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酒店物资管理是对酒店物资资料进行计划、采购、保管、使用和回收,以使它们有效地发挥应有的使用价值和经济效用的一系列组织和管理活动的总称。
由于面临的工作对象具有广泛性和复杂性的特点,酒店物资管理首先必须明确工作重点。一般,酒店物资管理的基本内容包括:
1.核定酒店各种物资需求量,编制与执行物资供应计划,并根据市场情况、酒店业务情况的新变化不断修正供应计划,提高物资供应的科学性。
2.全面了解酒店所需的各种物资的特性,深入研究适合各种物资的保管、储藏方法,使物资安全度过采购—使用之间的过渡期。
3.编制科学、严密的物资管理制度,制定酒店各类物资的流通程序,设计物资流转过程的管理方法和严格的规章制度。
4.核定酒店各类物资的消耗定额,监督各类物资的使用过程,核算其使用效率,使所有物资在酒店的业务过程中充分发挥其应有的使用价值和经济效用。
5.用各种方法回收酒店各种尚有利用价值的报废物资并设法使其再生,再次为酒店经营做出贡献,达到物尽其用、节约经营成本的目的。
酒店物资用品最重要的特点就是品种繁、花色多、数量多少不一,而且各个部门互不相同。比如说,餐饮部门以食品原料、酒水饮料、餐具器皿等物资为主,而客房部则以一些基本生活用品为主;各个管理部门以日常办公用品为主,而后勤保障部门则涉及到燃料、动力、维修器材等。这些不同部门中不可缺少的物资在体积、价值、品种、特性、使用方法、使用寿命、使用者等方面都是各不相同的,对酒店物资用品作科学的分类是物资管理的基础。
1.物资分类
通常,按照不同的标准,可将酒店物资按以下几种分类:
(1)按物资的价值分,可分为以下三类:
①低值易耗品。指不够固定资产标准的价值在5元以上,使用年限在1年以上的各种工具、用品及家具,如玻璃器皿、家具、办公用具、服务工具、劳保用品、仪器仪表、餐具、摆设挂饰等。
②物料用品。指酒店用于服务、办公及日常管理等方面的价值在5元以下,但使用年限在1年之内的各种日常用品,包括客用耗品。
③大件物资。指价值比较高的各类物资用品。
(2)按物资的自然属性分,可分为棉织品、装饰用品、清洁用品、服务用品、玻璃用品、食品原料、餐具茶具、办公用品、燃料、印刷品及文具、维修材料及用具、消防用品等。
(3)按物资的使用方向分,可分为客用物资、食品原料、办公用品、清洁和服务用品、基建、维修用料、安全、保卫用品、后勤用品等。
2.物资标准化
物资标准化即做物资的统一工作,要求同类物资在大小、形状、颜色、质量、价格等方面都基本相同或是变化幅度锁定在一定的范围内。如餐厅用的某类客用酒杯,首先在外形上必须有统一标准,其次在色泽亮度上要统一,不能存在深浅色差及明暗差别。物资的标准化也有利于物资的统一管理。
由于酒店物资种类繁多,数量巨大,广泛地分布在酒店各个部门,采用分级分部门的管理方式会产生许多管理漏洞,而由某一平级管理部门对所有部门的物资管理进行业务监督和指导也无法真正起到有效控制的作用。比较理想的酒店物资管理系统应朝两个方向努力:一是由较高级别的物资管理专业部门在业务上和行政上管理、控制所有部门的物资;二是设立酒店物资管理中心统一管理酒店的所有物资。可作参考的酒店物资管理体系设置方法有如下三种:
1.财务部门实际控制酒店物资管理过程
这种设置方法由财务总监(或财务部门)全面管理酒店物资的运转,包括直接管理酒店物资的采购、验收、保管和发放,领导各部门的物资保管工作与核算工作。各业务部门虽然仍设二级仓库,必要时也进行单独采购,但各部门的二级采购、验收、保管和发放在业务上归酒店财务部门直接管理。
2.物资管理中心统一控制酒店物资管理过程
在财务总监下设物资管理中心,进行物资的采购、验收、仓储、发放、核算,取消部门二级仓库,由物资管理中心设立一个由电脑管理的类似超市的总仓库,分区域存放酒店的所有物资,引进超市管理办法,统一批量采购。各部门需用物资时由领料人直接到总仓柜台递交领用申请书,在库管员照单备货时,核算员将申领物资的品种、数量、价值输入电脑,核算认可,同时打出一式三联的实际领料单,由领料人、库管员、核算员分别签字后各执一联,再行发货。
3.集中和分散相结合的物资管理方式
这种方式是指物资运动过程的价值运动由财务部门统一控制,而实物采购则一分为二:餐饮原料由餐饮部直接采购,工程部的零配件也由工程部直接采购,其余的物资则由采购部门集中采购。