销售信函(sales correspondence )
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销售信函是卖方主动向新老客户推销产品的信函。如介绍新产品、清理积存、扩大生产、设立分公司、价格调整等，都是推销的好时机。因此有关产品的特点、用途、信誉要详尽。为促成销售，可就市场行情说明此产品价格的竞争力，亦可从购买趋势或有关来函询问等情况预测将有上涨价格的可能。总之，在实事求是地介绍产品质量的同时，应极尽推销之能事，语言要新鲜活泼，以刺激对方的购买欲。实践证明，以情感化的方式说明产品给对方带来的利益往往比科学、客观的资料更有效。但实事求是是双方长期合作的基础，因此产品的介绍要掌握分寸。
销售信函主要被用在以下几个方面：
1．开发准客户阶段
在开发客户时，你可以给客户寄一封销售信函，直接向客户推荐产品或服务，或请求获得与客户见面的机会，或者邀请目标客户参加你们公司的活动、产品演示会等，以扩大接触面，增加销售机会。
尊敬的XX先生： 您还未投资让您的员工接受销售培训的主要原因是什么?是不是因为缺少时间?或缺少上级的批准?还是怕影响员工的正常工作? 如果我告诉您我们公司提供的培训不会给您造成以上任何困扰，您会考虑接受我们的服务吗?请一定打电话给我，我保证只占用您5分钟时间，向您解释我们是如何做到的。 除非您5分钟之后仍然对我的话感兴趣，我们才会继续交谈下去。我的电话是(010)12345678，静候您的佳音。 祝您一切顺利! 您的朋友周XX 2006年4月2日
2．销售跟进阶段
当你与客户进行初步联系过后，客户没有反应时，你可以发一封销售信函进行跟进，探询客户的想法，以便采取进一步的行动。
尊敬的XX先生： 我是XX培训公司的下周，在此之前我和您通过几次电话，得知贵公司的确有做培训的想法。但由于您事务繁忙，我一直没有机会与您详谈，希望您近期内能抽搐时间与我面谈。 如果方便的话，我将于4月10日登门拜访。热盼您与我联系！ 助您一切顺利！ 您的朋友周XX 2006年4月2日
3．维护关系
随着客户量的增多，销售人员要经常与客户保持见面比较困难，此时可以依靠信函作为联络工具，加强与客户的联系。特别是与客户交易后，销售人员希望与客户继续合作时，销售信函可以发挥重要作用。
4．感谢
成交后，你可以给客户寄去感谢信，感谢客户对你的关照，并表达自己将继续为客户服务的诚意。
这一举动可以让客户避免产生“你把我的钱骗走了，就把我忘了”的失落感，同时能及时在客户心中给自己加分，为后续合作打下良好的基础。对热心客户寄来的建议信，销售人员也应该表示感谢。
尊敬的XX先生： 我是XX培训公司的小周，很高兴能有机会为贵公司服务，感谢您的对我的关照和对我们公司的信任，我们将尽全力实现对贵公司的承诺，请您放心！ 为了表示我们的谢意，请接收随附的一份小礼物，希望您会喜欢，也希望今后我们能有机会继续合作！ 祝您一切顺利！ 您的朋友周XX 2006年4月2日
5．问候
重大节日、客户生日、客户公司周年庆典，你都可以寄去问候信。听闻客户升职，你也可以通过书信表示恭喜。
礼多人不怪，如果时常感觉到你在关注他，客户自然会增加对你的好感，不会忘了你，下次有需求还会找你合作。除了继续留住客户，此举还能重新赢得流失或消极客户的青睐。
当然，在表示问候的同时，你也可以在信中向客户介绍适合他的新产品，甚至随信附上新产品介绍资料。
尊敬的XX先生： 我是XX培训公司的小周。感觉时间过得真快，离上次与您见面已经有两个月了。再过几天就是中秋节了，我谨代表我们公司全体员工祝您和家人永远平安幸福，一切顺利！ 为了表达我们的问候，请您接收随附的一份小礼物。 附言：随信我附上了我们公司刚推出的新产品的介绍资料，如果您有需要，请立刻通知我。希望能有机会继续为您服务！ 您忠实的朋友周XX 2006年4月2日
6．解决问题
如果客户在使用产品或服务时，出现问题，通过信函向你寻求帮助时，你当然可以以同样的方式给 他满意的答复。对客户的投诉信，你也可以通过信函表示歉意，并以实际行动迅速履行对客户的承诺。
尊敬XX先生： 我是XX公司的小刘。首先，我为产品带给您的麻烦，深表歉意！我已经联系了技术部门，我将与两位工程师一起于明日上午10:00到贵公司为您解决问题。 对于给您带来的不便，再次说声抱歉！ 您忠实的朋友刘XX 2006年4月2日
