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应用文书是应用写作的文字表现形态。应用文书是国家党政机关、企事业单位、社会团体或个人在工作、学习和生活中使用的，用以处理公或私事务、传播信息、表述意愿而撰写的具有一定的惯用体式的实用性文章。
实用性是应用文书最大、最本质的特点。它为解决实际问题或达到某种目的而写，对象明确。这也是它区别于其它文体的主要标志。写一篇请示，是为了向上级请求指示或批准办理某一事项；写一篇民事诉状，是为了解决所发生的纠纷。而文学作品则不同，文学作品以审美为宗旨，关注的是人的精神与灵魂，内容上重创新，形式上不拘一格，多数作品都是超越功利性和实用性的。
文学作品的真实是艺术的真实。它源于生活，而又高于生活。应用文书为解决实际问题而写，强调的是方针政策的正确和客观事实的真实。一切从实际出发，按照客观规律行文，事实确凿可信，统计数据准确无误，有根有据，这是应用文书写作对真实性的基本要求。
思维的逻辑性，是指在撰写应用文书时，要讲究逻辑。体现在文章的结构上，要条理清楚，段落之间具有明显的逻辑关系；陈述的事项界限清晰，不交叉；内容前后讲究因果，材料能够证明观点。虽然应用文书在撰写过程中也有运用形象思维的时候，但多数文体是以具体的事件（或问题）为中心的，在阐述观点，分析前因后果、现象和本质时，采用的多是逻辑思维的方式。例如，写请示，要讲清请示事项和请求批准的原因；写总结，则应在陈述具体成绩和存在问题的基础上，分析说明取得成绩和存在问题的原因；科技论文的结论，则来自于对材料的分析和对问题的推断……
格式是在长期的写作实践中形成的，如果逐渐为大家所接受，约定俗成，就成为惯用格式；如果格式被法定固化，就称为规范格式。应用文书多数有惯用格式，其中国家行政机关公文具有规范格式。应用文书的格式的稳定性，使不同的文种清晰醒目，便于写作、阅读、承办、归档、查询，利用达到行文的目的。现当代文学作品一般没有固定的格式规定。格式的稳定性是应用文书特有的属性之一。
所谓分类是按照特定的标准而进行的。标准不同，分类结果相应也不同。
应用文书的文章体载，种类繁多。由于标准不同，分类结果也不尽相同。
真实，即写进应用文书里的材料必须准确无误，从大的事件到具体细节，甚至一句引语、一个数据，都不允许有丝毫的虚假。
切题，是指写进应用文书里的材料，首先必须有针对性，能紧扣写作主旨。选用的材料必须能准确地说明观点。决不能材料和观点互相脱节成为“两张皮”。与主旨无关的材料，再生动也不能选用，否则将与主旨南辕北辙。其次，要选用能明确、具体、突出地说明主旨或观点的材料，给人以深刻的印象、清晰的认识，不能笼统含糊，使人不得要领。
为了使材料更有表现力、说服力，在写作中，不妨从以下各个角度、各个方面恰当地选用材料：
1．选择点面结合的材料说明观点。用点上的典型材料说明问题的深度，用面上的材料概括说明问题的广度。
2．选择对比材料说明观点。有比较才有鉴别，在叙述事实、说明情况时，应用文书常常选用优劣对比、新旧对比的材料以说明观点。
3．选择正反材料说明观点。应用文书以正面阐述问题为主，但有时也用反面材料说明事物本质。通过正面材料和反面材料的互相映衬、比较，更能加深对事物的认识，将观点阐述得更加鲜明。
4．选择定性材料和定量材料说明观点。应用文书在说明事物的现状和发展变化时，除主要用文字材料加以定性说明、描述外，有时也用数据甚至图表作定量说明，以使观点更生动、更直观，更具说服力。
新颖，是指写进应用文书里的材料，一定要有时代感，能够表现客观事物的发展变化趋势，反映客观事物的最新面貌，以及现实生活中人们最关心的那些新人、新事、新思想、新成果和新问题。
这种对材料进行鉴别、筛选，从纷繁复杂的材料中找到最切合主旨的材料的方法。
这是通过确立反映事物本质特征的、与分类目的相适应的标准，将纷繁复杂的材料进行梳理归类的方法。
