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负库存指你系统中的或账面上的商品或物料数量小于实际库存数量，也就相当于盘盈。
进货时清点数量小于实际进货量；例如：实际进货10个，清点数量为9个，那么就少了一个。
录入时录入数量小于实际数量； 例如：实际进货10个，清点10个，但录入了9个，也就多了一个。
出库时系统记录大于实际出库量，无论是生产线领料还是销售出库。例如：实际出库了2个，但系统记录出了3个，这样实际库存数量就多出来一个。
当你的发货记账发生在收货记账之前，就会形成了负库存，负库存总是表示货物实际移动必须在以后的阶段的输入系统中或者记账。
为了使用负库存，你必须（前提条件）
1、在定制系统中对每个评估范围和存储地点清楚地允许它
2、在单个物料的物料主记录中设定标识工厂中的负库存（仓储数据）
在一些情况下，比如由于组织的原因收货在相应的收货和物料定位在仓库中之前被输入，此时就需要负的库存
一旦记录了收货，帐面库存余额必须再次与物理库存相适应，也就是说，帐面库存余额不再可以是负的
注意：如果你使用负库存，你必须确信在资产负债表的关键日期没有负库存继续存在，在月结帐时没有负库存存在于上个月。