制度化管理(Institutionalized Management)
目录 |
制度化管理是企业成长必须经历的一个阶段，是企业实现法治的具体表现。这种管理方式以制度为标准，把制度看成是企业的法津，职工进入企业以后，先进行企业制度方面的教育，让你充分了解企业的要求，当你把制度学好之后，你就必须严格执行。在平时的工作中，企业处处以制度为准绳，企业管理者几乎相当于企业的执法人员，时不时地以制度来丈量你的一举一动，当你的一举一动违犯了企业制度后，对不起，企业将按照制度的约定对你进行处罚。
企业行政制度化管理的目标是促进企业整体优化。企业整体优化的内涵包括企业内各种有形资源的优化、企业内各种无形资源的优化、有形资源与无形资源的配置优化。
高效的企业行政管理的精髓在于科学、合理的制度机制的形成。它的形成规范了处于机制中的各类人员的行为模式。在这种制度体制下，行政管理者普遍会采取有益于企业和自身的行为，促进企业的良性运转。企业整体优化是企业在竞争中保持优势的根本条件。
企业行政制度化管理的对象是企业和企业行政管理人员的行为。企业行为是企业确定目标及实现目标的各种行为方式的总和。为了实现企业的目标，制定规范作为企业行为的准则是非常必要的。从企业行政管理的组织结构、决策体系到具体的财务、人事、机关行政都需要以制度规范作为行为的标准。企业行为需要以规范为准则，企业行政管理人员的个人行为也需要以规范作为准则。
企业行政制度化管理的手段是由各种形式的制度规范组成的制度体系。要实施制度化管理，必须用有效的手段。为了约束和引导分散在企业行政各个岗位、各种职务上的管理者的行为，就需要制定各种岗位职务规范；为了协调与控制处于不同管理部门、不同岗位上的管理者之间的协作关系，就需要制定各种环节规范；为了充分发挥各专业管理子系统的管理职能，建立健全管理网络，就需要制定各种专业管理规范；为了从总体上控制企业的动态运行，强化企业的综合管理，保证企业运行与企业目标一致，就需要制定包括由事前控制、过程控制、事后控制三种规范形式组成的总体控制规范。
1.制度化管理的实质。就是依靠由制度规范体系构建的具有客观性的管理机制进行管理。
2.制度化管理的优越性。
“一切按制度办事”是企业制度化管理的根本宗旨。制度化管理是企业的“低文本文化”向“高文本文化”过渡的具体表现。企业通过各种制度来规范员工的行为，员工更多的是依据其共同的契约即制度来处理各种事务，而不是以往的察言观色和见风使舵，使企业的运行逐步趋于规范化和标准化。这些处事原则更加符合国际惯例，更加接近欧美发达国家的处事风格。在我国加入WTO后，有利于促进企业与国际接轨，使企业能够顺利地融人国际市场竞争。
2.利于企业提高工作效率
制度化管理意味着程序化、标准化、透明化。因此，实施制度化管理便于员工迅速掌握本岗位的工作技能，便于部门与部门之间，员工与员工之间及上下级之间的沟通，使员工最大程度地减少工作失误。同时，实施制度化管理更加便于企业对员工的工作进行监控和考核，从而促进员工不断改善和提高工作效率。
3.制度健全而规范的企业更容易吸引优秀人才加盟
一方面，规范的制度本身就意味着需要有良好的信任作为支撑。在当今社会信任普遍处于低谷之时，具有良好信任支撑的企业在人才竞争中很容易获得优势；另一方面，规范的制度最大程度地体现了企业管理的公正性和公平性，人们普遍愿意在公平、公正的环境下参与竞争和工作；同时规范而诱人的激励制度是企业赢得人才争夺战的最为有力的武器。
4.制度化管理是我国企业现阶段防止腐败的最有效的措施之一
腐败产生的根源在于权力失去监控和约束。制度使企业的各项工作程序化和透明化，任何时候任何人的工作都处于企业员工的监视之下，强化了对权力的监控和约束，产生腐败的可能性减小；同时，制度中对腐败行为的严厉制裁措施，也使腐败的风险和成本增大，从这个意义上讲，制度化管理从源头上防止了腐败行为的产生。
5.制度化管理可在很大程度上减少决策失误
