一个组织中，将近40%的时间，是用于开会的。
开会，可能是所有管理工作中，最费时间的一项了。
然而，很多管理者，根本开不好一个会。
绝大多数时候，是走过场和浪费时间。
那么，低效会议都有哪些特征? 如何才能高效开会？
每逢下班必开会
你有没有这样的经历？
临近晚餐的时间，离下班就剩15分钟了，一天的工作已经完美落地。
你饥肠辘辘，一身疲惫，归心似箭。
这时，突然接到一个会议邀请。
你心里咯噔一下，心中有了一种不祥的预感。
果不其然，过了几分钟后，老板和颜悦色的从办公室走出来，对着你说道：
大家把手上的工作都放一放，我们来紧急开个短会。
会议开始了。
和往常一样，老板滔滔不绝，经理七嘴八舌，员工们一脸茫然。
短会开着开着，就变成了半个小时，一个半小时，二个半小时，四个小时....
一场短会，最后变成了长会。
外面的夜空，也变成漆黑一片。
你在心里默默叹息。
忍不住为公司算了一笔账：
一场20人，4个小时的会，假设每个员工时间成本是100元每小时。
这一场会议下来，时间成本就是：
100元x 20人x 4小时=8000元。
平时公司报销200元以上，都需要相关部门签字。
现在，随便召集一个小会，8000元就花出去了，都没人心疼。
会议结束，老板笑着总结说：
今天的会议很成功。
然后指派了一名参会员工，负责整理一下会议纪要，记住：
Who do What by When。（谁在什么时间之前完成什么事。）
今天整理好后，发给全公司。
这名员工一脸茫然地点头答应。
当天下午邮件发出，老板看到后，笑容渐渐凝固……
一时间，竟然有点气血上涌，双眼发黑。
因为，这份会议纪要，和自己想的完全不一样，自己认为的精髓和重点都没有突出。
这种现象，几乎所有的老板、管理者、员工都会遇到。
老板忍住万箭穿心的痛苦，坐下来扶住额头，开始反求诸己：
为什么会议结束，自己脑海中留下的高度总结，会议结论，和员工脑海中的完全不一样？
那其他的与会者呢？
会不会20个人，带着20个结论离开呢？
这太可怕了.....
车轱辘话来回说，没人干活
下班来一下。
我们对一下。
我们碰一碰。
我们一起看一下。
我们聊一下，我们研究研究。
我们拉齐一下。
我们同步一下。
......
车轱辘话来回说。
而且周六保证不休息，周日休息不保证。
一周“5+2”，每天“白加黑”，夜里还要总开会，简称“夜总会”。
但是，一场会议下来，老板说，大家明白了吗？
没人说话。
有问题吗？
没人点头，也没人摇头。
结束之后，大家都不干。
谁爱做谁做，反正我没说要做，也没说自己不做。
先这样吧，再说。
事情，就停在原地了。
在开会时，你有没有想过一个问题？
员工听懂你说的话了吗？
再或者说，他们听进去了吗？
员工管理自己，通过体内沟通机制，大脑下发指令给双手，信息传递没有损耗。
上级管理员工，通过体外沟通机制，大脑影响别人的大脑，信息传递耗损严重。
你传递的信号是：求救。
员工接受到的信号也许是：我真棒。
你思考的一只老虎，员工可能理解成一只猫。
你在说一只凤凰，员工可能理解成一只鸡。
怎么办？
会议一定要形成共识。
再好的战略，如果没有共识，都是执行不下去的。
如果没有共识会怎么样？
“这件事情，打到哪儿是哪儿吧。”
“那件事情，是不是其实不太重要，那随便弄弄吧。”
“这是没有双方沟通就强加的指令，不是共识，没有受到尊重，拒绝接受”。
没有共识，动作会变形，执行会打折。
所以，你带兵的副总裁、总监、经理，和你有没有共识？
你下面的员工，是不是真的理解你的战略？发自内心接受了你的执行命令？感受到了你的善意？
你有没有耐心的理一理，和员工讲一讲背后的战略意图，利益关系？传达你的善意？
而且，大部分情况下，以员工所具备的信息量，所经历的事情，现有的认知体系和格局等级，
大概率无法通过一个表情，一次会议沟通，就能完全明白你的意思。
而且，低效的会议，没办法产生好的计划。
讨论结束，很多人并不完全认同计划，于是干活打折扣，甚至阳奉阴违。
没有产出，开个寂寞
到底什么叫开会？
开会，本质上是一个商业模式，和一切商业活动一样，是一个有投入、有产出的经济学游戏。
开会的投入，是所有与会者的时间成本；
开会的产出，是一组结论，比如说所有人的共识，或者与会者的共创。
开会，是一个用时间，换结论的商业模式。
但是，我们很多的会议，是极其低效的。
会后，你问，有人记得今天的重点都讲了什么吗？
感觉都记得，又好像什么都没记得。
早上刚坐上座位，打开电脑5分钟，
晨会开始了，紧接着就是午餐会、招聘会、头脑风暴会、培训会、项目会、分享会、转型会........
