索赔函(claim letter )
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索赔函是在商务活动中当出现争议纠纷后，受损方为了维护权益和解决问题而用书面形式向违约一方提出索赔要求的信函。
之所以写索赔函，是想通过协商来解决问题，因此写索赔函前一定要分清是非责任，收集足够证据，写作时注意措辞和语气的礼貌，促使事态朝有利于索赔的方向发展。
索赔条款主要包括索赔的依据、期限、赔偿损失的办法和金额等内容。
索赔函一般包括如下内容：
1．简述事由。
2．陈述违约事实。
3．说明索赔理由。
4．陈述对方违约给自己带来的损失。
5．提出具体的索赔要求。
在写作索赔函前，应先认真研读买卖双方签订的合同的相关规定细则和双方交易过程中有关的往来函电，分清是非责任。并且提供足够的书面文件和有关方面的证明。提出索赔要求应合情合理，不能漫天要价。应根据引起索赔的原因和不同的索赔情形选择相应的措词和语气。
即件名或主题，在第一行居中用较大字体标注，指出信函的主要内容。可以直接书写“索赔函”、“索赔信”等字样。
◆标注件名或主题的目的是使受信者一打开信函就知道其内容，也方便对方分发或归档时参考。
◆一般多采用概括事由的方式，如“关于××问题的索赔致×××的函”、“××问题的索赔函”。
◆件名或主题要根据需要而用，不是说每函必有，可以酌情省略。
在标题之下另起一行或直接在第一行顶格书写受信者的名称。称谓后加冒号。
◆受信者的名称可以是单位或部门名称，也可以是个人姓名。
◆如果没有具体的受信人，则写单位或部门的名称，如“××公司行政部”。
◆如果有具体的受信人，其姓名前面可以加上“尊敬的”等敬语，后面应当加上“先生”、“女士”、“经理”、“主任”等称呼，如“尊敬的杨××经理”。
◆也可以酌情采用单位或部门名称加上负责人职衔的形式，如“尊敬的行政部经理”。
在称谓之下另起一行空两格开始书写，一般应当写清事件的基本情况、对方违约的事实及证据、索赔的理由和依据、索赔的意见和要求以及期盼对方合作等内容。
◆陈说索赔事项要冷静，不要意气用事。
◆解释索赔理由要清楚具体。
◆提出索赔要求要合情合理。
◆要抱着相信对方的态度，适当表达期望和感谢之情。
在正文之下另起一行空两格书写“此致”二字，再另起一行顶格书写“敬礼”二字，后面不必加标点符号。
◆如果正文结尾已表达“感谢合作”之类的意思，结语也可以省略。
在正文或结语的右下方署上写信者的名称。在署名的下方写上写信的日期。
◆写信者的名称可以是单位或部门名称，也可以是个人姓名。
◆如果写信者的名称是单位或部门名称，应当书写其全称或规范化简称。
◆如果写信者的名称是个人姓名，前面可以标示其单位或部门名称。
◆如果随函附有相关证明材料，可以在落款下方另起一行顶格书写“附件：×××票据复印件”等附件说明语。
索赔函
××皮革公司：
我公司于××年×月订购贵公司的100件(一件内装4个男用公文包)共400个男用公文包今已收到。但验收时，发现其中13件有不同程度的损坏，根据购货协议，我们对此没有任何责任。我公司此次订购的公文包准备在开春旺季作为主要商品销售，因此希望贵公司在收到此函后能迅速予以调换，并按照购货合同赔偿由此而出现的延期损失，即对因损坏调换而延误到货日期的货物按原价降低10％付款，并希望以后供货能够确保质量，并按时供货。
13件破损商品，我公司将在收到新商品的同时退还给贵公司。
敬请合作，并致
敬礼
××服装销售有限公司
××年×月×日