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理赔函是商务活动中针对对方索赔函中所提出的索赔意愿和要求而回复的申诉处理的信函。
从树立良好形象及未来的业务拓展角度而言，无论企业还是个人，在收到索赔函后都应当认真对待，及时处理，以诚恳友好的态度处理问题，有错认错，无则加勉。
通常来说，理赔函要包括以下主要条款：
1．说明来函的目的；
2．对纠纷的处理态度及意见；
3．赔偿的处理意见；
4．其他事项。
即件名或主题，在第一行居中用较大字体标注，指出信函的主要内容。可以直接书写“理赔函”、“理赔信”等字样。
◆标注件名或主题的目的是使受信者一打开信函就知道其内容，也方便对方分发或归档时参考。
◆一般多采用概括事由的方式，如“关于XX索赔问题的复函(答复)”。
◆件名或主题要根据需要而用，不是说每函必有，可以酌情省略。
在标题之下另起一行或直接在第一行顶格书写受信者的名称。称谓后加冒号。
◆由于理赔函是针对索赔函的，所以称谓项应该根据索赔函而写上具体的对方的单位或部门名称、个人姓名等。
◆个人姓名前可以加上“尊敬的”等敬语，姓名后应当加上“先生”、“女士”、“经理”、‘‘主任”等称呼。
在称谓之下另起一行空两格开始书写，一般先引述对方来函及事由，然后提出对争议纠纷的看法，再写明解决索赔的意见和处理办法，最后表达继续促进友谊的愿望。
◆经过调查，如果责任确实在己方，应当真诚地表达歉意，解释原委。
◆如果责任不在己方，应当友好地帮助对方分析原委，提出改善建议。
◆要让友好合作的态度贯穿全文。
在正文之下另起一行空两格书写“恭祝”、“敬祝”等表达恭谨之意的词语，再另起一行顶格书写“财源亨通”、“生意兴隆”等表达祝愿之意的话，后面不必加标点符号。
◆结语也可以酌情书写一句礼貌性的应酬语，后面加句号。
◆结语还可以酌情省略。
在正文或结语的右下方署上写信者的名称。在署名的下方写上写信的日期。
◆写信者的名称可以是单位或部门名称，也可以是个人姓名。
◆如果写信者的名称是单位或部门名称，应当书写全称或规范化简称。
◆如果写信者的名称是个人姓名，前面可以标示其单位或部门名称。
范例1：
尊敬的业务部经理:
您好!
贵公司×月×日来函及货样收悉，十分感激。
信中提到我公司发出的玻璃器皿与订货样品不符一事，我公司立即进行了调查，发现装箱时误装了部分二等品。这确实是我方工作上的差错，对给贵方带来困扰和不便，我们深表歉意。为此，我方愿意接受贵公司提出的要求，将质量不符合要求的部分产品按照降低原成交价30％的折扣价来处理。
若对此事的处理还有疑义，欢迎继续来函商洽。产品的质量和客户的满意是我公司努力争取的目标，请相信今后将不会出现类似失误。
希望继续与贵公司友好合作，并得到贵公司的指点及帮助。
特此函复，谢谢!
恭祝
财源亨通
××公司销售部副经理
孔××敬上
××年×月×日
范例2：
理赔函
××发展有限公司：
贵方××年×月×日函及相关报告收悉。信中提到的××产品存在质量问题并与样品不符，经调查发现由于包装失误码装了次品。这是我方的疏忽，对此我们深表歉意。因此，我方愿意接受贵方要求，对不符合质量的货物按降低原成交价格36％的折扣处理。
我方保证以后不再出现类似错误。
特此复函。
XXXX厂
XX年X月X日