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人员定额是在核定劳动效率定额的基础上，确定企业使用劳动力的标准，它是合理组织劳动的中心内容，也是提高劳动效率的重要措施。
人员定额制订得是否合理，对节约使用劳动力和促进劳动分工合理化具打积极作用。由于各类人员的工作性质的特点不同，因而确定人员的数量与具体方法也不一样，主要有：
(1)按劳动效率定员。即根据工作量和商业职工的平均劳动效率来定员。其计算方法是：
人员定额=单位时间内销售量(额)÷单位时间内劳动效率定额
因为职工有病事假，还应该把出勤率因素考虑在内。因此，实际人员定额应当大于按劳动效率计算的人员定额o
(2)按岗位定员。根据工作量的多少来确定人员。例如，一天有100件包装物，规定打包员的包装定额为20件，则需要定员5人。
(3)按比例定员。就是将商业职工总数划为若干不同工种的比例来确定不同的人员。例如，以售货员、采购员、清洁员、炊事员之间的比例大小来定员。
(4)按职责范围来定员。这种定员方法，一般用于管理人员，如财会人员、统计人员等。
以上几种定员方法，可根据不同工种的人员分别采用。需要注意的是，开展定员工作不能孤立地进行，要同其他工作紧密结合起来。同时要处理安置好多余劳动力。
人员定额是一项政策性、技术性、群众性很强的工作，做好这项工作，必须遵循以下原则：
(一)要保证实现企业生产经营目标的需要
无论是人员的数量标准或素质要求，部必须满足正常情况之下生产经营活动的需要，以保证整个生产经营过程连续、协调地运行。人员定额过紧或素质过差，都要影响生产经营活动的正常进行。反之，过松或素质过高又会造成浪费，出现人浮于事等现象。
(二)要以“精简、高效、节约”为目标
在保证企业生产经营活动正常运行的前提下，要强调“精简、高效、节约”的原则。必须设的机构和岗位而工作又负荷不满的要提倡兼职，以充分利用工作对间，节约使用人力和促进职工学习掌握各种技能，使劳动工作内容丰富多彩。
(三)各类人员的比例关系要协调
各类人员的比例关系也就是人员结构是否科学的问题。一般来说制定人员定额应当协调好以下几种比例关系：
1.协调好直接生产人员的比例关系
企业是从事物质生产的，直接生产人员与非直接生产人员应当有一个合理的比例，才能发挥企业的群体效应。如果直接生产人员(一般括第一线的生产人员)数量不足，就要影响生产的发展。在50年代曾经规定非直接生产人员占职工总数的比例一般不得超过18%。实践证明这两类人员的比例关系在不同性质的企业应该是有所差别的：在劳动密集型的企业，决定生产状况的主要力量是直接生产工人，他们的比重应该大一些；资金技术密集型的企业，科学校术人员和科学管理人员在推动生产发展过程中作用较大，这类人员的比例就不宜过小，而且随着科学技术的发展，这类人员比重将会逐步增大，这是今后发展的趋势。
2.协调好直接生产人员内部结构的比例关系
这其中主要是要协调好技术结构和主辅结构的比例关系。
技术结构比例关系是指高级、中级、初级等不同技术熟练程度的工人之间的比例关系。国务院关于职工教育有关文件曾提出高级、中级、初级技术熟练程度工人的结构一般要达到1:3:6。目前，国外一些发达的资本主义国家已经达到4:5:1。
主辅结构比例关系是指基求生产工人与辅助生产工人的比例关系。这个比例关系在不同；行业之间不太一样。我国的机床行业一般是1:13产品比较复杂、新产品试制多的企业相对高一些，为1:1.3。从发达的资本主义国家情况看，基本生产工人的比例关系一般呈下降趋势，，因为随着企业生产机械化、自动化水平的提高，生产能力的增大，维修工作量和运输工作量将不断增加，这样，辅助工人比重就要有所增大。