制度化管理使企业的决策从根本上排斥一言堂，排斥没有科学依据的决策，企业的决策过程必须程序化、透明化，决策必须要有科学依据，决策的结果必须要经得 起实践的检验和市场的考验，决策人必须对决策结果承担责任，在最大程度上减少了决策失误。
6.制度化管理能强化企业的应变能力，增强企业的竞争力
制度化管理使企业管理工作包括市场调研、供应商及客户的管理和沟通等工作都得以规范化和程序化，在企业内部形成快速反应机制，使企业能及时掌握市场变化情况并及时调整对策．也使整个供应链的市场应变能力得到增强，从而提高供应链和企业本身的竞争力。
每一个企业都有其独具特色的企业文化，但评价一个企业的文化如果不探讨这个企业的制度建设，只能是一种空洞的、不真实的主观臆想。制度对于企业的意义在于它建立了一个使管理者意愿得以贯彻的有力支撑，并且在得到员工认可的前提下，使企业管理中不可避免的矛盾从人与人的对立弱化为人与制度的对立，可以更好地约束和规范员工行为，减少对立或降低对立的尖锐程度，逐渐形成有自己特色的企业文化。
但是制度化管理要更好地体现企业文化建设成为企业文化的良好支撑工具，也不是无条件的、自然而成的。这就是现实生活中企业制度众多，而有影响的企业文化却并不多的缘故。制度化管理在这里有个前提条件，那就是“得到员工认可”。任何人都千万不要将这个条件简单化，因为它正是从制度化管理上升到企业文化的重要一步，而通向这一步的核心就是把握制度文化效力点所在的问题，也就是把握企业文化的“柔”与制度化管理的“刚”。如何把握这个问题，实际上是一种基本的人性和人情观的问题，因为制度的最终效力在于人的认同，也就是“员工的认可”，制度文化的效力点不在别处，而在人的心灵，所以把握企业文化的“柔”和制度化管理的“刚”，必须从以下四个方面人手。
1.各种制度应从企业根本性需求出发与企业最本质目标相联系
制度文化建设是企业文化的骨架部分，任何一个企业离开了制度就会成为一盘散沙。但制度又反映一个企业的基本观念，反映企业对社会、对人的基本态度，因而制度又不是随心所欲不受任何制约的。制度必须从企业的根本性需求出发，是对企业根本性需求的维护。如事关企业生存的各种问题，包括产品质量、安全、相关方关系等，必须以制度加以明确规范。制度必须体现对人有高度的约束和规范，但又充分地信任人和尊重人，这就要求制度的产生必须是立足于需要之上的，立足于需要之上的制度即使再严格也是被人乐于接受的。
2.制度应使各直接参与者的利益得到平衡 并产生互相制约的作用
制度作为公正的体现不但要求其形式是公正的，更要求其内容是公正的，要使制度约束下各直接参与者的利益得到平衡，体现权利与义务的对称。制度在其形式上是对人的利益的制约。既然是制约，相对人来说就有一定的心理承受限度，决定这种承受限度的是制度的公正、公平性。同时，制度制约下的每一个成员既是受约束者，又是监督者，如果制度的内容是不公正的，就不能得到全员的认可。
3.制度出台的程序应公正和规范
制度管理如果没有一个公正的出台程序就有可能陷入强权管理范畴。而强权发展到一定程度，往往会产生“指鹿为马”的结果，这就提比了制度创设程序的重要意义。制度文化客观上排斥强权，主观上却又无时无刻不在倚重强权、彰显强权。在当代企业制度建设中渗入强权成份的情况屡见不鲜，试想，朝令夕改、出口成规的情况，在多少企业真正得到了彻底根除?而且管理越不规范，这种情况就越严重，就越是与企业文化建设背道而驰。
4.制度的执行要严格平等
制度执行的最好效果就是在无歧视原则下产生的普遍的认同心理，这也正是制度执行中的难点问题。因为每个人在企业中所处的地位不同，制度的监督执行部门在企业中所处的地位不同，在执行制度时很难做到完全公正和无歧视性，往往会影响制度的效果，危及制度的最终目标，这就需要企业高层领导的积极参与和强有力的支持推动，定期组织制度落实督导检查，确保制度在不同层面上得到有效落实。制度化管理体现在企业文化建设中的“柔”和“刚”并不是对立的，关键是从制度的制定到执行整个过程是否真正体现出了公正的内涵，是否体现了企业的根本需求，如果达到了这个要求，那么制度化管理就奠定了企业文化的核心内容，成为推动企业发展的强大动力。
