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公关危机传播计划是针对企业或社会组织出现声誉受损,形象受挫以及伤亡事故等制订的旨在维护声誉,消除误解,告知大众的书面计划。危机传播计划的侧重点是危机发生后的新闻传播,信息控制。[1]
1、制定媒介策略
成立临时记者接待机构,专人负责发布消息,集中处理与新闻有关的新闻采访,主动提供权威资料;通过新闻发布会等形式,及时将组织对危机事件所采取的应急措施、补救方法、善后处理的对策,主动告诉媒介;如遇到新闻报道失真、失实,应及时指出,并给与更正,一般做冷处理。
2、制定传播时间表
国外公关专家指出,现代媒体传播的速度,迫使公共关系经理人在60分钟之内就要掌握整个情况。新闻记者甚至在危急事件后几分钟内抵达现场,而最初的报道往往定下后续报道与评论的基调。所以要求公关经理迅速掌握全面情况,确定传播时间表,有利有节地展开工作,控制传播态势。
3、确立“发言人”制度
为了保证对外宣传的高度一致性,主动引导舆论,危机管理委员会必须设立“发言人”制度,“一个声音,一个观点”,以正视听,掌握危机处理的主动性。
“发言人”的要求,受过专业训练,具有极强的沟通协调和应变能力。他必须负责任地向外发布真实信息;他必须从容面对新闻媒介,面对公众,甚至要面对意想不到的不利环境;他能够有理有利有节地驾驭场面,以良好的人格魅力影响公众。
4、新闻发布会
危机出现后召开的新闻发布会,与没有危机情况下新闻发布会的比较,更侧重于与媒介关系的协调沟通,以及信息的主动控制。借助媒介,发布与危机有关的信息,尽量减少损失,及早控制事件向不利的方向发展,稳定受害公众的情绪;同时,组织在接受媒介的采访、提问时,要统一信息口径,善待新闻界代表,防止不利于企业危机处理的报道。