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档案信息控制权是指档案形成者和档案管理部门对档案信息拥有支配的权力。具体说，档案形成者对档案拥有信息所有权，并保护其知识产权不受损害的权力。档案馆对档案拥有实体使用权，提供档案为社会利用需求服务，但要确保档案的完整、安全。
一、档案信息控制权的重要作用
了解档案信息控制，首先要了解信息。“控制”与“共享”的关系。控制意味着有所限制的利用档案，与共享要利用全部、所有档案信息是对立的。共享只有在相关主体拿出自己的资源与人分享的前提下才能实现。所以。对信息拥有控制权的主体，只有放弃专有权，才是共享的第一步。对档案部门来说，档案只有对社会开放，才能实现共享。如果无条件地放弃控制权，不但会危害国家安全和个人利益，而且将使他人正常的利用要求被破坏，信息资源共享的整体性无法保证。所以，对档案信息控制的目的。就是为了保证档案信息能够被更多的人在更广泛的时空范围所利用。同时，信息控制权在使用中不应绝对化，过去档案部门过分强调档案的保存、保密，不利于档案信息开发。因此，档案信息控制权行使的关键，是把好信息输入、输出关卡，严格控制涉及国家安全、知识产权和个人隐私档案信息的利用权限，防止档案被篡改、毁坏，并保证档案的有效利用。
二、档案信息控制权要求合理利用档案
合理利用档案是在保护档案和发挥档案资源作用的前提下进行的。根据档案信息内向性、孤本性和机密性的特点，在确保档案实体的安全。维护档案信息内容不受侵犯的前提下，一方面做好档案开放的工作，让有价值的档案能够顺利进入社会活动领域，合理地为社会所用；另一方面，档案工作要对社会利用需求做出预测，使档案利用服务富有针对性，切实做到。为档案找用户。。合理利用可以理解为是对社会无限利用需求的一种有限控制行为，它把档案信息资源共享与效益原则挂钩，在资源共建共享过程中，考虑档案价值的长久性，从社会、经济角度确保档案工作的全面效益。
三、档案信息控制权要求保护知识产权
档案信息所有权对知识产权的保护，主要是维护档案的信息所有权，保证档案信息所有权人的利益。《中华人民共和国专利法》及《中华人民共和国著作权法》一些法律条文严格限定了利用或公布受知识产权保护的档案的条件，档案信息的共享必须在不引起侵权的前提下才是可行的。知识产权保护具有独创性的智力成果，对抄袭、剽窃行为以法律手段予以制裁。档案信息控制权对知识产权的保护，既保证了知识生产的严肃性。又使档案文献资源的质量得到保障，为利用者共享档案信息资源奠定了良好的物质基础。
四、档案信息控制权对档案保密与开放的限制
档案的社会性和开放性要求档案要面向社会。利用档案的目的只要是合法的，档案部门就不能拒之门外。利用手续要尽量简化，中国公民和组织只要持有合法证明，就可以利用已开放的档案。档案的机密性严格限定利用权限，是保证档案信息整体完整、安全的必要手段。但是，档案的机密性并非绝对的。保密是有权限规定的利用，是信息控制权从档案利用工作整体出发的必要约束手段。保密与开放既互相制约，又在一定程度上相互转化。保密与开放的互相转化性要求掌握信息控制权的利用，是信息控制权从档案利用工作整体出发的必要约束手段。保密与开放既互相制约，又在一定程度上相互转化。保密与开放的互相转化性要求掌握信息控制权的档案部门根据社会形势与利用需求，及时调整保密与开放的关系，在保密前提下，充分保证利用者档案共享的要求。