7．通知事情
可以通过信函通知客户自己公司名称变更、政策更动、人事变动、优惠活动、价格调整、最新产品信息等。
由此可见，在销售过程中，销售信函具有独特的重要作用，有着广泛的应用空间。也正因为如此，我们需要熟悉销售信函的各种形式，以便灵活应用。
尊敬XX先生： 我是XX公司的小马，您最近一切顺利吗？ 我们公司决定于公司成立10周年纪念日（6月10日）宴请所有重要客户，以表达对客户长期支持我们的谢意。如果您能抽出时间赏脸光临，我们将不胜感激！时间是6月10日17:30， 地点是XX大酒店顶层宴会厅。 您忠实的朋友马XX 2006年4月2日
1．手机短信
优点：送达及时，价格便宜，保密，你可以与客户有比较亲密的交流。缺点：限制字数，你必须知道客户的手机号码。适合用于问候、感谢客户。
王总，您好！我是XX公司的小刘，在国庆节之际，祝您节日快乐，万事如意！
2．卡片
个性化的明信片、卡片比较特别，能够让客户“勿忘我”。但明信片上的内容很有可能被其他人看见，只能进行比较公事化的交流。
尊敬的王总： 我是XX公司的小刘，希望您还记得我，我们曾为贵公司提供了一套管理信息系统软件，希望我们的产品和服务能令您满意。 再过几天，就是您的生日了，我谨代表我们公司上下祝您生日快乐，身体健康，生活更美满，生意更红火！ 热忱为您服务的刘XX 2006年4月2日
3．电子邮件
如果客户有使用电子邮件的习惯，你就可以给客户发送电子版的产品资料，可以包含产品图片、效果图等，让客户有更直观的感受。电子邮件沟通非常方便，成本几乎可以忽略不计。
给客户发电子邮件时，应注意以下几点：
(1)主题明确。
现在每个人的电子邮箱都会有大量的垃圾邮件，如果你的电子邮件没有突出的重点、醒目的主题，就可能淹没其中，被潜在客户看都不看就删掉。站在客户的角度，在信中使用一些能吸引客户注意的关键词。
(2)软化措辞，内容简洁，只给客户发送他们真正需要的信息。如，国际商务谈判实战技巧。
(3)可以用黑体强调一两个词汇。如：劳动合同如何变更。
(4)回信时，尽可能引用客户的来信，帮助对方更好地理解你的用意。
(5)用普通信函的格式来写电子邮件，留下你的姓名和联系方式，结尾有问候语。
(6)反复检查后再发送，慎用附件。
(7)同样内容的邮件，每个月发送2～3次为宜。
标题：冒险旅行的机会来了 正文： 尊敬的王XX： 我是XX公司的小刘，感谢您参加我们公司上次组织的沙漠风情五日游，相信那段美好的时光会令您难以忘怀。现在，更加刺激的冒险机会来了。我们花了整整一年时间开发出 一条雪山探险旅游线路，相信它会带给您更加惊心动魄的体验。 如果你想与我们同往，请在15日之前与我们联系，电话为（010）12345678.名额有限，希望您不会错过这次难得的冒险机会。 您的朋友刘XX 2006年4月2日
4．信函
信函比较正式，对客户的联系方式要求不是很苛刻，更容易操作，应用范围更广，上面的所有场合都可以使用。如果用它征集客户的意见，或是其他需要客户回信的情况，最好同时寄上空白的已付邮资的回邮信封。
5．销售建议书
当客户对你介绍的产品、服务产生兴趣，他可能会要求你提交一份正式能够解决客户存在问题的销售方案。
根据你的客户对象、产品或服务的情况，销售建议书有繁有简，但它的目的都是相同的，就是给客户提供足够的利益，吸引他使用你的产品或服务解决他的问题，一句话，就是打动客户。
案例：
在没有令人感兴趣的话题时，将信函寄给客户，大多信函都会遭遇被扔进垃圾桶的命运。如果你是一位理财顾问，你会采取什么方式，让客户将你的销售信函留下来。
提示：关键要做到，不刻意提及理财话题，最好先拉近与客户的距离，引起收信人的兴趣，让他们产生看信的欲望。例如，将销售信函做成精美的日历形式，对客户有实用价值，让客户不忍轻易丢弃。
需要理财服务的人，大多数都已成家立业，你可以从潜在客户的孩子身上打开突破口，直接与学校联系。如，免费为学校印制某种用于学校与家长联系的卡片、学生成绩单等，在背面印上自己公司的业务情况、联系方式，让客户必须保存起来。这样既不会让客户反感，也起到了宣传效果。
为了使企业的销售信函更加有效，企业可以采取—些针对性的策略：
