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知照函是用来告知或通知不相隶属机关某一事项或某一活动的函，这类函一般不需要要对方答复，如国家经济贸易委员会《关于组织开展制药机械行业技术评审试点工作的函》、国家食品药品监督管理局药品注册司《关于重申地方药品标准和地方药品批准文号有关问题的函》。
知照函具有单一性和广泛性两个鲜明的特点。
1．单一性
严格遵循函文一函一事的原则。一个知照函中，只能就一个事项做出知照；但是可以就这个事项的不同方面做出具体阐述。知照函的单一性同样是对该事项重视的体现，以及确保知照对象能及时准确把握相关内容和要求。
2．广泛性
广泛性是指知照函在实际工作中使用广泛。知照函没有内容和行文对象的限制，因此可以广泛运用于各种需要的情况。
知照函的行文对象是与发文机关不相隶属但有工作联系的机关。
由于知照函的内容涉及一些行文对象所不知道的新决定、新内容，所以在写作中，要比其他同类函件详细、具体，使行文对象充分理解知照内容的含义。
(一)结构要素
1．标题：一是由发文机关名称、事由、文种构成，如“××大学关于举办五十周年校庆的邀请函”；二是由事由与文种构成，如“关于水务项目投资开放信息的告知函”、“关于××证券股权转让的告知函”、“国家助学贷款信息告知函”等；三是直接用“告知函”做标题。
2．主送对象：规范地标注主送单位名称或者个人姓名。
3．正文：
开头部分，交代行文的缘由、依据、目的及与告知事项相关的背景情况等内容，要求简明扼要。
主体部分，明确告知某一事项、工作或活动所涉及的具体内容，如事项、工作或活动的名称、时间、地点与主题、相关人员范围，以及其他需要告知的内容等。如内容比较复杂，可分条列项予以说明，便于阅文者一目了然地获取信息。
结尾部分，常用“特此函告”、“特此告知”、“专此函达，，等专用词语结束，或者用“竭诚欢迎您届时光临”、“再次感谢贵公司一直以来对我公司的大力支持”等表达诚挚期盼、感谢、致意性的语句结束全文。
4．发文机关。
5．成文日期。
(二)撰写要求
1．知照函的内容要明确、清晰，一函一事，主题单一、集中，篇幅短小，把告知事项说清楚即可。
2．知照函的语言要简明扼要，措辞得体，不可使用指示性或命令性语句。主要使用说明的表达方式，不对告知事项进行深入的分析与阐释，重点交代事项的相关信息。
知照函的内容一般具有很强的针对性，是对相关机关、单位或团体就新出台的政策、新做的决定等进行知照。因此知照函的语体特征一般表现为简洁、明确、平实。
知照函发函的目的在于使相关机关知道新的政策、新的决定或具体事项，以便于工作中注意或者遵守。所以知照函的语言要简洁明白，使行文对象一目了然，不能有表述不清、重复罗唆的地方。知照函是告知性的公文，只要求知照，不做号召鼓舞或者批评。因此，语言力求平实、明确，用最通俗易懂的书面语言把事项表达清楚即可，不需要写得多么精彩华丽。
知照函的目的在于详细具体地告知行文对象新的事项，因此其语言侧重明确，易理解。在行文中不能使用双关语或者容易让行文对象产生歧义的语言，多使用词义单一的词语。
句式安排上，对长短句、整散句的使用要合理斟酌。短句和长句的使用效果有很大不同：短句表意简约明快，灵活多变，清楚明晰；但是长句表意周密严谨，明确精细。因此，在使用中，要注意两者的合理配合。充分运用短句，适当点缀长句，从而使知照函语意连贯，一气呵成，错落有致，逻辑清晰。
知照函不同于知照性通知，二者的差异主要表现在：
一是行文的方向不同。知照函的发文机关与收文机关之间不相隶属，因此知照函属于平行文；而知照性通知的发文机关与收文机关之间大多是领导与被领导、指导与被指导的上下级工作关系，因此知照性通知多属于下行文。
二是公文的内容不同。知照函的所侧重的内容于告知不相隶属的机关需要周知的事项，对于是否办理、办理方法与要求等一般难以限制，而是由收文单位自行决定；而知照性通知的所侧重的内容于告知下级机关需要知悉或办理的事项，收文单位需要根据通知的内容开展相关工作。
三是公文的作用不同。知照函传达了需要收文单位知悉的与其业务活动相关的各种信息，具有信息沟通与协调的作用；而知照性通知传达了上级机关需要下级机关知悉、办理的事项，具有一定的领导、指导作用。