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报价单文件包括报价单主体文件和报价单明细文件。报价单主体文件按每一项报价设置记录，按报价的编号、名称、版本，关联的商机和客户伙伴，采取的价格策略、产品价格，付款要求，责任人等内容设置字段。报价单明细文件在报价单主体文件的基础上，对产品的品种规格、计量单位和价格情况进行明细反映。报价单主体文件的一条记录可以对应报价单明细文件中多条产品及其价格记录。
销售报价单文件记录企业向客户提供货晶、规格、价格、结算方式等信息。企业可以针对不同客户、不同存货、不同批量提出不同的报价、折扣率。销售报价过程中，存在针对同一客户在一张报价单上给出多种存货报价的现象。因此，可以将销售报价单文件拆分成两个文件：一个文件用于保存报价单的固定信息，处于单据的表头位置；另一个文件用于保存报价单的变动信息，处于单据的表体位置。
报价单固定信息文件如表1所示。
| 序号 | 项目 | 说明 |
| 1 | 销售类型 | 根据某些特征对销售业务进行分类，以便按照销售类型进行统汁分析 |
| 2 | 报价单号 | 报价单号可由手工录入，或系统根据企业所设置编号规则自动生成,编号惟一 |
| 3 | 单据日期 | 向客户提供销售报价单日期，由企业手工录入或参照日历表生成 |
| 4 | 客户编码 | 销售报价对象(即客户)编码，手工录入或参照客户档案生成，客户编码 必须存在于客户档案中 |
| 5 | 部门编码 | 处理当前销售业务的部门编码，手工录入或参照部门档案生成，部门编码 必须存在于部门档案中 |
| 6 | 职员编码 | 处理当前销售业务的业务员编码，手工录入或参照客户档案生成，职员编码 必须存在于职员档案中 |
| 7 | 客户付款条件 | 针对当前销售业务，客户在不同期间付款可以获取的现金折扣比率及最长 信用期间，系统将根据昕选客户从客户档案中读取其对应付款条件 |
报价单变动信息文件如表2所示。
| 序号 | 项目 | 说明 |
| 8 | 报价单号 | 销售报价单编号，通过销售报价单号实现报价单固定信息文件和变动信息文件的关联] |
| 9 | 存货编码 | 待销售存货对应编码，手工录入或参照存货档案生成 |
| 10 | 税率 | 待销售存贷适用增值税税率，系统根据所选存货从存货档案中读取对应税率 |
| 11 | 销售数量 | 待销售存货可能成交销售数量 |
| 12 | 销售报价 | 系统根据企业价格政策，自动计算销售报价．如销售报价＝销售价格X客户适用折扣率X批量折扣率 |
| 13 | 销售金额 | 根据销售数量和销售报价所计算出的销售金额，销售金额一般为含税金额 |
企业根据核算和管理需要可以增加或减少相应的项目。