1．将点睛之笔放在前面。很多信函没古在-一廾始轨抓住读行的注意力，它所造成的后果是，读者还没有渎到最重要的内容寸就把价扔进了坑圾桶。如果在开头陈述背景信息乃至于一些细节，最后才提到特殊优惠，企业可能会失去很多客户。信件要以优惠作为开头，先将读者牢牛抓仆。然后佴解释细节。让他们首先知道这封信件能够给他们带来好处、可能的标题包括：帮您省钱，让孩子更健康，有效减肥等等。尽量用粗体宁来做标题，吸引读者的注意。
2．关注解决方案。从本质上讲，人们买的不是产品和服务，而是对问题的解决办法。销售信函应该先提小——·个问题，然后提山解决办法，将解决方案放在标题中，然后再叙述细节问题。例如，您在冬天觉得冷吗？花上不到300元就可以使您的家温暖舒适．
3．不要太专业化。一般入想要的是实惠，而不是专业性的产品介绍。老年人头电脑，他可能并不在乎电脑配置的是16倍速光驱或32倍速光驱。他真正感兴趣的是它址否易于使用，是否便宜。
4．优惠要诱人。信件提出问题．并提供解决办法后，需要用一个实质性优惠来促成交易。不要只是单讲价格，而要说“如果你直接找总代理购买只要888元-一免去中间环节，节省费用”。这样陈述可以使人感到他们确实得到了优惠。
真实的案例：
陈述优惠时如何组织语言非常重要。一家读书俱乐部开始的广告词是“一本书乱钱买两本”。后来他们发现说“买一本，送一本”更有效。研究表明，“买一本，送一本”比”半价销售”的效果要好。“免费赠送”是一个有力的促销用语，所以企业要更多地使用它——最好用大号字、粗体字来表示，这样显得更突出。
普通销售信函分为两种：一种是扩展信，它连同附属文献、小册子、订单表格和回信信封，被广泛用于直接邮售中。另一种是你写给客户个人的，销售信息可以包含在其他问题的日常处理中。
写信时，想象你就是公司的客户，你希望见到什么样的销售信函，那是最有用的标准。
1．简洁、真实
尽量简单明了。使用短句和以小段落方式写作，能让你的销售信函看起来流畅、简单，不耽搁客户时间。不能夸大其词，千万确保真实性。
2．抓住客户注意力
你必须在开始的15秒钟内，就抓住阅读者的注意力。一旦做到这点，信函即使长一点，也会被读完。
(1)标题很重要。
信函的标题要能让人产生好奇感，并把这些字加粗加黑，吸引客户的眼球。如果标题不能让人完全明白文中的主旨，你可以接着对标题作出简短的、精彩的解释，吸引客户继续往下读。
(2)让客户感兴趣。
客户只会注意自己感兴趣的东西，你需要站在客户的角度，写出客户想知道的，对客户有吸引力的内容。
你的客户最关心的是他的需求和愿望得到满足。强调能带给客户的利益是个很好的选择，只有让客户看到购买你的商品或见到你的利益所在、价值所在，他们才会给你机会。如果你只是强调你的业务，你销售的产品，你将失去机会。
有时，客户的需求表现为一种潜在的精神追求，他们更希望从购买中得到物质或精神上的满足。因此，如果你善于在信函里为他们勾画一幅美好的人生画面。那么你得到订单的几率就会大大提高。
(3)语言生动。
现在的社会越来越浮躁，人们很难静下心来看东西，你只有用生动的语言不断吊客户的胃口，才能让他们坚持看下去。
“X先生，这封信的目的并不是想要卖给您什么东西，而是让您了解为什么许多客户会购买我们的产品，以及这些产品能够为您带来的利益和好处……”
(4)格式有个性。
格式要突出重点，有特色，重要部分可以用手写体。你可以不断向客户提问：什么样的商品或服务适合您?让客户不断回答他们的需求，会让他们感到处于主动的位置，受尊重，感觉你是在帮助他们。
3．提出你的要求
明确告诉客户你想让他们做什么，督促他们立刻行动。时间越长，你得到回应的可能性就越小。如果你希望他们与你联系，那么在你的信中要提醒他们，并且提供你的电话号码。
如果你还处在劝说阶段，就要提供一个具体的时限。如果你只剩几个有效名额，要确实声明数量有限。这会促使客户立即行动。
销售信函大致包括开篇、正文、结尾三部分。开篇表明写信目的。但不要把目的只局限于销售产品或服务。正文要阐明你所提供的产品或服务为什么值得客户掏钱购买。结尾要用简明的语言概括你的观点，并且请客户相信你。接纳你的产品或服务。
与其他写作一样，写销售信函也大致分三步：
1．第一步——构思、收集材料
(1)我想达到什么效果?
