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商洽函是指用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函，如商调干部函、联系租赁函、洽谈业务函等。
按照文面规格看，商洽函也可分为公函和便函。这就是说，学习者应掌握商洽函的公函、便函格式。
公函，是机关间就某些重要事情进行交流的正式公文，它必须采用公文信函式格式。这种函内容重要，行文要求规范；
便函，是机关内部用来处理一般事务或解决某些具体问题的函，这种函形式简便，不采用红头文件格式，没有发文机关标识、发文字号，不必存档，甚至可以手书传递。便函除公文格式外，就文章结构而言，与公函并无严格区别，如果说有区别的话，也只是行文语气略微随便而已。
商洽函主要用于平行或不相隶属的机关间商洽工作，联系有关事宜。如商调函，联系参观学习的函，洽谈业务来往的函等。商洽函分为去函(或称来函)和与之对应的复函。商洽函的适应性和灵活性较强，但约束力、强制性较弱。
各级统计机关与不相隶属的机关间商洽工作、联系有关事宜，都可用商洽函。
商洽函作为一种工作联系函，适用于很多情况。因此，商洽函使用的范围广、频率高，具有广泛性、行文多向性、用语谦敬性的特点。
1．广泛性
商洽函的广泛性，首先是其应用范围的广泛。商洽函的内容没有固定的限制，任何洽谈公务、表达请求、提出请示、给予意见、事项告知的情况都可使用。其次是其使用主体的广泛。它的使用不受级别高低、组织大小的限制，收发函件的主体均以比较平等的身份进行联系。
2．行文多向性
很多文书都是固定的上行文或下行文。而商洽函的行文可以是上行文，也可以是下行文，但大多数商洽函为平行文。
3．用语谦敬性
不论什么类型的函，用语皆得注重谦恭有礼，尊重行文对象，力求得到行文对象更多的理解和支持。
商洽函的使用主体具有广泛性，适用于各种级别的行政机关、企事业单位和社会团体，因而其行文对象也具有广泛性，可以是任何行政机关、企事业单位或社会团体等。
商洽函是就某一事项进行商洽的函件，具有很强的针对性。因此，在行文时要紧紧围绕所要商谈事项展开，需重点突出，不可冗杂，让行文对象可以有针对地对问题做出快速的回应。
商洽函是一文一函，并要做到行文平实，直奔主题，语言使用规范得体。
1．平实、准确
商洽函旨在快速明了表达中心意思，并得到行文对象迅速的回复。因此，切忌转弯抹角，避免空话、套话和空泛的议论，要简练准确地表达中心思想。
2．规范得体
发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬；对级别低的机关、单位或团体要平和；对平行机关、单位或团体和不相隶属的机关、单位或团体要友善。切忌使用生硬、命令性的语言，并要注意谦辞、敬辞的规范使用。
商洽函的语言重在简洁、明白。在遣词造句方面，要做到以下三点内容：
1．明确清楚
行文中可使用“就以下事项与贵单位进行商洽”之类的表述。标示性语言的运用可以使函件内容指向更明确，便于行文对象迅速把握事项。
2．多用短句，少用修饰语
短旬的特点是简洁明了、明白易懂。在陈述事件的时候使用短句便于行文对象理解，并迅速做出反应。另外，要尽量剔除修饰语，突出核心事件。
3．礼貌用词
礼貌的用词可增加行文对象对发文机关的好感，应合理使用。在使用礼貌用词时，要注意态度的不恭维、不逢迎，并注意敬辞、谦辞的正确使用。
1．商洽函的格式
商洽函由标题、主送机关、正文、署名和日期组成。
(1)标题
标题在第一行正中书写。通常有两种形式：一是直接用商洽事项作为标题。如“关于参观XX演习事”；二是采用商洽事项和文种名组成，如“关于电梯维修管理和社会化服务保障承包事宜的函”。
(2)主送机关
在标题之下顶格写函所发往的机关或单位名称，后加冒号。
(3)正文
商洽函的正文一般由商洽缘由、商洽事项和结束语三部分组成。
①商洽缘由
主要写清为什么提出商洽，即发函的原因。一般都以某些事实为理由，也有以贯彻上级文件或指示精神为理由的。较为简单的事情可不写缘由而直接提出具体内容。
②商洽事项
此为商洽函主体部分，应写清商洽的具体内容，特别是对受函者的要求。如果所提出要求包括几个方面应分条写出，便于对方考虑。
③结束语
通常用“如你部(处、科)同意，请即复函”、“以上意见可否，望予复函”等作为函的结尾。
(4)署名和日期
另起一行在正文的右下方，签署发函机关或单位的名称并盖章。署名下方注明发函的日期。
2．商洽函写作注意事项
(1)一函一事，突出中心
商洽函主题唯一性要求不可将无关的几件事写在一起，否则影响对方的处理速度及效果。
(2)简短明快，直述缘由
商洽函应直叙缘由，重在叙事。要避免陈词套话，切忌拐弯抹角。发函双方不论大小均应平等协商，语气应以商量为主，不可傲慢。措辞用语，必须严谨，尤应注意谦虚谨慎和留有商量的余地。
(3)要字迹工整
字迹工整是对受函方的尊重，如写得潦草，甚至错别字连篇，不仅浪费了对方的时间和精力，会使对方觉得怠慢，也对双方商洽问题不利。
(4)注意政策性
拟制商洽函必须严格遵守党的各项方针、政策及军队保密规定，避免在军内外造成不良影响，防止泄密问题发生。