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装卸时间事实记录是船舶在港口装卸时间的记录，反映了船舶从抵港至装卸完毕的全部情况，是计算装卸时间与结算滞期费／速遣费的重要依据。
装卸时间事实记录的具体内容有：船舶抵港时间；递接通知书的时间；船舶通过检疫时间；船舶移泊、靠泊时间；开始装卸时间；办完进口手续时间；因故中断作业和重新进行作业的起止时间；星期天、节假日、天气不良、装卸设备故障、等待货物等停止工作或待时的起止时间；装卸完毕的时间和装卸货物的数量等。
船舶在港作业期间，船舶代理公司外勤业务员每天至少登轮一次，掌握生产作业情况、船舶每天装卸进度，并作好记录。记录的事项必须有始有终。在装卸作业现场，外勤业务员应经常与装卸组长、理货长核对，避免记录差错。外勤业务员还应经常与船方核对，发现问题及时协商解决，不要拖到开船时处理，否则可能影响船舶开航。
装卸事实记录的记录用词应尽可能精炼、准确。如船舶从引航锚地靠泊，应用“Proceeding From Anchorage to Beah”，不能用“Shifting to Beah”。不良天气的装卸中断时间，应记为“恶劣天气”，不能记为“等装卸”。
船舶开航前，船舶代理人将缮制好的装卸事实记录交船长审核签字盖章确认，然后双方各执两份。共同签署时，船舶代理人应注明作为代理人。
装卸时间事实记录应详细记录有关内容，原则和方法主要有：
(1)记载的时间必须连贯，中间不能有间断。
(2)船舶检疫后在锚地等泊，如遇下雨、下雪、大雾等不良天气应同时注明“等泊”和“不良天气”。等泊期间的坏天气应参照气象台的天气资料。
(3)装卸开始前及装卸过程中发生等泊、等工人、等货物，如果等泊、等工人、等货物期间是坏天气或不适宜装卸货物，应按照“坏天气”记录。
(4)船舶在港作业过程中，出现坏天气的时间，如大浪、雨天、雪天以及雪后清扫积水和积雪的时间必须做好记录。
(5)属船方和港方原因造成装卸停工时间必须在记录中注明，如注明“由于船方××原因造成停工”。
(6)移泊时间的记录。从停止装卸至等候移泊所占用的时间，可记录为移泊时间。如因港方原因造成等候移泊时间，应记录为“等候移泊”，如因船方原因造成等候移泊时间，应记录为“船舶准备移泊”，如因潮水原因，应记录为“候潮移泊”。船舶移泊后开始恢复装卸的时间，应记录为“准备开始装卸”或“准备恢复装卸”。如果因受潮水影响，船舶从泊位移开然后移回，应记录为“因潮水影响，作业中断”，或记录为“因低潮船舶脱离码头”和“船舶回靠码头”。
(7)船方申请进行困难作业及特殊平舱的时间应记录清楚。
(8)因船舶设备问题造成工人伤亡或船舶发生碰撞等造成作业中断，应记录为“发生××事故，作业中断”。
(9)应根据装卸货物受风力影响情况，如实地记录。如卸磷灰土、铝粉、散装硫磺等货物，风力四、五级影响了作业。如台风警报后船舶停止作业，即使台风将临前天气良好，应记录为“台风影响，作业中断”。
装卸时间事实记录是计算装卸时间与结算滞期费／速遣费的重要依据。装卸时间事实记录的真实性直接关系到滞期费／速遣费计算的准确性，因此也就是关系到企业的经济利益。世界上有一些港口比较拥挤，可能造成船舶到港等候，等候时间可能少则几天，多则达一个月。在航次租船中，如果因小小的疏忽或伪造装卸时间事实记录，就会使船舶出租人无法以滞期费等的形式来补偿船舶在港停泊期间的损失。
在签署装卸时间事实记录时，因对装卸时间事实记录有异议，为维护船方的利益，船长对异议的项目加批注。作为船舶代理人，应区别批注的性质，采取不同的处理方法。
(1)可考虑接受对计算装卸时间没有影响的批注。如“按租约规定办理”和“仅为工作时间”批注。
(2)对计算装卸时间有一定影响的，应妥善解决，尽量争取船长作“船方与租方解决”这样的批注。
(3)一般不接受影响装卸时间事实记录作用的批注。如“在抗议下签字”、“在争论中”和“以船东同意为准”。
在船长要加批注的情况下，船舶代理人必须要与船长核对事实，尽量争取协商解决。如不能解决，必须迅速向委托方请示，取得委托方书面确认，或将实际情况在记录上作详细记载。