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保单电子化系统以数据库技术、存储技术、oCR技术为基础，结合保险公司的具体应用。实观了单证扫描、出单、档案管理的一体化，实现了对保险单证在整个业务流程中的有机管理。[1]
随着保险公司业务的迅速发展，需要处理和保存的各种客户资料、档案和文件也迅速增加。这些资料主要以纸张的形式保存，其整理、归档、后期调阅均以手工操作为主．劳动强度大，手工检索速度慢．效率低下。纸张存储易磨损，并且占据大量的空间。因此传统的管理方式已经无法满足信息化新时代的要求了。如何优化保险的业务流程、使之更加电子化以及提高档案资料的管理水平，已经成为摆在保险公司面前的重要课题。下面介绍一套针对保险单据的解决方案——保单电子化系统。当前，保险公司的业务模式主要以地市为中心，财务上实行集中管理=在这种业务模式下。以下两个问题亟待解决：单证的远程传送、单证档案的安全管理和高效查询。
保险公司的县级机构没有核保、核赔权限．因此在县级机构受理的投保单、客户资料、赔付申请需要集中到地区业务中心处理。以往下级机构需要将核保、核赔的相关资料通过交通工具运达中心。这对于距离较远的地区．可能使承保、理赔处理的时间过长、核保、核赔人品如果不能及时做出桉保、核赌意见，还可能会导致优良客户的流失、甚至在客户与保险公司之间产生矛盾和纠纷。
原始保单资料是保护保险公司及客户合法利益的重要凭证，特别是寿险业务的相关材料．保险公司需要在很长的时间范围内保留．一方面要求单证档案的管理安全可靠．另一方面卫要求原始单证的查询和调用方便快捷，这对矛盾始终制约着保险公司业务的开展。
保单电子化系统可以优化保险的业务流程，提高档案资料的管理水平。