抽屉式管理
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抽屉式管理法是一种通俗、形象的管理术语，在现代化管理中，也叫做“职务分析”。其主要含义就是在每个管理人员办公桌的抽屉里，都有一个明确的职务工作规范。具体地说，它包括两个含义：
第一，对每个人所从事的职、责、权、利四个方面进行明确的规定，做到四者统一。
第二，明确每个人上下左右的对口单位等，理顺企业管理关系。
抽屉式管理工具用于明确部门和个人岗位责、权、利关系，其成果是人力资源管理中非常重要的基础之一。
绝大部分世界500强企业都在实施抽屉式管理，它是一个非常有效的人力资源管理工具。这一工具在福特经理们的心目中，具有非常重要的地位，几乎每一个经理人都在管理下级之中应用了这一工具。
在表现形式上，抽屉式管理包括两个方面：一是部门职能权限说明书，二是个人的职务说明书。例如，下表是某公司财务部门的职能权限说明书，
实施抽屉式管理的步骤包括五个，如图所示。
第一,建立部门权责考评小组。考评小组的组成人员包括:企业领导者,其可以保障部门权责设定与企业整体目标一致,保障部门权责考评小组的权威性与决策有效性；人力资源管理领导者,其可以说是“抽屉式”管理模式运行的主管者,有利于人力资源管理精准性的提升；各部门角领导者和员工代表,其可以促进决策的民主性和科学性。考评小组的主要工作是以企业整体目标为基础对部门、员工的职务划分进行总体分析,规划职务管理与权力配置流程,形成“抽屉式”管理模式的整体框架,为各部门具体工作的开展提供指导。
第二,正确处理集权与分权之间的关系。在哪些领城或事项上集权？在哪些工作上分权？部门权责考评小组要以整体绩效为基准；根据不同部门及其员工的具体职务工作进行确定与协调，促进集中管理和分权管理的共同发展。在这个过程中,要积极听取部门领导和员工的意见和建议,将集权与分权落实到部门内部，避免权责不一致和集权、分权模糊不清的状况。部门权责考评小组要制定用权协议书，明确规定部门和员工职责与工作范围,做到集权与分权一目了然。
第三,整体目标层解与职权落实。层层分解与逐級落实是“抽屉式”管理模式的核心环节，或者说是管理落实与职权细化的关键性步骤。整体目标指的是企业战略总目标，实现企业经济效益、提升管理绩效与职权分解、落实是目标与手段的关系。实现“职、责、权、利”的真正统一,光喊口号是不行的,要以实际落实来推动目标达成。部门权责考评小组应制定职务责任书并要求部门管理者签订,从而有效保障分解后的目标能够真正落实到基层管理中,同时,规定部门管理者的工作内容与工作范围,要求部门管理者明确管理重难点，并有针对性地提出解决措施。
第四,制定职务说明书。职务说明书包括两部分，即对部门领导者和员工的职务都进行规范化说明。首先,制定领导者职务说明书,将领导者管辖范围、管理内容等进行规范与界定。其次,制定员工职务说明书,通过书面化的形式将员工工作相关内容进行明确规定。这种形式有两方面好处,一方面,便于领导者和员工对工作内容和范围进行记忆。只要拿出放在抽屉内的职务说明书即可进行查询。另一方面,有利于加强对领导者和员工的监督与考核。部门成员遵循了哪一条职责,违反了哪一项规定,都可通过职务说明书进行核查，增加监督与考核的科学性。
第五,制定与职务相匹配的激励机制。绩效考核与奖惩制度是“抽屉式”管理模式的保障性措施，也是提升管理有效性的配套手段。人力资源管理部门联合部门权责考评小组要在企业整体目标的统一指引下,在明确领导者和员工工作职务的前提下,制定与权、责相配套的奖惩、晋升制度。以职务说明书为依据,通过绩效考核反馈给予认真履职者奖励,给予玩忽职守者相应的惩罚。
