，事务处理责任由代理人与职务人共同承担。
(四)建立职务代理考核机制
为充分发挥职务代理人制度在人力资源管理中的作用，我们需要建立职务代理长效考核机制，实行奖优罚劣，做到奖惩分明。对于代理人在职务代理期间负责尽职，工作繁重且时间较长，其考核成绩优良者，应予以适当奖励。对于因被代理人造成工作延误或代理人不履行代理职责的，应给予相应处罚。建立健全的职务代理考核机制，有利于促进人力资源有利运用，进而保障企业生产经营工作的顺利开展。
(五)职务代理中的几点注意事项
1、代理领导职务之人中，对其所指示或签字的重要公文或文件，应于领导回来办公时，补充核阅。
2、在职务代理中，有的情况不适用于代理，如：需要专业技能的技术性鉴定；有关借款签字确认手续，指需要本人确认的借款，必须由本人行使，他人不得代理；制度规定的其它情形等。
人力资源开发与管理最终以企业发展为目的，职务代理人制度作为一种有效的人力资源管理模式，在挖掘人才、管理人才方面发挥着良好的作用。现代烟草企业管理建立健全职务代理人制度，将有利于提高部门办事效率，为企业各岗位职务储备人才，保证人力資源的有效运用，进而保障企业正常生产与经营。
职务代理与委托代理的区别在于：职务代理中代理人是本人的工作人员，其担任一定职务即获得一定的授权。而职务代理人的职权范围依据法律、法规、交易习惯或单位的规章制度来确定。这种职权范围可以通过规章制度等文件加以限制，但这种限制不得对抗第三人。