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意向书是社会组织内部各部门之间或组织与组织之间表达和记录某种意向的公关文书。
意向书概括反映当事人各方的设想、态度、意图和打算，并不表明合作项目成立。当事人各方根据意向书的内容和实际情况，需要进行全面、深入的分析，各自拿出具体的合作条款、方案，通过讨论、磋商之后，如果能够基本达成一致性意见，则可以签订协议或合同。因此，意向书又是制订协议或合同的前提和基础。
意向书的写法基本上与协议书相同，只是内容更概括，语气也更灵活。意向书的签订需要各方负责人签字、单位盖章。
为了明确、醒目，意向书之前要加上项目名称，如：“合资兴建麦秆草席加工厂意向书”、“合作建立xx×公司意向书”。
写明合作各方单位的全称，双方接触的简要情况，磋商后达成的意向性的意见，本着什么原则，兴建什么项目。
分条款叙写达成的意向性的意见，即兴建项目所要涉及的最基本的内容要点，而且必须交代“未尽事宜，在正式签订合同或协议书时予以补充”，留有余地。
写明时间和洽谈意向性单位的全称和代表姓名，签字盖章。
1．严肃认真，忠实于洽谈会议记录。意向书是依据意向洽谈会议记录整理而成的。所达成的意向，洽谈双方均有义务履行，因此必须经双方认可，撰写者既不能随意编造，也不能把非会议记录的内容添上，而是要严格按记录整理。
2．所达成的意向，必须按内容分条叙述。既然是意向，就不一定十分周全，允许有不完善之处，不能像订合同或协议那样周密。
3．既然意向书是以后签订合同的一种准备，各种意向应参照合同或协议的条款排列，就应以显示其“雏形”的特色，区别于“会谈纪要”的格式。
4．语言要准确、表述要清楚。不能因为它是一种意向性的文件而过多使用模糊或者有歧义的语言。
意向书的主要作用是表达“意向”，提醒对方注意和参考。如果甲方表达意向的内容与乙方的想法基本一致，能为乙方所接受，那么就能很快达成协议，并且这份意向书的基本内容将成为协议书或合同的基础。如果甲方表达息向的内容不能为乙方所接受，甚至完全不能接受，则有两种结果：或是协商告吹；或是由乙方再提出一份意向书，让甲方再作研究，双方多次反复，逐步达成共识，最后形成协议书或合同条款，正式签订。
意向书与协议书、合同不一样，它只是一种临时性的协商性的文书，一旦正式签订协议书或合同，它就完成了使命；意向书也不象协议书、合同那样具有法律效力，它对任何一方都没有约束力；意向书也不象协议书、合同那样，一经签约，在一般情况下是不能随意更改的。而意向书则比较灵活，在协商过程中，对各方的意见择善而从，从而最终达成协议。