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在建立一个WBS和评估分解逻辑时,百分之百规则是最重要的标准。该规则是指: 一个WBS元素的下一层分解(子层)必须百分之百的表示上一层(父层)元素的工作。
WBS元素分解的下一层元素之和必须能代表上一级的百分之百的工作,即百分之百规则。如果遵循这条规则,就能保证WBS包含项目的所有工作。
当通过一个团队开发WBS时,有2个主要规则:
1、百分之百规则,所有子级元素表示的工作的总和应该等于父级元素百分之百的工作,不会有遗漏的工作
2、项目管理元素应该出现在WBS的第二级中
百分之百规则还适用于:子元素中所有工作的总和必须等于父元素所代表的百分之百的工作,即使父级元素是一个像“系统工程”或“研究”这类一般的术语。自下而上的成本估计方法(即估计每一个活动或者工作包的成本,然后沿着WBS的层次汇总所有的项目成本)的使用,是基于WBS的开发遵循了百分之百规则这一关键假设的。
一种通用的开发WBS的方法是自下而上,如果项目的输出产品是服务,这种方法尤其有效。所有的项目活动先是在头脑风暴会议中被列举出来,然后分组到逻辑工作包或者较低层WBS元素中,然后再依次汇总到较高层元素中。每一层都遵循百分之百原则。
在每一层中都要问到的下列问题:
1、每一个子级元素表示的工作的总和是否等于父级元素中汇总的百分之百的工作?
2、是否有遗漏的工作?
经验表明,问过这些问题后,总会导致活动的增加,WBS结构开发可能要反复几次,直到开发出一个可靠的WBS结构。
不必夸大百分之百规则在WBS作为计划框架使用时的重要性。如果每一层的分解都遵循百分之百规则直到活动层,那么在准备项目进度计划时,百分之百的相关活动才会被确定,同时百分之百的成本或资源需求才能在计划阶段被识别。
图中,百分之百规则意味着美化场地加车库加项目管理等于车库项目中百分之百要执行的工作,不存在上述某个范畴以外的项目活动。在自上而下的分解过程中,大多数计划人员都会自觉遵守这一规则,至少在第二层时。然而,要注意,在所有层都要遵循这个规则。
在第三层,百分之百规则意味着“车库”元素中的工作由“材料+地基+墙体+屋顶+公用设施”组成。不存在不属于上述任何元素之一的工作。“墙体”元素百分之百地由第四层中的“墙面和挡板+窗户+车库门+检修门+组装”表示。这五个元素包含了墙体的全部工作内容。注意,“组装”元素对于说明安装或集成其他独立元素的工作是必要的。
记住,使用WBS的一个主要原因是要确保识别完成一个成功的项目所必须进行的所有工作包和活动。百分之百规则也适用于活动层:每一个工作包中的活动所代表的工作加总必须等于完成该工作包所必须的百分之百的工作。用这种方式,项目经理能够合理的保证对所有为了成功完成项目所必需的工作已经做出规划和进度安排。这是一条重要的原则,因为该规则能够帮助开发WBS的人员经常的问自己是否理解了有关项目工作的广度和深度。