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鱼缸会议

  	      	      	    	    	      	    

鱼缸会议(Fishbowl Meeting)

目录

什么是鱼缸会议

  鱼缸会议是一种组织会议的方式。倡导不同的群体本着合作的精神,一起分享各自的观点和资讯。[1]

  在管理中,有一个常见的现象,喜欢将错误归结于自身之外的因素。比如销售部门责怪制造部门:“我们一直达不到销售目标的原因,是我们的品质无法同别人竞争”;制造部门责怪工程部门;工程部门回头责怪销售部门:“如果他们不干扰我们的设计,让我们近期发挥设计产品,我们已经是业界的领导者。”

  由于传统的职能分工,是我们仅仅专注于自己的职务,看不见自己行为的影响怎样延伸到职务范围之外。当有些行动的影响回过头来伤害到自己,我们还误认为这些新问题是由外部引起的。

  鱼缸会议就是让销售部门与客户服务部、或高层管理人员管理顾问碰头,对各部门进行诊断。被诊断的部门自始至终不能发言,只能记录其它部门的意见。由于这时候,被诊断的部门好像鱼缸中供人观赏的金鱼,因此,这种会议被称为鱼缸会议。

鱼缸会议的应用时机

  • 何时用:鱼缸会议使某些群体与顾客供应商经理等其他与之利益攸关的群体加强沟通
  • 何时不用:如果用这种方法不能明确地分清各群体的职责,就不宜使用。
  • 培训:会议召集人需要接受培训。

鱼缸会议的目的

  • 深入分析问题,发现问题的根本原因。
  • 增进各部门了解,扫除误会。
  • 制定协同战略目标。

鱼缸会议的步骤

  鱼缸会议使用流程

序号步骤使用细节
1确定对象确定是部门内部沟通还是跨部门]的沟通,哪些人参与。
2准备反馈表按人数准备好鱼缸会议的反馈表,确保每个人都能得到其他伙伴的建设性反馈。
3围坐成圈人数在8人以内,则围坐成一圈;如人数较多,则可以分成多个小组,每个小组都各自围坐成一圈。
4鱼缸会议鱼缸会议的角色分为鱼和水,会议开始之后,每个人轮流坐在圈的中间,作为鱼,倾听其他作为水的伙伴的反馈,在这个过程中,鱼儿只能倾听,说谢谢,但不能反馈,不能对话。作为水的伙伴对坐在圈中间的鱼儿做出建设性反馈,并记录在反馈表中。
5成员轮换如为多组建设性反馈,则可进行圈之间的交换,确保每个人都得到其他人的反馈。
6会议结束每个人把记录下来的反馈表,给回被反馈者。每个人对于他人的建设性反馈给予感谢!

鱼缸会议的作用

  鱼缸会议为各部门看清自己或者自己部门的行为系统、对其它部门的影响提供了一种好的方法,能达到各部门迅速增进了解、扫除误解。以对部门的诊断为例。将相关的部门集中起来,尽可能地罗列被诊断的部门存在的问题,由被诊断的部门对问题进行记录,被诊断的部门自始至终不能发言,只能记录其它部门的意见。从而对各个部门出现的问题进行各个击破。

  之所以不让被诊断的部门发言,是为了防止在辩解中强化对问题的习惯性防卫心理,让其它部门可以无拘无束地谈出自己的意见,使被诊断的部门可以充分地了解其它部门对自己的看法,看清自己的行为是如何对其它部门造成影响的。

应用鱼缸会议的事项

  • 注意事项:
    • 这类会议影响巨大,可能会暴露实情,使内情人和旁观者感到受威胁,因此需要精心组织。鱼缸会议提供了真心反馈的环境,沟通模板的设计至关重要,每一个问题都需要让记录者以具体的事件来记录,而不是个人的情绪或泛泛的反馈;
    • 当协同各方责任无法分清时,或者问题本身具有多重性,应慎重使用本方法。
    • 当涉及过多部门机密和企业机密时,应慎重使用。
    • 当整体氛围不能客观的评价问题时,应该慎重使用。
    • 鱼缸会议也是对话的一种形式,所以如果想作为领导批判会、检讨会、或只有一个人讲其他人听的会议,建议不采取这种方式。
  • 使用程式:
    • 把与会者安排成内外两圈。内圈人员会上比较活跃,外圈人员则从旁观察、倾听,必要时提供资讯。内圈人员人数应该控制在5到7人左右,会议结束时推荐改进方案,取得外圈人员的赞同。
    • 积极反馈句式如:在工作中,你做了哪件事件推动团队的xxx(信任/建设性冲突/兑现承诺/承担责任/获得结果)?
    • 建设性反馈句式如:在工作中,他做了哪件事情是导致团队出现了XXX(缺乏信任/惧怕冲突/缺乏承诺/逃避责任/忽视结果)
  • 会议结束后,被诊断的部门可以通过三色笔法鱼骨图法,对问题进行进一步的分析,并提出相应的解决方案。使问题最终得到改善

参考文献

  1. 田野. 质量工具的适用场合[J]. 企业管理, 2015, No.411(11):35-35.