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职能环境是指职业个人在履行其职能时必须具备的物质环境条件和与之发生职能关系的相对稳定的职能对象的统称。
秘书职能环境是指从事秘书工作的秘书个人，在其履行秘书职能时必须具有的有利于自身健康和提高工作效率的物质环境条件和与之发生职能关系的相对稳定的职能对象的总称。
(1)创造优美的工作自然环境。优美的工作自然环境，可以激发人们愉快、高昂的情绪，使其专心致志地投入工作，还有利于消除紧张和疲劳。秘书有责任为自己、上司乃至办公室的工作人员创造良好的工作环境，提供工作、生活上的便利条件，解除职工的后顾之忧，确保组织大环境的正常运转。
(2)优化履行职能的人际环境。优化各种职能关系，为自己的事业创造“天时、地利、人和”的人际关系环境，使自己的工作能得到有关方面的理解、信任和支持，才能正常、顺利、有效地行使自己的社会职能。其职能环境优化的程度愈高，秘书的职能活动也就愈顺畅，效用也就越显著。
秘书职能环境是秘书开展职能活动的客观条件，是秘书发挥参谋、助手作用的舞台。
秘书职能环境与其他环境系统一样.由社会政治、经济、科技、文化等诸多要素构成。为正确认识秘书职能环境，我们可以对其进行分类，按是否具有实体和刚性，可分为硬环境和软环境两大类。
秘书职能的硬环境由物质环境和刚性管理环境构成。物质环境可以理解为秘书办文、办会、办事时所应具备的物质条件。如计算机、电话机、传真机、复印机以及办公桌椅、纸笔等办公用品。刚性管理环境主要是指组织目标、组织机构、人员配备、权力分配、责权关系、工作制度等。
秘书职能软环境指硬环境以外的其他职能环境，它由组织内部动态运行、组织生态、组织心态、组织信息及外部社会环境等要素构成。秘书职能软环境对秘书工作的影响极为关键。它除了为秘书工作提供能量和信息，同时也为秘书工作提供自下而上的发展空间。秘书工作只有适应软环境的变化发展，才能通过自身的职能活动促进组织的发展，适应组织的需要。由此可见，文秘专业学生要成为秘书职业人.就必须具备在动态变化的环境中处理解决问题的能力。而这种职业能力的形成，关键是要在秘书职能软环境中进行培养。