抽屉式管理的领导思维[1]
“抽屉式”管理模式对组织变革具有重要意义,但在具体实施过程中还存在着一定的误区。因此,领导者要转变思维,提升“抽屉式”管理实施的精准性。
第一,领导者应具备整体协同思维。虽然“抽屉式”管理模式强调目标分解与权力下放,但对于领导者来说,这是一种企业管理战略，需要从整体视角对部门、员工进行界定,并在此基础上促进部门与员工之间的相互合作。目标细化并不意味着相互分离,而是要求员工在明确自身职责的基础上通力合作,促进企业整体绩效目标的实现。
第二,领导者应具备“一盘棋"思维。正所谓“一着不慎，满盘皆输”。上文论述了“抽屉式”管理的五个步骤,领导者要尽可能地保障每一个步骤的完整、有效。比如，在确定部门考评小组人选时，应兼顾权威性与民主性,从而使得后续工作能够顺利展开；在处理集权与分权之间的关系时,应明确区分标准，对那些直接管理更加灵活的部门给予相应的权力保障;在制定职务说明书时,应明确规定职务标准等级,可划分为优秀、合格、不合格等几个层次,以便后续考核工作展开；绩效考核要具备及时性,强化员工绩效管理等。另外,注重各个步骤之间的有效街接,保障工作的有序性。
第三,领导者应具备层级思维。“一级管一级”是“抽屉式”管理模式的基本思想之一,这与目标层层分解是相对应的。领导者应要求员工做好本职工作,并向直属领导负责。为避免秩序混乱,越级管理、汇报在一般情况下是不被允许的。当员工发现工作问题或者制度漏洞时,应首先向直属领导汇报,再由直属领导层层上报。当部门领导者发现其他部门员工出现问题时，应向该员工直属领导反映并与其进行沟通,由该员工直属领导做出决定,节省管理资源,同时，也避免部门或领导者之间的矛盾冲突。需要指出的是,对于一些紧急的重大安全事件,可以授予员工一定的越级上报权力,以使问题得到及时解决。
第四，领导者应具备人本主义思维。明确规定部门与员工权责,对员工加强监督与管理，这是“抽屉式”管理的一个层面。但“抽屉式”管理还蕴含着另外一个层面的内涵,也就是人本管理。在层级管理、权力下放或者绩效考核过程中,领导者要将员工视为重要资源,实现企业目标与员工利益之间的调和,以权力转移和绩效考核调动员工工作积极性,增强员工公平感知,提升其内在工作动机,在促进企业目标达成的同时也促进员工的全面发展。
案例一:煤矿企业抽屉式管理初探[2]
煤矿企业管理有其内在的特殊性，是一个复杂的系统工程。它与其它行业管理的不同处就在于煤矿生产是井下作业，地质条件、安全条件、水、火、瓦斯等自然因素的变化呈现突发性和不稳定性，给煤矿企业管理带来一定的难度。煤矿企业管理的焦点在于井下工作面的生产，如何使企业内部各有关生产业务科室做到职能上分，管理目标上合；业务上分，工作目标上合；协调一致，周而复始地保持各个管理要素的高效运转和动态平衡，从而适应煤矿企业管理的特殊性。我们建议使用一种使企业内部上下左右分工明确，职责权限清楚，最大限度地提高管理效率的管理办法·抽屉式管理。
一、抽屉式管理的含义及优点
抽屉式管理是世界上流行的一种新的管理方法。顾名思义，抽屉即办公桌上的抽屉。抽屉式管理是一种通俗形象的管理术语，在现代化管理理论中，也叫做职务分析”。它的主要含义就是在每个管理人员办公桌的抽屉里，都有一个明确的职务工作规范。该规范包括两个方面的含义，一方面是对每个人所从事管理的职、责、权、利等四个方面进行明确的规定，做到职、责、权、利相统一。既不能有职无权，也不能有责无权，更不能有权无责；另一方面是明确每个人所从事管理的主要专业业务、分工协作关系、横向纵向联合事宜，以及上下左右的对日单位等，达到理顺企业管理关系的目的。
