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软权力的提出者约瑟夫·奈定义：它是一种“影响别人选择的能力，如有吸引力的文化、意识形态和制度”。事实上，软权力这个词语不仅适用于政治，更适用于商业和个人。奈指出，有很多种影响他人行为的方式，既可以通过威胁和奖励他人，也可以通过吸引他人，来达到自己的目的。前者是运用“硬权力”，后者是施展“软权力”。
软权力不是一蹴而就的，是一个逐渐培养的过程，也是一个不断学习、不断提高、不断培养自己的人格魅力的过程。因此，只有善于学习、善于沟通、注重品行的领导者才能真正拥有自己的软权力。
一是树立鲜明的个性。每一个受尊敬的领导人，都有鲜明的个性。个性能带来领导者的影响力，带来领导者的魅力。
二是修炼高尚的品德。俗话说，金杯、银杯不如好口碑，品德高尚、廉洁奉公能够树立威信，带来领导者的影响力。
三是提高自身的业务素质。领导者应千方百计提高自身的业务能力，领导者业务能力强才能更有影响力。
四是提高管理能力。有的领导者特别会决策，有的则特别会用人，也有人特别会凝聚、沟通、协调、应变，管理的能力更能够带来领导者的影响力，带来软权力。
五是要有工作业绩。领导者光有组织任命不行，还要在具体的工作中做出实实在在的成绩，有了工作成绩才能得到认可。
六是对下属要有感情。伟大的领导人在内心深处都有着深厚的感情，很善于关心下属、理解下属。
七是要有良好的人际关系。领导者要善于与自己上级、下级和群众沟通，要用沟通的方式，施加积极的影响，达到领导的意图。只有人际关系调整好了，领导者说话才有人听，才能有影响力。
重要作用
最近十多年来，奈一直在宣扬软权力可以发挥重要作用,它可以帮助美国实现自己的对外政策目标。比如在阐述软权力的作用时，奈在1990年的书中写道：“如果一个国家能够使其权力在别国看来是合法的，那么它在实现自己意志的时候就会较少受到抵抗。如果它的文化和意识形态具有吸引力，那么别的国家就会更愿意效仿。如果它能建立起与其社会相一致的国际规范，那么它需要改变自己的可能性就会很小。如果它能够帮助支持那些鼓励其他国家按照主导国家所喜欢的方式采取或者限制自己行为之制度，那么它在讨价还价的情势中就可能没有必要过多地行使代价高昂的强制权力或者硬权力。简言之，一个国家文化的普世性和它具有的建立一套管理国际行为的有利规则和制度之能力，是至关重要的权力源泉。在当今国际政治中，那些软权力源泉正变得越来越重要。”
软权力示例
正是因为软权力的重要作用，所以针对上个世纪80年代一度流行的所谓世界将进入国际政治中的日本时代这一论点，奈明确指出，相对日本来说，美国的软性同化式权力很大，这使得它在世界事务中始终发挥着重要作用。
用奈的话来说就是：“权力的性质正在发生变化，某些变化将对日本有利，但有些变化可能对美国更有利。在命令式权力方面，日本的经济实力正在增强，但其在资源方面很脆弱，而且军事力量相对较弱。在同化式权力方面，日本的文化高度孤立，而且它尚需要在国际制度中争取更多的发言权。相反，美国具有世界性的大众文化，在国际制度中发挥着重要的作用。”在全球化时代，奈提醒美国政府：“经济和社会全球化并不造成文化一统化，世界其他地方不会有朝一日看起来都像美国一样。在全球历史的这个时期，美国文化是非常卓越的，它有助于在许多方面、但不是所有方面增进美国的软权力。与此同时，移民和国外的思想和事件也在改变着我们该国的文化，而这又增加了我们的吸引力。我们对保持软权力很有兴趣，我们现在应当利用这种软权力来建立一个与我们的基本价值观相一致的世界，以便来日我们的影响力缩小时仍有利于我们。”