使客户阅读后有所行动(订购产品，观看产品展示)
提供足以帮助客户做出必要反应的相关信息(即使他们仅仅将回执保存下来)
克服任何可能阻止或延迟对方反应的行为
为企业树立良好形象(使那些尚未决定回应的客户也被吸引，下次很可能反应积极)
(2)我想表达什么?
尽可能多地收集客户的信息，分析你的客户，什么样的话语、什么样的利益能吸引他们的注意。找出你的卖点，阐明带给客户的利益。
如，销售人员想用“物美价廉”来激发服装经销商的购买欲望，在书信中最好这样表达：“外贸精品，名牌服装，款式新，全部1～3折。”
2．第二步——编写
(1)开篇。
信函开篇要短，它只允许你用30～60秒时间动员读者继续将该信函读完。假如不能做到这点，你的信肯定要被丢弃了。开篇表示赞美、感谢等比较受欢迎。
某心理学杂志的征订信这样开头：没人在家时，你上厕所会关门吗?这个问题既能激起读者的兴趣，又很自然地将读者引入到该杂志的主题：日常生活中的古怪举动的心理解释和每天都会碰到的问题等。
写出好的开篇的3种方法：(1)问题1(2)叙述故事或轶事；(3)醒目的声明或引用。
尊敬的作者：开始写作的最佳方式是什么?
这是某写作杂志征订信的开篇问题，这个问题就很能引起读者的阅读兴趣。使用一连串的问题开头是很有力的，特别是那些十分有趣的问题，会让读者很希望得到答案，继续读下去。
(2)正文。
人们购买的目的往往是想获得或摆脱什么。你的信函应提醒人们。你们的产品所能满足他们的什么需求，说明你们的产品较其他同类产品更为优秀的原因，最后促使读者想用你们的产品，运用心理描写向读者展示产品是怎样使他们受益的。
其他购买者的话也可以帮助说明产品的确有效，关于产品开发生产的细节描述也可以作为质量的有力证明。
正文部分需要涉及的问题的大致范围(见表1)：
| 该产品满足了什么需求?带来什么好处?解决了什么问题? |
| 产品的性能怎样?尺寸、颜色、材质、原理如何? |
| 其他型号或品牌呢?与同类商品比较后的差别和优势是什么? |
| 多少钱?花钱后，购买者得到的益处是什么? |
| 安装是否简单易行?使用呢?维修呢? |
销售信函不免要谈到价格，确切的价格应该在信函的最后1／4处。即读者已经被信函的内容说动，有意得到你们的产品时再说出。
唯一的例外是当你所销售的产品以昂贵著称(豪华汽车等)，特别是当读者很想得到该产品但是认为可能负担不起时，你可以在信函的开头处就提及价格。下面的技巧有助于使价格听起来更易于接收：
●将价格同读者受益处结合。“你得到这些重要的健康知识只需花30元。”(销售图书)
●把价格化解为平均每月、每周或每天的花费来展示。“你可花费低于每天抽一包烟的钱得到所有的这一切。”注意，你选择的参照花费一定要小，而且能说服人们全年使用你们的产品。
在谈到价格之后，一定要提到质量保证问题。好的保证语言的特征是，简练、有说服力而且积极肯定。
否定性：“假如您对我们的杂志不满意，可以随时取消订阅，我们会把所有尚未邮寄出的杂志的费用退还给您。”
肯定性：“您一定会满意的，否则我们退钱。我郑重保证这点。”
(3)结尾。
结尾很重要，有些人会先看结尾部分，再决定是否有看正文的必要。因此，在结尾部分，我们可以重复强调利益、机会、优惠、保修服务式、送货等信息，或提及信函正文中没有提到的内容。尽可能使用次的词汇，避免使客户在通读全信时有重复拖沓之感。
信函的结尾要尽量做到以下5点：
●重申带给客户的利益，描绘拥有产品或服务后的效果，不要涉及钱。
如：“如果成为我们的会员，您可以用更优惠的价格购买品牌的家居产品，相信这对爱家的您是一个值得庆贺的消息!”
