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组织情报在很大程度上和竞争情报有共性,而知识管理和组织智能的范围要更加宽泛,并且其侧重的方面有所不同。
从组织角度视之,情报的内涵与外延都与传统意义上的客观知识、文献情报、记录型情报有了根本的不同,而更多地打上组织的烙印,具有组织的标签。为此,有必要将组织中情报问题作为一个专门的研究对象进行研究,这既是对组织理论的补充,也是情报学持续发展的方向。以科学学标准,概念是研究对象的抽象,是思维的前提,因此总结并提炼出组织情报这一概念具有非常重要的意义。
根据以上比较,我们认为组织情报具有如下特点:
(1)组织情报是组织的知识增量
对于这一点,实际上以前已经有过诸多的讨论。
布鲁克斯方程式在此处可以应用。布氏关于情报是知识增量的观点是极有价值的。但是需要说明的是,这一观点只有从组织的视角来进行观察才是有意义的。而布氏并没有指出这一点,其思考的角度仍然放在个人的知识结构之上。这样观察的视点并不能够对构筑情报学的理论体系和范式提供帮助。
从组织角度看的增量知识,即情报,将其性质与诸多的其它概念相区别开,它强调组织的“情报”获取与分析,与“知识”的获取与分析不一样。
(2)组织情报更为关注的是组织的外部信息
竞争情报最初是被作为获取企业外部信息的手段来看待的。它被认为是关于竞争对手身份、行为的信息的集合。经过若干年的发展,关注的范围有所扩展,它被认为是关于竞争环境、竞争对手和竞争策略的信息收集和研究。但其重要任务仍然是关注企业外部动态,如竞争对手的销售收信、经济趋势、产品战略、来自卖方的信息、潜在的接管、兼并、收购以至来自新雇员的有关其前雇主的公开信息等等。
对组织情报来说,其范围比竞争情报要更广泛一些。
(3)组织情报的战略导向——作为过程和产品
组织情报对战略的重要性日益增加与组织所处的环境变化有着重要的关系。经过许多战略学家的努力,战略环境及其构成要素的研究已经比较细致了,包括了宏观、中观及企业微观的各个层面。而近十几年来加强了对环境战略的环境因素变化的研究。
环境复杂程度大大加深。环境很复杂,其中各个因素不但在持续变化,而且它们之间的相互作用也在不断变化着,它是一个混沌系统。
总体来说,新的战略环境呈现出复杂、动态、信息丰富、不可预测和无序的特点。Bettis. Hitt(1995)将新的环境下的战略分析比作“给满天星星拍照”;而以前稳定的环境条件下的分析则被视为“给运动的物体拍照”[17]。为适应新的环境条件,新的战略思维需要能够迅速感知环境变化,能迅速对环境变化采取措施,能迅速使用资源对采取的措施进行支持,而其中首要的是感知环境和认识环境[18]。
在复杂和信息丰富的环境中,企业并不缺乏信息,缺乏的是对信息的过滤和识别。为此,组织情报作为一个过滤器,其功能就是对丰富的环境信息进行过滤,提取有用信息,满足企业迅速感知环境变化、有效瓜的要求。通过它忽略掉其它信息,并根据它们进行资源分配。
(4)组织情报的智能导向
组织情报的智能性,主要表现在它所提供的并不是原始信息,在大多数情报下是满足企业决策需要的、经过加工的、具有极强的针对性和专业性的信息。这种智能性尤其体现在情报的分析和研究之上。
情报研究是对社会信息的深度加工,是开发和利用信息资源的一项研究活动,是将信息转化为情报的系列化加工过程,个别的加工环节和缺乏深度的加工过程不应视为情报研究。但它不限制加工信息的内涵,可以是适合任何组织需要的信息(如政府信息、经济信息、科技信息等)。
这种智能过程的成果是形成新的增值的情报新产品,它可以是一种情况、背景或判断,也可以是种思想、建议或方案,能产生一定的社会/经济效益。因此新颖性和增值性是情报研究的重要特征。
(5)组织情报的未来导向和为决策服务特征
这是由组织情报主要服务于战略与决策这一特点所决定的。
正如同竞争情报从理论到方法均来自于军事情报一样,组织情报与竞争情报在诸多方面都存在着共同之处。但是为什么我们仍然要提出组织情报这一概念呢?
作者认为,组织情报概念的提出是为情报学在新时期获得持续发展提出新的视角和新的方向,具体可以从以下三方面对此加以论述。
第一,组织情报观第一次提出了一个观察情报和信息的新视角。
组织情报观有可能在组织研究的基础之上,为情报学建立起坚实的理论基础。而竞争情报,尽管在近十多年来在国内外得以迅速的发展,但主要是在实践上,其在理论方面的发展却差强人意,一个重要的原因是竞争情报主要还是局限于企业竞争的领域,尚缺少将其作为一门独立的学科进行的努力。
组织情报观首先提供的是一种普遍性的理论视角,将对情报现象、情报过程、情报工作、情报产品的认识建立在组织分析的基础之上,由此得出情报作为组织的一个生存、发展的要素的结论。可以拓宽视野,将情报过程和情报现象的研究扩展至所有类型的组织,而不仅仅是企业。
第二,组织情报观第一次提供了一个完整的理论分析的框架,从而在理论上为建立和图书馆学以及其它学科相区别的、独立的情报学创造了可能性。
基于组织来观察情报现象和情报过程。组织理论是一门新兴的学科。组织是人类社会广泛存在的,在组织理论的基础之上考察情报现象和过程,可以给我们以极大的启迪,在很多方面都有豁然开朗的感觉。
从组织生存、组织发展、组织竞争、组织与环境的关系等方面,可以对信息与情报作出清晰的区别,特别是理解情报作为组织生存要素的意义。因此,情报学的范围在组织情报观视野之下,远比竞争情报要更广泛、深刻和丰富。组织情报包含了竞争情报,但远不止于竞争情报。因此,组织情报学或组织情报研究的范围和内容除目前竞争情报所涉及的部分,还有极大的拓展空间。
此外,以组织理论为基础的组织情报研究可以帮助我们在组织分类和性质的基础之上研究不同类型的情报现象和情报活动。因为每一类组织的目标、环境、生存的手段和方式不一样,因而在存在情报活动的共性的基础之上,也存在着其各自的个性。因此可以根据组织的性质、类型和特点来分析和认识不同组织的情报活动的性质、类型和特点。由此在统一的情报学原理的基础上,建立各个情报学的分支。
第三,在实践的意义上,可以将不同的部门的情报方法加以总结,提炼出可以运用于不同部门和不同领域的情报学方法。
在职业认同方面,虽然不同的组织有各自的情报分析人员,但是我们可以在共同的学科和方法的基础之上,建立起相关的行业和行业组织,就如同现在已经建立的竞争情报协会一样。虽然在不同行业、不同组织之中,但是大家初步建立起职业和团体的认同感受,这对情报学的学科发展和情报学教育的发展都是很帮助的。
在情报学教育方面,基于组织情报观建立起来的组织情报研究将形成一门独立的学科,有特定的研究对象、研究方法、研究内容,可在学科之林占有一席之地。
对比竞争情报的概念,组织情报视野更为开阔,更为深刻地揭示了组织与情报的本质联系,更有利于我们建立一个理论基础更为坚实、解释力更强大的情报学理论体系。组织情报的概念比竞争情报的适应范围更加宽泛,它可以适用于包括政治、军事、经济、科技、学术等各种类型的组织,并揭示其共性和特性。