一天废掉了。
几个小时的会，开了个寂寞。
打开电脑，屏幕上闪烁着的还是早上9:00钟的开机动画。
员工默默写下明天的todo list。
今天工作8小时的产出：
开会。
如何高效开会？
那么，如何高效开会？
第一个建议，是看到过一条来自三星的会议组织经验，分享给你：
如何高效开会？
8个“必须”，3条“公式”。
8个“必须”是：
凡是会议，必有准备。
凡是会议，必有主题。
凡是会议，必有纪律。
凡是会议，必有议程。
凡是会议，必有结果。
凡是会议，必有训练。
凡是会议，必须守时。
凡是会议，必有记录。
3条“公式”是：
开完会了，但是会后没人落实，等于0。
开完会了，但是会后不检查工作，等于0。
开完会了，抓住不落实的事，追究不落实的人，才等于落实。
第二个建议，是把目标拆解为任务。
很多公司开会，开一天都没有解决问题。
没有基于业务数据报表复盘，没有形成对结论、原因，做出正确的归因分析。
哪些做错了，哪些做对了？
目标定好后，如何把目标拆解为任务？
不知道。
开会如同盲人摸象，为了开会而开会，为了形式而形式。
公司要懂得把本来是要在一天、一段时间里要完成的目标，开始拆解为每一天要完成的任务。
因为很多事情，工作周期可能是一周、一个月，甚至更长时间。
为了避免在远程办公时失去目标，我们需要把目标拆解到一个个任务上，把objective拆解为task。
目标要达成，每天的task也就是任务先要执行到位。
举个例子，公司要向客户交付一套非常大的代码，中间可能涉及到300多个功能。
作为组织会议的项目管理者，就需要再把这个目标聚焦到这周干什么、今天干什么。
比如，今天的任务，第一，我要给客户打个电话，谈项目计划，疫情期间在家里完成设计。
第二，我要跟我的团队开会，这个会是要确定我们节后三个主要提案的方向是什么，并且由我的团队交付出来这三个方向的基本设计框架。
你看，把目标拆解为以天为单位的任务，这其实也在训练团队的自我管理能力。
第三个建议，要有高效的会议方法论。
会议方法论，是让我们知道怎么开会。
举个例子，六顶思考帽。
每个人，每个小组都可以有六顶不同颜色的，代表不同思维方式的帽子。
白帽：代表信息。充分搜集数据。
黄帽：代表价值。集中发现好处和利益。
红帽：代表感觉。让团队讨论时可以释放情绪和感受。
绿帽：代表创造。专注于想点子，寻找解决方法。
黑帽：代表困难。聚焦在问题所在，提出问题和挑战。
蓝帽：代表过程。合理安排思考顺序，分配思考时间。
这样，在讨论时，就能充分想到每个细节。
大家积极共创，集思广益。
你可以对照一下。
看看自己做对了多少。
最后的话
高效会议，可以让团队协作效率和沟通效率大大提升。
低效会议，形式主义，会让组织协同遭遇挑战，人心疲惫。
好好的工作时间，都被浪费在了无休止的开会中。
其实开会本身并没错，只是方式不对导致了效率的低下。
但有些会议，完全没有逻辑，没有重点。
往往开了1个小时，还没切入主题。
好好开会，讲结果，讲进度，讲计划，讲问题。
带着事实和数据来沟通。
开会，是来解决问题的。
不是做思想汇报，更不是做故事汇报的。
团队在一起的时候，遇到问题，解决问题，坦诚沟通，彼此信任。
需要协助就喊一声。
有事说事，没事散会。
不要再开浪费生命的会了。
不要让会议，变成演戏。