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项目合同谈判是指合同双方在合同签订前进行认真仔细的会谈和商讨，将双方在招投标过程中达成的协议具体化或做某些增补与删改，对价格和所有合同条款进行法律认证，最终订立一份对双方都有法律约束力的合同文件的过程。
合同谈判的结果直接关系到合同条款的订立是否于己方有利。因此，在合同正式谈判开始前，合同各方应深入细致地做好充分的思想准备、组织准备、资料准备等，为合同谈判最后的成功奠定基础。
项目合同谈判可分为初步洽谈、实质性谈判及签约三个阶段。
初步洽谈阶段
初步洽谈阶段包括前期准备和初步接洽两个阶段，前期准备就是要做好市场调查、签约资格审查、信用审查等工作。在初步洽谈阶段，一般是双方当事人为达到一个预期的效果，就各自最感兴趣的事项，相互向对方提出、澄清一些问题，这些问题包括项目的名称、规模、内容和所要达到的目标与要求；双方主体以往是否从事、参与过同类或相类似的项目的开发、实施或完成；项目是否已具备实施的条件，等等。如果双方通过初步的洽谈了解到的资料及信息同各自所要达到的预期目标相符，就可为下一阶段的实质性谈判作准备。
在双方通过初步的洽谈并取得了广泛的相互了解后，就可以针对项目合同的主要条款进行具体商谈，即进入实质性谈判阶段。项目合同的主要条款一般包括：标的物、数量和质量、价款或酬金、履行、验收方法、违约责任等条款。
(1)标的物。标的物指合同权利、义务所指向的对象。由于项目合同的标的比较复杂，因此在谈判中应慎重处理，对质量标准达成共识。
(2)质量和数量。由于项目标的物的数量和质量涉及到双方的权利与义务，在谈判中应慎重处理，对质量标准达成共识。
(3)价款或酬金。价款或酬金是谈判中最主要的议项之一。如在涉外合同中，须考虑采用汇率比较稳定的硬通货来进行合同价款的计算和支付，并应注意选择购人外汇的时机；另外在价款或酬金的谈判中必须掌握各类产品价格的市场动态．可以通过比价、询价或者组织委托招标等手段使自己处于有利地位。
(4)履行的期限、方式和地点，这些必须在合同谈判中逐项加以明确、规定。
(5)验收方法。合同谈判中应明确规定何时验收、验收的标准及验收的人员或机构。
(6)违约责任。当事人应就双方可能出现的违约情况订立违约责任条款，明确双方的责任。
签约阶段
经过实质性谈判，双方当事人就合同的基本条款逐步达成了一致意见，然而由于项目承包的复杂性和合同履行的长期性，必须就双方一致同意的条件拟订明确、具体的书面协议，以明确双方的权利和义务。具体形式可由一方起草并经商讨由另一方确认后形成；或者由双方各起草一份协议，经双方综合讨论，逐条商定，最后形成双方一致同意的合同。在合同文件中必须明确规定合同的生效条件、合同有效期以及延长的条件、程序；对仲裁和法律适用条款应作出明确的规定。书面合同形成后，当事人各方就应及时签署予以确认，签署时一般要以法人的全称和签署人的姓名、职务作为标准。书面合同经当事人双方签订后，一般地还需经过作为行政监督部门的鉴证和作为法律监督部门的公证后，合同才会正式生效，才能具备法律认可的权力。
在合同谈判中，应在保证招标要求和中标结果的基础上，谈判相应的合同细节：
①工程项目活动的主要内容。即承包人应承担的工作范围，主要包括监理、勘察、设计、施工、材料和设备的供应、工程量确定、人员和质量要求等。
②合同价格。合同价格是合同谈判中的核心问题，也是双方争取的关键。价格是受工作内容、工期及其他各种义务制约的，除包括单价、总价、工资和其他各项费用外，还有支付条件及支付的附带条件等内容都需要进行认真谈判。
③工期。工期是合同双方控制工程进度，控制工程成本的重要依据。因此在谈判过程中，要依据施工规划和确定的最优工期，考虑各种可能的风险影响因素，争取双方商定一个较为合理、双方都满意的工期，以保证有足够的时间来完成合同，同时不致影响其他项目的进行。
④验收。验收是工程项目建设的一个重要的环节，因而需要在合同中就验收的范围、时间、质量标准等作出明确的规定。在合同谈判的过程中，双方需要针对这些方面的细节性问题仔细商讨。
⑤保证。主要有各种投标保证金、付款保证、履约保证、保险等细节内容。
⑥违约责任。在合同履行过程中，当事人一方由于过错等原因不履行或不完全履行合同时，无过错一方有权要求对方承担损失并承担赔偿责任。当事人可以在合同中规定惩罚性条款。这一内容关系到合同能否顺利执行、损失能否得到有效补偿，因而也是合同谈判双方关注的焦点之一。
缔约过失责任是指合同当事人在订立合同过程中，因违反法律规定、违背诚实信用原则，致使合同未能成立，并给对方造成损失而应承担的损失赔偿责任。
与违约责任不同的是，缔约过失责任发生在合同成立之前，适用于合同未成立、合同未生效、合同无效等情况下对过失方的追究。