流程和制度,是规范行为和作业的准绳。工作中,作为管理者,常需要通过制定流程和制度,以便于管理。本文简述写好流程和制度的几个关键点,供参考。 一、如何写好流程
流程,通用的定义为, 将一组输入转化为输出的相互作用的活动。它包括“ 输入、输出、活动、关系、客户、价值”六个要素。 出于更贴近指导实践的初衷,本文不去讨论各管理学派对理论的争鸣。
我们把编制流程的要素,归结为: 输入、活动、关系、逻辑、输出、客户。 其中: 输入:是指输入的所有资源,包括实施活动的组织、人、财、物(文件)和条件。 活动:是指流程环节。 关系:是指连接流程环节的走向。
逻辑:是指对环节条件进行是非判断。
输出:是指流程运作的结果,包括文件、项目成果等,它承载流程的价值。 客户:是指下一流程环节的主体(流程完结时指流程服务对象或外部客户)。 流程编制要求: 要素齐全、走向正确、逻辑清楚、形成闭环。 前两项很好理解,略过。逻辑清楚,是指有判断判断条件时,要有是非两个流程向,即,符合条件时流入哪个环节,不符合条件时流入哪个环节,要标识清楚。 如下图,审核未通过,是驳回到流程发起人,还是上一环节,不清。 形成闭环,是指任何一个流程都要流入下个流程,直至流程完结。
如下图,拒收或降级使用,没有下个流程,未形成闭环。降级使用,也达成买卖交易,也应该流入仓库办理(折扣)入库手续并执行付款。 关于起始框、处理框、判断框和流程线等各种流程符号,国标GB/T 1526中有详细规定,本文从略。 二、如何写好制度 制度要素包括:目的、适用范围、定义、职责、正文或规定、相关文件表单和流程图、绩效与奖惩、解释权、颁布与实施日期。
其中: 目的:描述制度编制的背景,编制制度想要达到的目的。一般以“为了……”开头。 适用范围:描述该制度使用的主体(人或组织)、客体(空间、时间、事物的范畴)。 定义:描述该制度特有的一些专有名词,或者一些通用名词在该制度中的特定解释。 职责:包括对机构、组织的设立的约定,以及它们的职权和责任。职责的约定必须清晰明确,不产生职责真空,也不重叠。 绩效与奖惩:描述该制度在运行过程中期望产生的效果或价值,以及对遵行和违反该制度的组织和个人,如何进行奖惩。
制度样例,可详见《