这是选用一个完整事件的片断或完整事物中的部分以表现观点的一种处理材料方法。用这种方法，不求事件的连贯、事物的完整，只求能言简意赅地说明问题和阐明观点。叙事性较强的应用文书，如简报、通报、调查报告以及应用文书中叙事性较强的部分，常用此法。
截取材料的多少或详略，需适度。为此，必须考虑材料与观点的密切程度、读者对材料的熟悉程度，同时，在截取材料时，不能断章取义，不能扭曲原意，还要注意上下文的衔接过渡，并与整篇文章表述角度一致，不能牵强附会、生硬别扭。
这是对虽有价值但却非常纷繁的材料加以概括压缩，使精华部分更为突出的方法。在具体做法上，对叙述性的事实材料，往往保留主干，抓住要点，理清线索，剔除细节，变描写、详述为略述、概述，只要求简要交代事件的概貌和实质，而不求像文学作品那样细腻传神，形象感人。如《中共××市委、××市人民政府关于在全市开展向何国治烈士学习活动的决定》中，便是以撮要概述法写何国治的英雄事迹。“决定”写道：
××××年5月26日下午5时44分，我市3名儿童在锦江河九眼桥下踩水玩耍时，不慎失脚跌入水深湍急的回水凼，生命危在旦夕。青年工人何国治听到呼救，毫不犹豫地第一个跳入河中抢救，奋力将溺水儿童推向浅处。何国强等几名青年也随后相继跳入河中，齐心协力救起3名儿童。在抢救中，何国治英勇牺牲。他们见义勇为、舍己救人的英雄事迹，谱写了一曲社会主义精神文明的壮丽凯歌，受到全市人民的热情赞扬。
何国治同志生前是成都市房地产经营公司职工，共青团员。他热爱祖国、热爱人民，时时处处学雷锋、树新风，工作勤奋，埋头苦干，勤俭节约，珍惜国家财产，勇于同坏人坏事作斗争，在平凡的岗位上作出了不平凡的事迹，表现了一个共青团员献身社会主义事业的崇高信念和优秀品质。
300多字已经浓缩了英雄光辉的一生和舍己救人的英雄事迹，体现了应用文书叙述事实材料的写作特征。
这种形式，先介绍事实，说明论据，或列举数字，然后水到渠成地归纳出观点、推论出结论。这种安排由事到理，说服力强。叙事性应用文书或文中叙事性较强的片断，常采用这种方法安排材料。
这种形式，常用层、段、条首句先概括亮出观点或问题，然后列举事例陈述观点，或用理论材料和事实材料论述这个观点。这种写法，观点鲜明，头绪清楚，先声夺人，引人注目。大量应用文书采用这种形式安排材料。
这是一边举材料，一边亮观点即夹叙夹议的方式。这种方式的优点是既摆事实又讲道理，行文层层深入，使人便于理解。在应用文书中，叙事说理较强的篇段常采用此种写作形式。
客观事物本身有它的存在形式、特点和运动规律。文章表现的对象是客观事物，其结构形式应取决于内容，体现客观事物本身的内在本质联系。应用文书写作更是如此。如写通报，无论是用于传达重要情况，还是用于表彰或批评，都必须把事实叙述清楚。因此，应用文书作者要依据事件发展的过程、事物的特征来安排正文结构，以反映对象的内在本质及规律。
凡文种都有相对稳定的结构体式，应用文书一般都具有一定的体式规范。应用文书的结构安排需适应体式的规范要求。这就要注意研究、把握公文和其他应用文书文体样式的规范。如写市场调查报告，要写基本情况、分析评价和建议。如写规章制度，则一般要用条款式来写。
文章的各部分要成为一个统一的整体，共同表达一个主旨，或由统一的主旨统领，部分和部分之间不能互相矛盾或不相关联，或者说，文章从内容到结构都要周全，避免因遗漏而表达不全。例如，写一份请示，结构上该有请示缘由、事项和要求三个层次。有的请示，理由轻描淡写，不具备使上级机关批准的充分依据；或是没有要求，使上级机关不明白要批复什么。结构不完整，行文就难于达到目的。
结构内容严密的文章，必定是结构完整的文章。
要使文章的部分与部分之间，或呈现因果关系，或呈现主次关系，或呈现并列关系，或呈现表里关系，各部分互相弥补、互相协助，而不互相矛盾、互相拆台，而共同使文章的结构及内容具有严密性。要达到这样的要求，关键还是取决于作者的思路。
应用文书的结构类型，是指应用文书的文章结构，即正文在外部形态上所表现出的形式。应用文书的外部形态大体有十种类型。
正文全文内容包容在一个完整的自然段内，即一个段落就是一篇完整的文章。这种形式常用于内容单一的应用文书。
