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装卸准备就绪通知书是船舶到达航次租船合同、买卖合同、速遣协议或其他有关规定指定的装／卸港口或者泊位后，由船长(船舶出租人)向承租人(发货人、收货人)、港方或他们的代理人递交的，说明船舶已经到达装／卸港口或者泊位，并在各方面具备了装卸条件、做好了适于作业准备的一种书面通知。
(1)船舶抵达。船舶根据合同已经抵达指定的港口、码头或泊位。
(2)船舶准备就绪。但是那些不影响装卸作业的细微缺陷并不影响准备就绪通知书的递交。通知书可以口头形式，也可以其他任何形式递交；通知书生效的时间是针对“递交”而不以租船人／交货人接受与否为条件。递交准备就绪通知书是装卸时间开始起算的标志，因此极为重要。
装卸准备就绪通知书须经有关双方，即船方／租方或船方／货方或船方／港方，实际工作中还可以是经过授权的代理人(如船方／代理人)的递接签字确认才有效。如果合同中订有滞期／速遣条款，船长代表船方应在适当的时候，以适当的方式向合同中规定的另一方或其代理人递交装卸准备就绪通知书。实践中，船舶代理人可以代合同中除船方以外的另一方办理装卸准备就绪通知书的接受手续。在船舶到港前，船舶代理人必须接受合同一方的委托，明确船舶代理人代表何方办理装卸准备就绪通知书的递接工作。委托方在委托时，必须告知船舶代理人装／卸港口条款、滞期速遣条款等内容。船舶代理人根据委托方提供的信息，在船舶符合各项要求和规定的情况下，船舶代理人才接受装卸准备就绪通知书。装卸准备就绪通知书必须经过由双方或其代理人的递接签字确认方为有效。
船舶代理人接受委托，代理递接装卸准备就绪通知书的情况通常有三种。
(1)租方委托，代表承租人与船方办理递接手续。
(2)买／卖方委托，代表买／卖方与船方办理递接手续。
(3)与港方签订滞期速遣合同的船舶，代表港方与船方办理递接手续。
装卸准备就绪通知书是一种书面通知，以书面形式递接。近年来，装卸准备就绪通知书常采用电报、电传和传真形式递接。当船舶到达合同中约定的地点，并在各方面装卸准备就绪时，船长就以电报、电传和传真形式，向另一方发出装卸准备就绪通知书。
我国港口规定递交(与接受)装卸准备就绪通知书的时间是10：00—17：00，星期日及节假日前一天是10：00—12：00。
船舶代理人在处理装卸准备就绪通知书的时候应注意以下事项：
当租船合同或速遣协议中订有滞期／速遣条件并明确条款内容时，装卸准备就绪通知书的递接应严格按合同的规定办理。船舶代理人在代办装卸准备就绪通知书的接受手续前必须要有有关方的正式委托，并要争取得到合同的文本或其中有关滞期／速遣条款的摘要，了解合同的具体规定。如遇到装卸准备就绪通知书的递接与合同规定不符时，应及时提出、妥善解决，避免日后产生争议。
装卸准备就绪通知书与装卸时间事实记录是两份相辅相成的文件，对滞期费／速遣费的结算起重要作用。因此，船舶代理人既要办好通知书的递接手续，又要考虑速遣／滞期计算的方便和结算的顺利。一旦接受装卸准备就绪通知书，船舶代理人需要确保装卸时间事实记录中不能出现与装卸准备就绪通知书相抵触的内容。
在同一港口卸货和装货的船舶，卸货通知书和装货通知书必须分别递接。在同一泊位卸货和装货的船舶；装货准备就绪通知书要在卸货完毕、检验合格后才能递接。如果船长同意一边卸、一边装，准备就绪通知书也应在货物卸完时递接；但对已开始装货的各舱所用时间要如实做好事实记录。
装卸准备就绪通知书是船舶代理业务中经常接触到的文件。装卸准备就绪通知书不仅具有通知装卸准备工作就绪的作用，而且还是作为计算装卸时间的重要依据。装卸准备就绪通知书的递接工作直接关到滞期费／速遣费的计算，直接关系到船、港、货等有关各方的经济利益。