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柳比歇夫时间管理法,也称时间管理记录统计法是苏联昆虫学家柳比歇夫56年如一日对个人时间进行定量管理而得名的。这种方法建立在数学统计的基础之上,重点是对消耗时间的记录进行分析,使人们能正确认识自己的时间利用状况,并养成管理自己时间的习惯。
要想管理自己的时间,首先要了解自己时间的消费状况,这就需要把自己的时间消费如实记录下来,经过分析,从中找出浪费时间的因素,并对症下药,制定出消除这些因素的措施,达到管理时间的目标。柳比歇夫时间管理法是苏联昆虫学家柳比歇夫56年如一日,对个人的时间进行定量管理而得名的。这种方法建立在数字统计的基础之上,重点是对耗费时间的记录进行分析,使人们能正确认识自己的时间利用状况,并养成管理自己时间的习惯。
简单地说,柳比歇夫时间管理法就是要记录时间、分析时间、消除时间浪费、重新安排自己的时间。是个人时间定量管理的方法。
⑴保持时间记录的真实性、准确性。真实是指工作现场的记录,而不是补记的。准确是要求记录的误差不大于15分钟,否则记录就无使用价值;
⑵切勿相信凭记忆的估计,人对时间这种抽象物质的记忆是十分不可靠的;
⑶选择的时间记录区段要有代表性;
⑷及时调整时间分配计划。在检查时间记录时,要找出上一时段计划时间与实耗时间的差,并以此为根据,对下一时段的时间耗用予以重新分配;
⑸坚持就是成功。
⑴记录。运用各种各样的耗时记录卡准确地记录时间耗费情况。工作记实表,真实准确;
⑵统计。每填完一个时间区段后,对时间耗费情况进行分类统计,看看用于开会、听汇报、检查工作、调查研究、走访用户、读书看报等项目的时间比例有多大,并绘成图表。
⑶分析。对照工作效果,分析时间耗费的情况,找出浪费时间的因素。浪费时间的因素主要表现在:做了不该做的工作;做了应该由别人做的工作;做了浪费别人时间的工作;犯了过去犯过的错误;开会和处理人事关系时间过长等等。
⑷反馈。根据分析结果制订消除浪费时间因素的计划,并反馈于下一时段。
《奇特的一生》是一部描写真人真事的文献性小说,由前苏联作家格拉宁发表于一九七四年,书中讲述的是前苏联昆虫学家柳比歇夫献身科学的故事。
从一九一六年元旦开始,二十六岁的柳比歇夫便实行一种“时间统计法”。他每天都要核算自己的时间,一天一小结,每月一大结,年终一总结,直到一九七二年他去世的那一天,五十六年如一日,从不间断。柳比歇夫在短促的一生中取得了丰硕的科学成果,发表了七十来部学术著作,内容涉及昆虫学、科学史、农业遗传学、植物保护、进化论、哲学……
让我们看看柳比歇夫是怎样进行时间统计的:
“乌里扬诺夫斯克。一九六四年四月七日。分类昆虫学(画两张无名袋蛾的图)——三小时十五分。鉴定袋蛾——二十分(1.0)
附加工作:给斯拉瓦写信——二小时四十五分(0.5)。
社会工作:植物保护小组开会——二小时二十五分。
休息:给伊戈尔写信——十分;《乌里扬诺夫斯克真理报》——十分;列夫•托尔斯泰的《塞瓦斯托波尔纪事》——一小时二十五分。
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基本工作合计——六小时二十分。”
“乌里扬诺夫斯克。一九六四年四月八日。分类昆虫学:鉴定袋蛾,结束——二小时二十分。开始写关于袋蛾的报告——一小时五分(1.0)。
附加工作:给达维陀娃和布里亚赫尔写信,六页——三小时二十分(0.5)。
路途往返——0.5。
休息——剃胡子。《乌里扬诺夫斯克真理报》——十五分,《消息报》——十分,《文学报》——二十分;阿•托尔斯泰的《吸血鬼》,六十六页——一小时三十分。听里姆斯基-柯萨科夫的《沙皇的未婚妻》。
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基本工作合计——六小时四十五分
从这两天的日记里我们可以看出柳比歇夫是按照:地点-日期-工作任务-耗用时间,来记录一天的工作时间,并对当天的基本工作时间进行合计。
柳比歇夫将工作分为两大类,第一大类是基本工作,也是最富于创造性的工作,包括中心工作(写书,搞研究)和例行工作(看参考书,做笔记,写信);第二大类工作包括做学术报告、讲课、开学术讨论会、看文艺作品,不属直接科研工作的活动都包括在内。他每天只合计第一类基本工作的时间,每个月底再讲这一个月的基本工作时间加起来,每月一小结。
请看柳比歇夫的每月小结是怎么做的:
“基本科研——五十九小时四十五分
分类昆虫学——二十小时五十五分
附加工作——五十小时二十五分
组织工作——五小时四十分
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合计一百三十六小时四十五分”
柳比歇夫对每一中类工作的时间统计,也非常清楚。例如“基本科研”这五十九小时四十五分包括什么内容?用在什么上了?请看:
“1.分类工作——《分类法的逻辑》报告草稿——六小时二十五分
2.杂事——一小时○分
3.校对《达达派研究》——三十分
4.数学——十六小时四十分
5.日常参考书:里亚普诺夫——五十五分
6.日常参考书:生物学——十二小时五十五分