●告诉客户应怎样做。
如：“我会在6月8日(即星期X)给您打电话确定我们下一步的行动，若您有任何问题，请直接拔打我的手机13×12345678或给我发邮件，邮箱地址是123452@126．corn。感谢您的体谅!”
●使实施的行为尽量简化。
如：“只要寄回您的订单，其他的事情交给我们完成，．”如果信封、邮资均由你方承担，应把这些条1'C／in以强调。
●说明应立即答复的理由。
让客户立即答复，就要给客户立即答复的理由。附加一些优惠条件来激发和坚定客户购买的决心，是非常实用有效的手段。当产品是季节性的或供货的确有限时，时间限制、即将涨价、货源有限等——要求对方立即回复的理由很容易找到。如，“一旦现货售罄，就没有机会了!今天就寄来您的订单，或拨打免费订购热线(010)12345678。”
●说明客户在给予之后能得到的奖赏。
如：“另外，我们很高兴送给在2006年5月1日之前寄回订单的新客户一份精致的小礼物，希望您会喜欢。”
3．第三步——修改完善
写完后，要对你的信函进行修改、润色，一定不能让你的信函出现错别字，否则，会破坏信函的可信度和效力。信函中涉及价格的部分尤其要反复核实，以免日后引起纠纷。
普通销售信函注意事项：
(1)大多数信函最少由三段组成：第一段阐明写作目的，第二段讲明信中所提及的产品或服务能够给客户带来的利益，第三段进一步指明客户下如何做。
(2)第一人称“我”的使用应降低到最低程度，可以用“您”和“您的”这样的人称代词贯穿全信。
例1：恰当的销售信函[3]
新车降价2000元一一仅在一周内有效 尊敬的王丽女士： 您上周光顾本公司的时候，我们对您看中的那款汽车提供了最优惠的价格。但当时您并没有下决心购买。也许再给您2000元的折扣会有助于您的购车决策。您也可以选择 其他牌子或型号，我们均给予您这种特殊优惠。但是一定要快———本优惠政策有效期为一周。 我们希望很快可以再次见到您(我们每天营业到晚8点，无[[休息日]])，但是如果一周内您无法光顾，请告诉我们，我们可以研究是否能够延长优惠期限。 此致 张大林 总经理助理 另：信封内还附有一本包含所有富康系列的产品宣传册，以及相应的汽车贷款组合方案。 上海爱人汽车销售公司，上海市滨江路20号(300041)，电话60328268
分析：这封信是典型的销售信件：
尽管它很可能参考了标准信件梢式，但是它加入了个人化的内容。
标题显著地标出优惠措施，这样收信人就有可能读下去而不是被随手扔掉。
它提供了折扣——事实上王丽女士完全有可能轻松地侃价减下这2000元，但是在信中提出来，就使其有特殊意味。
优惠的时间限制可能会激发比较快的购买行动。
附上小册子可以满足其购买新车的梦想，方便的汽车贷款组合方案能让她觉得容易负担。
通过邀请地光顾，就可以说已经成功了—半。
信的落款是总经理助理，会使读析觉得白己很受重视。
例2：[4]
在进行市场推广时，理财顾问小杨发现，自己与客户进行前期的沟通和交流都很顺利，一般都是在临近促成时，有的客户会出现诸如要多家比较一下或推托手里没钱等问题。
面对这种情况，小杨一般都会致以一封亲笔信，晓之以理、动之以情，进而创造再次拜访和促成的机会。如果你是小杨，你该如何就客户“多家比较一下”的想法写一封销售信函呢?
王先生： 您好!上次与您一叙，深感您知识渊博，对理财知识了解深刻，真希望有机会再向您请教。 今天提笔给您写信，主要从三个方面和您聊聊理财方面的一些重要内容： 首先，选择好的理财产品很重要…… 其次，选择好的公司也很重要。一家信誉好的公司不但有全方位的人性化服务，而且……因此，王先生，选择一家像我们这样知名的理财公司一定能让您免去后顾之忧 (请看我们公司的详情介绍，附后)。 最后，选择好的理财顾问更重要。我相信凭借过硬的业务素质和丰富的工作经验，能够根据您的实际情况，为您设计一个优越的理财方案，使您的财富迅速、稳步地增加。 王先生，见信后祈望一会，愿得晤谈为荣。三日之内若无音讯。次日我将登贵府拜访，恳请详示。 为您热忱服务的我：xx谨上 2006年5月18日