3．协调好非直接生产人员内部结构的比例关系，其中有工程术人员与经营管理人员的比例关系，工程技术人员和经营管理人员内部的结构比例关系等。
(1)工程技术人员与经营管理人员的比例关系
这种比例关系是受不同时期经济管理的理论和企业的经营方针影响的。从国际上看，经营企业的重点策略，50年代起主导作用的是生产，60年代是技术，70年代是财务，80年代是战略目标。50-60年代需要较多的工程技术人员，70—80年代则需要较多的科学管理人员。从我国目前的情况看，这两类人员的合理结构不能“重此轻彼”。目前我国工程技术人员偏少，经营管理人员数量虽然不少，但水平不高。因此，重视工程技术人员的数量，提高经营管理人员的素质，是今后我国一个时期内人员结构中值得重视的问题。
(2)工程技术人员内部结构比例关系，即科研人员、设计人员、生产人员的比例关系
科研人员是更新企业产品，提出新技术、新工艺构想的发明者；设计人员是把科研成果变成实施方案的设计者；生产技术人员是把设计方案投入生产的生产者，他们之间各具特长，各有作用，缺一不可。目前，我国普遍存在科研人员少的矛盾。在发达国家的企业中，科研人员一般占10%以上，有的企业高的达30%。因此，我们必须制定出科学的用人制度、考勤制度、奖惩制度、退职退休制度以及调配调节制度等。在招用人员的时候，要注重人员的素质，量才录用；在生产劳动过程中，要注意考核、调节，人事相宜，同时也要建立和完善相应的社会调节机制。
人员定额是企业科学地组织生产劳动；合理使用劳动力的一种方法。它是企业管理特别是劳动管理的一项基础工作。
企业劳动管理有三大基础工作：
一是设计科学的劳动组织，合理地进行劳动的分工与协作；
二是制定科学的劳动定额，给每一个劳动者规定必要的劳动量；
三是制定科学的人员定额，为生产既定的产品规定必需的各类劳动者的数量，保证生产任务的完成。
这三顶基础工作是互相联系、三位一体的。科学的劳动组织是制定科学的劳动定额和制定科学的人员定额的基础；科学的劳动组织又必须依靠科学的人员定额的依据。要科学地处理好这三项基础工作，从而使劳动力与劳动对象、劳动手段达到最佳的结合。
人员定额的具体作用主要体现在以下四个方面：
(一)人员定额是企业用人的科学标准
企业要组织生产劳动，就必须合理使用劳动力。某项工作需要多少劳动力，要使用什么样的劳动力，都得有一个标准，人员定额就是这样的一种标准。有了这个标准，企业就能既合理地使用好劳动力，克服人浮于事的弊病，又能保证生产任务的完成和劳动生产率的提高。
(二)人员定额是企业编制劳动计划的依据
1982年，国家经委和劳动人事部联合颁发的《关于加强企业编制定员和劳动定额工作试行办法》中就明确规定：“要根据定员编制劳动计划。”这里讲的定员就是人员定额。人员定额是在对企业生产经营过程和劳动组织进行全面分析调整的基础上，以科学的劳动定额和设备岗位数量等为依据制定的，所以，按人员定额编制职工人数计划，是劳动计划编制工作应当遵循的一条原则。
(三)人员定额是企业劳动力调配的主要依据
随着企业生产任务、技术条件的变化和职工文化技术素质的提高，劳动力数量和素质都会发生不平衡的现象，这就需要及时地在各个车间、工种、班组之间进行劳动力的余缺调剂，重新合理地进行配置，其依据就是人员定额。
(四)人员定额是加强整个企业管理的必要条件
企业的生产管理、财务管理、经济责任或劳动纪律等工作，都必须有人员定额这个标准作基础，这样才能保证机器设备满负荷、人的劳动量满负荷地运转，以提高劳动生产率和经济效益。