7.学术通信——十一小时○分
8.学术札记——三小时二十五分
9.图书索引——六小时五十五分
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合计——五十九小时四十五分”
柳比歇夫月度小结细化到每一小类工作的时间统计,例如上述的第六项“日常参考书:生物学”,究竟看了哪些生物学的参考书呢?请看:
“1.陀布尔让斯基《人类的进化》,三百七十二页,
看完(共十六小时五十五分)——六小时四十五分
2.亚诺什•卡罗埃《动物有没有思想》,
九十一页——二小时○分
3.P.贝尔格的手稿——二小时○分
4.聂考洛,奥斯维尔陀,十七页——四十分
5.拉特纳的手稿——一小时三十分
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合计——十二小时五十五分”
柳比歇夫每年年终还要花上十七八个小时进行年度总结,进行自我分析、自我研究:效率有什么变化,什么没有完成,为什么……
请看他的年度总结:
“第一类工作五七○(五六四•五)
路途往返一四○(一四二•○)
交际一三○(一二九)
私事十(八•五)”
注:括号外是计划时间,括号内是完成时间。
“……一九六六年,第一类工作共计一九○六小时,原计划为一九○○小时。与一九六五年相比,增加二十七小时。平均每日五•二二小时,即五小时十三分。”
“俄文书共读五十本四十八小时
英文书共读二本五小时
法文书共读三本二十四小时
德文书共读二本二十小时
七篇论文付印……。
“……由于长期住院,阅读的时间自然多了,但主要工作的计划还是超额完成了,虽然有许多事没有办好,例如《科学与宗教》一文占用的时间要比原先预计的多四倍。”
除了年度总结外,每过五年,柳比歇夫还把这五年度过的时间和干过的事分析一通,可以说是做个总的鉴定。
“……一九六四至一九六八年……在跳甲属方面做了很多工作;但,我如果能在下一个五年计划完成论述大田跳甲属的专著,就满意了。搜集完毕,但我并不指望在下一个五年计划中能确定各族系之间的差异……由此可见,虽然在形式上我哪一项都是连一半也没有完成,然而各项工作都有显著的进展……”
柳比歇夫为什么要这样对时间进行统计?正如书中所言:“应到学会计算一切时间”。一天有二十四个小时,事实上人们真正用于工作、学习的时间只有几个小时,像柳比歇夫这样惜时如金的人一天至多能干七八个小时。我们每个人每天都在惊呼时间不够用,但是我们每天曾在一些琐碎小事或杂事上浪费掉了大量的时间,而这一点恰恰不被我们查觉。柳比歇夫用他的时间统计法对所消耗时间的记录进行分析,来正确认识自己的时间利用状况,并养成管理自己时间的良好习惯。
时间统计事实上是对计划进行总结,它是制定下一个计划的基础。“没有计算的计划是盲目的计划,就象某些研究所那样,光会做计划,却不去操心这计划能不能完成。”柳比歇夫在对当月进行总结完成后,就为自己制定下一个月的计划;在对当年总结完成后,就为自己制定下一年度计划。除了年度计划,柳比歇夫还将一生的时间制订成一个个五年计划。
“制订年度计划或月计划时,不得不依靠过去的经验。例如我计划要看一本什么书。根据老经验我知道,我一小时能看二十——三十页。我就根据这个老经验来订计划。至于数学,我计划每小时看四—五页,有时更少。”
“所有看过的东西,我都要仔细研究。怎么研究?如果一本书谈的是我不大了解的新东西,我就尽量做摘要。凡是比较重要的书,我都尽量写一份评论性的简介。根据以往的经验,需要做这些工作的书,可以定出一定的量。”
“如果认真办事,实际工作时间对预定工作时间的误差一般为百分之十。需要做摘要评论的书,常常没有完成预定的数目,拉下很多。兴趣往往转到别的事情上去了,欠了很多债,一下子还清又不可能,结果就完不成计划。有时候,完不成计划是由于工作精力暂时衰退。完不成计划也有外界的原因。但不管怎么样,我知道,我的工作有必要做计划。我以为,我所取得的成就,有许多是靠了我的方法。”
“计划就是挑选时间、规定节律,使一切都各得其所。”柳比歇夫在时间的安排上也有一些独到之处,正如他所言:
“我在全苏植物保护研究所工作的时候,常常出差。一般我要带一定数量的书上火车。如果是长期出差,我就把书打成邮件,寄到一定的地点。带多少书,根据以往的经验来决定。”
“我在一天之内是怎么安排读书时间的?清早,头脑清醒,我看严肃的书籍(哲学、数学方面的)。钻研一个半到两个小时以后,看比较轻松的读物——历史或生物学方面的著作。脑子累了,就看文艺作品。”
“在路上看书有什么好处?第一,路途的不便你感觉不到,很容易将就;第二,神经系统的状况比在其它条件下良好。”
“坐电车,我看的不是一种书,有两三种书。如果是从起点站坐起(例如在列宁格勒),那就可以有位子坐,因而不仅可以看书,还可以写字。如果电车很挤,有时候只能把着扶手杆勉强站住,那就需要小册子,而且要比较轻松的。现在列宁格勒有许多人在电车上看书。”
对于时间管理,除了时间统计法之外,柳比歇夫还有五条时间守则:
“1.我不承担必须完成的任务;
2.我不接受紧急的任务;
3.一累马上停止工作去休息;
4.睡得很多,十小时左右;
5.把累人的工作同愉快的工作结合在一起。”