据有关调查统计资料表明，1930年，美国各大公司采用抽屉式管理(职务分析)的仅占39％，至1940年增加到75，到1977年已超过80％。最近几年香港的大中型(集团)企业都普遍实行抽屉式管理(《企业管理》1988年第七期、《谈世界流行的三种管理》)，实行抽屉式管理有以下六个优点：
一是管理方法简单，容易掌握。它不需要动用大量的人力，物力和财力投资，管理人员只需将自己的职务工作规范放在抽屉里，遇事一看，就知道该事是自己处理还是别人去办。企业主管可根据职务工作规范，有条不紊地管理企业的内政外务，可避免眉毛胡子一把抓，“兵来将挡，水来土掩”的传统管理方式。
二是能提高管理和工作效率。一方面，可以克服管理工作的盲目性，另一方面可以杜绝领导与领导之间、科室与科室之间、工作人员与工作人员之间互相扯皮推诿、文件旅游的现象，形成快速、高效的管理与工作作风。
三是堵塞滥用职权、以权谋私的漏洞。
实行抽屉式管理后，一环扣一环，环环紧扣，分工明确，职责清楚，以权谋私者没有可乘之机。如有些企业内部的财务审批权限问题，尽管多次三令五申强调一支笔审批”，但事实上哪个领导也说了算，不管谁签了字都可以批计划、批款。这不仅造成资金管理上的混乱，而且还会带来越权和滥用职权，以至以权谋私等问题。
四是便于层层考核，企业主管可根据每个科室(车间)的职、责、权、利进行月、季、年度考核，科室(车间)主管也可以根据每个管理人员的职、责、权、利进行考核。
五是可提高管理人员的积极性。因为职务分析”体现了职、责、权、利四者的统一，每个管理人员都可以有职有权地工作不用请示不当二传手一，工作起来心情舒畅．六是能促进管理人员自身素质的提高，在一些企业的企业主管和基层主管中不同程度地存在大权独揽”、我行我素”的现象。形成了大头说了算，下边围着转”，管理人员学不学业务管理知识也无所谓的歪风．提高管理人员的素质是抽屉式管理带来的必然要求。
二、抽屉式管理的主要内容
根据资料，结合煤炭工业企业管理的实际，我们认为它的主要内容应包括以下两个方面。
1．业务科室的职务分析，即职责权限范围。业务科室的职责权限范围分析，应根据企业的总体目标，生产经营指标，以及井上下专业对口的要求和协作关系进行层层分解，逐级落实，明确规定。
2.管理人员的职务分析，即“职务说明”或职务规范”。管理人员的职务分析要根据管理层次的不同进行。如矿承包经营集团层次，副矿长要对矿长负责，副总工程师应对总工程师负责。管理要素层次，科员要对科长负责，科长要对对口矿长负责，还要对专业负责。管理人员职务分析的关键是处理好集权与分权的关系。
三、推行抽屉式管理的步骤与方法
我们认为，国际上流行的抽屉式管理，类似于(不是等同)国家经委在全国推广的l8种现代化管理办法中的“经济责任制”。
经济责任制已在各大企业中应用，它的应用对推行抽屉式管理奠定了基础。推行抽屉式管理的步骤和办法是：第一步，由企业管理科牵头，组织一个由各个部门组成的职务分析小组。
第二步，对职务分析小组进行短期培训，以掌握抽屉式管理的概念和内涵。
第三步，围绕企业的总体目标，生产经营指标，根据业务对口，编制业务科室职责权限范围。
第四步，分层次进行管理人员。职务分析，按职、责、权、利四者的统一，制定管理人员职务说明或职务规范。
第五步，制定必要的考核奖惩制度，与职务分析”法配套执行。