这是内容简单、篇幅简短的应用文书常用的形式。如，把篇段合一式中的结语部分单独列为一段，可成为两段式。或把三段式中的结语部分省略，写作目的或原由、行文事项各为一段，也可以成为两段式。
这是短篇应用文书比较常见的外部结构形式，即正文分为写作目的或原由、事项、文章结语三个层次。
它用于内容稍多、篇幅稍长的应用文书。一般是开头概述情况、说明原由、目的或依据，结尾单独成段或省略结尾段，主体部分内容稍多分别写为若干段。如果是内容多、篇幅长的应用文书，一般不宜采用多段式，而宜采用分部式。
这种结构形式，通常把文章分成几个大部分，每个部分就是一个层次。为了做到眉目清楚，每个部分可用小标题或者序号列出，但多用序号加小标题的形式。小标题或者作为层旨句概括该部分中心，或者提示该部分内容范围。这种结构形式容量较大，眉目清楚，头绪分明，适用于内容较多、篇幅较长的应用文书。工作总结、理论文章、调研文章等类常用这种结构。它常体现为应用文书基本结构形式纵式结构中的递进式结构，写作时一定要注意前后各部分由浅入深或者由实到虚、由表及里的逻辑顺序，以及各部分间的逻辑联系。
有人把它与多段式归为同类，但它与多段式仍有区别。贯通式是围绕中心，按时间顺序、事物发展顺序或者认识顺序，抓住主要线索，比较完整地叙述或说明一个事项、一项工作、一个道理。它不分条文，不用小标题，前后贯通，以自然段落组成全篇。这种结构适用于内容比较单一的叙述性或者说明性为主的应用文书。
法规、规章和职能部门的一些文书，不少用这种形式，显得眉目清楚，排列有序，简洁明了。条款（项）式结构，有以下两种：
1．章断条连式。适用于内容多、篇幅长的法规、规章。这种结构以章为序划分层次，各章下的“条”不依章断开另起开头，而是连续编号。这便于执行承办时援引有关条文。章下可分条，极少数还在章下分节，节下再分条。章、节、条均用小写汉字数目表示，如第一章、第一节、第一条。条下有的分款，款不带序数，一个自然段就是一款；条下有的列项。项冠以带圆括号的汉字数码（一）、（二）等。项下可分目，目冠以阿拉伯数字1、2等。
2、条文并列式。适用于内容不太多、篇幅不太长的法规、规章和其他应用文书。条下同样可分款或项、目。若不是法规、规章的其他应用文书，通常不用“第×条”标示，其标法形如：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“⒈”，第四层为“（1）”；不另以其他数码为序数。若是只有一个层次，则以“一、”“二”这类数码为序数。
条下的款或项、目独立成段。段间内容具有相关性。
这是应用文书用得较多的一种外部结构形式，公文、规章、合同等文书，常采用这种结构。文章开头部分（即引言部分）先总说：或概述情况，或说明写作目的、依据、原因，或阐明主旨，摆出结论。后文则分条文分述有关内容，每条或说明事物的一个方面，或围绕主旨阐述一个问题，或分析事件的一个原因，或提出一项要求、措施、办法等等。条文的层级结构序数，与条文式的写法一样。有的在分条之后还有一个总说的结尾，形成“总说—分说—总说”的结构。安排条文的要求，与条文并列式结构相同。
这是应用文书不同于其他文体所特有的一种结构形态。不少经济管理职能部门如工商行政管理部门、税务部门、专利管理部门等机构和不少企业如银行、保险公司及厂矿、公司等单位，他们制发的各种专门文件，大都采用表格式。
这是应用文书特别是其中的告启类文书所特有的一种外部形态。它不像一般文章那样有完整的结构内容，开头、结尾、层次、段落、过渡和照应都不一定齐备或有明显标示，从其外部形态来看也不像传统的文章样式，语言表述方式也有其特殊性，通常运用图文相间的形式或者图表形式。典型的不成文式多是一些广告、海报等告启文书，有的还图文相映，很具吸引力。它同表格式文书一样，看似不成文，没有传统文章的形式，但表达效果常常比成文好。运用这种形式撰写告启文书时，一是告启事项要周全，二是要注意突出重点，不能因图害意，让图画冲淡、掩盖了主要内容。