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理赔书是在国际贸易中，接到对方索赔书的一方，在确认自己应负赔偿责任，而向对方表示受理赔偿事宜的文书。
1．标题。由“答复索赔事由+复函”组成，也可直接以文种做标题。
2．编号。由公历年号、顺序号组成以便联系与备查。
3．受书者。一般在编号下一行左方写明受书者的全称及代表人姓名。
4．正文。由缘由、对争议的看法、理赔意见和办法、结语组成。缘由，先向对方致歉，然后引据合同号、来函，并概述来函事由；对争议的看法，则概述索赔书中所述情况，明确写出对方索赔要求是否合理或部分合理并阐述理由、根据；理赔意见和办法，则具体说明解决索赔案的意见和处理办法；结语，根据实际，要求对方对受理的意见和办法做出答复，或赞许对方在解决纠纷中的合作态度，或表白今后仍希望合作的良好愿望。
索赔书和理赔书都是经济贸易活动中的文书，办公室人员应该注意区分它们的区别。索赔书是利益受到侵害者为r挽回自己的损失而写的一种文书，而理赔书则是由对别人造成损害方对对方提出的索赔要求回复的一种文书，可见，索赔和理赔是一个问题的两个方面，索赔书和理赔书则是一件事情的对应的两种文书。
起草理赔书，要首先审核对方索赔的有效期、手段、证明文件，然后研究索赔内容、要求是否符合合同的规定及惯例。必要时，还要到现场调查，以验证索赔书提出的损失是否属实。在证明确属自己责任的条件下，应实事求是地提出理赔书。
理赔书的格式，一般是在“理赔书”名称之下，写明年月日，并在左方写索赔单位的全称及代表名称，右方写理赔单位的名称及代表名称。下面再写理赔书的正文。正文一般包括三个部分。第一部分是向对方致歉，并写明合同名称及编号。第二部分明确写清对索赔书中提出情况和要求的态度，当赔则赔，不当赔要详述自己的理由和根据。第三部分是理赔金额及赔偿方式。
例文：
理赔书 1986年×月×日 ×××共和国 中国×××进出口 杂品进出口公司 总公司 我公司已收到贵公司关于羽绒枕的索赔书0714-9500-9503。 对此事我公司非常重视，曾多次与生产者和交货者研究，查找责任。本着求实的精神，凡属我方应负的责任，我们一定赔偿，对于不属于我方责任的，非常 抱歉，不能接受索赔。具体答复如下： 1、对于0714-9500号短缺的13个羽绒枕，我们同意赔偿448．50瑞郎。 2、对0714-9501号短缺的3个羽绒枕，我方同意赔偿103．50瑞郎。 3、对于0714-9502-9503号14个羽绒枕的破损脏污，据4／5408号检验证证明是在外包装有破损的情况·下造成的，[[责任]]应由运输入负，找公司不能受理此项 索赔。 综上所述，我公司共接受552瑞郎的索赔。你方如无异议，请委托代表在北京签署协议书。所赔款项，可直接汜人贵方帐户。 由于我方的疏忽，给贵公司带来了麻烦和损失，深表歉意。我们希望能在今后的业务往来中与贵公司真诚合作，并希望能进一步与贵公司开展羽绒枕业务 及其它业务。