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虚拟POS系统是指综合采用了网络计算机和虚拟存储等新的信息处理技术，并通过成本低、体积小的多种虚拟POS终端，使一台PC或PC—POS变成由多台三代POS机组成的分布式收款系统，或者变成由若干售货员终端、收款员终端和后台管理终端共同组成的售货一收款一后台商品管理集成系统，使一台PC或PC．POS能够同时处理前台集货、柜台自收款、收款处收款和后台的商品管理；此外，虚拟POS通过不同类型的虚拟POS终端，可以分别组成适用于柜台售货、开架售货、连锁超市、副食行业和餐饮娱乐等多种经营模式的商业自动化系统，从而大大降低了商业自动化系统的投资，增加了POS的适用性和应用效果。
虚拟POS适用于各类经营场所(如各类零售百货商店、商场、购物中心、超级市场等)的售货、收款和经营管理。
虚拟POS由虚拟POS主机、多种类型的虚拟POS终端、虚拟POS网络和虚拟POS软件系统构成。每台虚拟POS主机最多可以连接32个不同类型的虚拟POS终端，从而形成相当于32台三代POS机组成的分布式收款系统，或者形成由若干售货员终端和收款员终端共同组成的售货一收款集成系统。
虚拟POS主机由一台PC—POS构成，它既是虚拟POS终端的主机，又实时兼作后台商品管理。
虚拟POS终端由单片机、键盘、微型打印机、显示器、控制电路和通讯驱动电路等设备组成，并可同条码、收银箱、顾客显示牌、磁卡及Ic卡读写装置等外部设备相连接。虚拟POS终端分为两大类，即收款员终端和售货员终端，分别用于前台收款、柜台售货和柜台自收款。每一类别的终端又依据不同的应用要求分为多种型号。
虚拟POS网络由虚拟POS智能网卡、虚拟POS主机的通讯接口及网卡驱动程序、虚拟POS终端的通讯接口及通讯程序和网络通讯线路等组成，用于虚拟POS主机与虚拟终端及各虚拟终端之间的实时通信和数据交换，保证各虚拟终端实时共享一台PC或PC-POS的所有软、硬件资源和信息资源。
虚拟POS软件在WINDOWS、数据库构成的软件运行平台支持下，由虚拟POS主机的销售实时处理和系统运行管理软件、虚拟POS终端的实时控制软件、虚拟POS网络的通讯与管理软件以及销售管理、商品管理、库存管理和结存管理等应用软件系统所构成。
虚拟POS主机通过联结不同类型的虚拟终端，可以分别构成单纯的收款系统、售货一收款集成系统以及具有后台商品管理的综合商业自动化系统，因此，它能向售货员、收款员和管理人员分别提供很强的使用功能。
1、面向管理人员的主要功能
(1)商品管理。它主要包括对进货单、验收单、变价单、盘点溢缺单、报损单等的管理。
(2)销售管理。它主要包括营业员日报、收款员日报、对账、消账分类统计、单品销售查询、分类销售查询、任意时间段分类销售查询等。
(3)结存管理。它主要包括单品日、旬、月结存；柜组日、旬、月结存；部门日、旬、月结存；营业员日、旬、月结存；商品分类日、旬、月结存；任意时间段分类结存。
(4)职员管理。它主要包括部门、柜组、职员管理。
(5)库存管理。它主要包括单品库存、商品分类库存管理。
2、面向收款员的主要功能
面向收款员的主要功能有：收款处收款、退款；超市收款、退款；计重收款、退款；
通收、通付；自动完成与售货员对账；自动完成收款分类统计。
3、面向售货员的主要功能
面向售货员的主要功能有：售货、退货；柜台自动收款；验证顾客提货单；查询商品单价；查询商品库存；自动处理折扣、优惠；自动与收款处对账；自动处理消账。
虚拟POS系统的特点主要有：
2、单品管理。虚拟POS系统实现了商品进货、销售和结存的单品实时管理。
3、能力强。所有收款处和柜台自收款的PLU、部类、销售方式、收款员和营业员的数量均不受限制。
4、效率高。配有售货员终端的虚拟POS可使收款速度提高一倍，减少顾客排队。
5、一机实时多用：虚拟POS主机既能完成前台售货与收款工作，又能同时进行后台商品管理，便于数据的共享和集中管理。
6、多种终端模式。虚拟POS系统具有分别用于售货、柜台自收款和收款处收款的十多种模式的终端，能够按用户要求搭接成不同类型的应用系统。
7、软件开放式结构。虚拟POS主机的软件具有开放式结构，便于同其他后台MIS连接。
8、体积小，安装、操作与维护都很简便。