1.制度僵化会扼杀员工的创造性
创造性是企业赖以生存和发展的源泉。如果企业过于强调工作的程序化和标准化，会抑制员工的个性，尤其是知识型员工，他们较为崇尚个性发挥。呆板的、僵化的、过于强调工作程序化和标准化的制度会打击他们创造性地开展工作的积极性和热情。久而久之，企业的整体运行就会陷入因循守旧、不思进取的恶性怪圈。 、
2.制度化管理会增加企业的经营风险
由于制度化管理的本质就是文件化、程序化(电脑化)、信息透明化，使企业的决策，客户档案等内部资料及商业机密等等不再成为秘密，很容易被泄露或被恶意利用，使企业蒙受损失。
3.制度化管理初期会增加企业的经营成本
主要体现在三个方面：
其一，企业制度的制定必须经历拟定、讨论、审定等许多环节，必须投入大量的人力和时间资源；
其二，为了使制度便于推行与实施，企业必须让员工参与讨论并必须对全体员工进行宣贯和培训；
其三，制度化管理的初期，在制度的理解与执行之间及制度与传统之间总是存在着不同程度的冲突，加上制度本身不够完善造成操作性较差等都对企业有效推行制度化管理形成障碍。
4.制度泛滥很容易使其成为一纸空文而束之高阁
许多企业特别是国有企业，并不缺少文件化的制度，而造成其管理不规范的根源之一正是因为制度太多太滥令人无所适从及制度内容滞后所致。有些企业事无巨细都形成了文件化的制度，但是制度制定完成后缺少宣贯和培训，增加了制度实施的难度。有些企业没有考虑制度的连贯性,造成制度多变或前后矛盾，使员工元所适从；另一方面，由于国有企业的体制原因及长期受“人情文化”影响等原因，企业对违反制度的行为缺乏相应的制裁措施，使违反制度的风险和成本极低，间接地鼓励了违反制度的行为。于是制度无法有效推行和实施，成为一纸空文，最后束之高阁。
1.建立制度，必须充分考虑其可行性和可操作性
在建立制度的时候，要充分考虑企业的实际情况和传统，必须保证制度能获得大多数员工的认同和支持，便于制度的顺利推行与实施；另一方面，企业的制度并不是越多越好，也不是越严越好，关键在于制度是否可行，是否具有较好的可操作性，在建立制度时，还必须注意制度的量与度的问题。有些制度如果暂时推行不了，可先缓一缓，待制度本身具备了可行性和可操作性后再予以实施。
2.推行制度，必须维护其严肃性和权威性
在企业实施制度化管理过程中，应该严格保证制度能够公正、公平、公开地实施，制度面前不能出现特殊化。在企业内部形成人人遵守制度，维护制度，监督制度实施的良好氛围，保证制度的严肃性和权威性不受侵害。
3.增强创新意识,防止制度僵化
制度创新是企业增强核心竞争力的重要途径，也是激发员工创造性地开展工作的有效措施之一。因此，企业在建立制度时，要为制度的健全与完善及持续改进留有余地，为制度创新搭建好平台。在实施制度化管理的过程中，必须随着企业的发展和环境的变化，及时对一些制度内容进行修改和调整，使企业的制度符合企业的实际情况并满足企业发展和环境变化的需要，从而增强企业的应变能力和市场竞争力。
4.正确处理制度化管理与情感管理之间的关系
企业的制度化管理必须与情感管理和情感交流融合在一起才能充分地发挥其作用。如制度化管理使企业承担着更大的经营风险，而恰到好处地渗透一些情感管理方式可以使这种风险降至最低，而制度化管理的渗透又可使情感管理难以解决的权力失控问题得以迎刃而解,等等。
5.妥善处理非正式组织的抵制行为
非正式组织对企业生产经营活动的影响力是巨大的。企业在推行制度化管理过程中，可能会损害非正式组织的利益或对其行为有所约柬，使得非正式组织对企业的制度化管理过程产生抵制行为。此时，切忌采取简单的强制执行方式，而是应该在坚持原则的基础上，采取较为缓和的处理方式如与非正式组织领袖进行沟通，说明利害关系；或在开始时就邀请这些领袖们参与制度的拟定与讨论等，使其接受、理解并自觉遵守制度。