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会计凭证附件是会计资料的重要组成部分,是记录会计核算过程和结果的重要载体,在一定程度上具有相当大的作用。有效地保证附件的质量,可以从源头上治理和防止腐败。
但在审计中发现,一些单位对会计凭证附件不够重视,附件的取得不够完整,不能准确地反映财政资金的具体用途,失去了附件应客观、充分佐证财政资金支出具体事项的作用,也失去了会计记录对经济业务事项的“记载、还原”功能。从一定意义上讲,附件关系到会计秩序和社会经济秩序,并不是可有可无的,千万不可忽视。
一、对相关的经济业务事项进行辅助性说明。如,车辆修理费清单,购置大宗不同类的办公用品所附的清单,购买商品、资产的验收单,发放加班加点工资、全勤奖等所附的考勤表,保险公司提供的保险单等等。
二、委托、授权证明。如,办公用品购置计划的批复,主管部门对车辆购置的批复,主管部门对经济目标责任制兑现方案的批复等等。
三、执行依据。如,职工工资晋级人事部门核准的文件及表格,受援单位对支援工作人员开具的补贴时间及标准的通知等等。
要改变对会计凭证附件不重视这个问题,需从业务经办者和财务人员两方面入手,树立正确认识会计凭证附件的重要性的思想,作为经办者,在业务发生时除了要索取发票之外还要有必要详细的附件,对业务进行辅助说明。这样一方面可以有效杜绝虚假列支,也有利于以后的检查和说明,维护经办人员自身的权益。另一方面是从财务人员入手,培养他们审核原始凭证附件的良好习惯,健全单位财务审核制度,对会计凭证附件缺失的业务拒绝办理,要求经办人员出具和补充完整的会计凭证附件。
同时还要健全制度保障,为了有效地保证会计资料的质量,规范会计资料生成程序,国家制定了一系列的规章制度,对填制会计凭证、登记会计账薄、编制财务会计报告等问题作出了规定,起到了良好的效果。但是,国家没有对附件的生成程序、质量管理等方面作出统一的、明确的规定,这将大大影响会计资料的质量。笔者建议:从行政立法的角度对附件予以高度重视,完善《会计法》第二章“会计核算”的相关条款,补充《会计基础工作规范》第五十二条“会计凭证”中对附件有关规范性的内容。