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所谓开场陈述,是指在开始阶段双方就当次谈判的内容,陈述各自的观点、立场及其建议。它的任务是:让双方能把当次谈判所要涉及的内容全部提示出来,同时,使双方彼此了解对方对当次谈判内容所持有的立场与观点,并在此基础上,就一些分歧分别发表建设性意见或倡议。
由此可见,开场陈述并非是就一个具体的议题进行实质性谈判,同时它往往与预备会议密不可分。因此,有许多谈判者将开场陈述放在预备会议之上,或者免去预备会议,将预备会议的有关任务并人开场陈述之中。
开场陈述的内容主要包括谈判双方在开始阶段理应表明的观点、立场、计划和建议。具体来说它往往主要包括:
(1)己方的立场。
即己方希望通过谈判应取得的利益,其中哪些又是至关重要的;己方可以采取何种方式为双方共同获得利益做出贡献;今后双方合作中可能会出现的成效或障碍;己方希望当次谈判应遵循的方针等等。
(2)己方对问题的理解。
即己方认为当次会谈应涉及的主要问题,以及对这些问题的看法或建议或想法等等。
(3)对对方各项建议的反映。
如果对方开始陈述或者对方对己方的陈述提出了某些建议,那么己方就必须对其建议或陈述作出应有的反映。
总之,在开场陈述中,必须把己方所持有的对当次谈判所涉及的内容、观点、立场和建议向对方作一个基本的陈述。因此,谈判者所采用的陈述方法往往应是“横向铺开”而不是“纵向深入地就某个问题深谈下去。
在开场陈述中要给对方充分搞清己方意图的机会,然后听取对方的全面陈述并搞清对方的意图。为此,在陈述中可遵循的原则是:
(1)开场的陈述要双方分别进行,并且在此阶段各方只阐述自己的立场、观点而不必阐述双方的共同利益。
(2)双方的注意力应放在自己的利益上,不要试图猜测对方的立场。
(3)开场陈述是原则性的而不是具体的。一般来说,开始阶段的谈判任务是向着横向而不是纵向发展,也就是说,只洽谈当次谈判中的原则性问题和陈述己方的基本立场、观点和建议,而不是就某一个具体问题作深入谈判。
(4)开场陈述应简明扼要,通俗易懂。这样既可避免对方误会,又可使双方有机会立即交谈下去,还可避免被冗长繁琐的发言搅昏头脑而影响谈判气氛。
(5)对方陈述时不要插言,待其陈述完毕后,再进行提问,只有待到问清对方的意图后,方才陈述己方的建议和立场。
开场陈述的方式一般有两种方式:一种是由一方提出书面方案发表意见;另一种是会晤时双方口头陈述。在开场陈述时,到底采用哪一种方式,不能一概而论,应根据具体的谈判环境而定。
(1)提出书面方案发表意见
①一般来讲,开始阶段的书面建议应叙述方案方对当次谈判内容所持有的观点、立场等问题。这样一来,不免使对方事先了解了方案方的意图,从而有助于对方更好地制定谈判对策。
②一般来说书面文字大多都使用较为正式的表达方式,从而有可能使建议缺乏灵活性和影响轻松气氛的建立。
③在谈判中,对有些交易条件的妥协或让步往往是出于感情上的原因。因此,对于实力较弱的一方,越是使用书面文字,就越有可能难以充分利用“感情’’因素去影响对方,从而就越有可能处于不利地位。那么,在此种场合下,若还是以书面文字来进行开场陈述,就显得多余。
(2)在会晤时双方口头陈述。
即会晤前双方不提交任何书面方案,仅仅在开场陈述时,由双方口头陈述各自的立场、观点和意见。这种陈述方式在谈判中也比较多见。
采取该方式也同时并存着优缺点。其优点是:
①具有很大的灵活性。谈判者可以根据在开始阶段中对方所表现出来的立场、诚意及谈判中所出现的具体情况,去灵活变更自己的立场和策略,从而使谈判气氛有可能更加活跃。
②更能发挥人的主观能动作用。因为采用此种方式的谈判双方,均有很多问题是事先无法估计的,大多需要依赖于临场发挥,故此,与上述第一种方式相比较,谈判者本身的素质就显得更加重要,若是素质寻,且临场发挥也好的话,就有可能处于主动,否则,就可能处于被动的地位。
③可以更好的利用感情因素。一般来讲,采取口头陈述观点、立场比用书面陈述更能充分地利用感情因素。因为他们可以充分利用谈话的内容、语气、声调等方式及其时机的把握等等去建立某种人际关系,从而使对方不好意思提出异议。
但是口头陈述也存在一定的缺陷,诸如:
①陈述时很容易失去问题的中心,且要叙述清楚一些复杂的问题往往不太容易。
②很容易发生误解,并且如果不很好地控制个人情绪也往往容易出现冲动,从而有可能使谈判陷入僵局。
③由于在开场陈述之前,要使对方看出己方的基本观点和立场,又不能使己方的全盘意图暴露在对方的面前,同时还需给予己方谈判者有灵活机动的自主。
所谓开场陈述的方法,是指在陈述中应根据不同的情况灵活机动地采取相应的措施.主要包括以下措施: