在招标采购活动中，招标文件的作用无论怎样形容都不为过。因为：
招标文件是招标（采购）人意愿的体现；
招标文件是投标人（供应商）编制投标文件的指南；
招标文件是评标委员会进行评审的依据；
招标文件是调处质疑投诉的原始证据；
招标文件中的大部分内容要在合同中体现；
招标文件是采购项目验收的重要参照。
由此可见，招标文件是招投标活动的核心，是招投标活动能否成功的关键，在招标过程中起到举足轻重的作用。招标文件是否完整、严谨、科学，直接影响到招投标活动的质量与结果。
对招标采购活动起着如此重要作用的招标文件，在编制过程中应该注意情、理、法三者之间的平衡，做到合情、合理、合法。
一、需求明确
在招标文件中，招标需求是最为重要的部分之一。招标需求是对标的物的详细说明，是招标人意愿的描述。准确完整的招标需求说明，能够使投标人（供应商）在编制投标文件时有的放矢，最大限度地满足招标人的需求。
（一）招标需求中，首先要对标的物的技术指标和功能参数进行完整描述，对于重要的性能指标和参数还应该加以说明。重要的指标可以设置为符合性条款，但不得有排他性，即能够满足该指标参数的制造商或品牌不少于三家。
（二）招标人在招标文件的需求说明中，应该将招标项目的背景以及标的物的使用环境、既往情况作为重点进行详细说明，其目的不仅是为了让投标供应商准确响应招标要求，还能使评审委员会完整了解采购目的，在评审、评判时能做出正确的结论。
以计算机设备为例：用于核心业务的计算机设备，要求其性能安全、稳定、可靠，投标人以及评审专家将会侧重于一线品牌；而用于非核心业务的计算机设备，则可以考虑价格较为适中的品牌。
二、兼顾需要与可能
招标采购的目的，是为了通过市场竞争，以合理的低价，购买到符合要求的产品或服务，并在较短的时间内付诸实施。作为招标人，期望能购买到价格低廉、性能优异、品质上乘、服务满意的产品和服务，这是完全可以理解的。但是，招标采购不能一厢情愿，招标人的需求是否能够实现，还要充分考虑市场的可能性。
（一）技术指标实现的可能
在编招标文件时，招标人往往存在一些误区：对于技术性较强的标的物，片面追求“高、精、尖”，强调要采购“最好的”；在这种指导思想下编制的招标文件，完全实现招标采购意图的可能性很小，而投标人的响应大部分也是没有把握的，有些甚至是虚假的，会给项目的实施留下隐患。
1、技术性较强的标的物，如计算机设备、办公设备等，如果过于强调其先进性，可能会产生以下问题：
预算有限，投标人如果满足其性能要求，利润难以保证，投标响应不积极；
技术性能先进，合格供应商（品牌）数量不符合招标采购的政策规定；
制造商设备更新换代较快，招标采购时预想的“先进性”，在较短时间内成为“大众化”，造成资金投入的浪费；
过于超前先进的设备，与原有的系统不能实现配套，或者本单位技术人员不能很好地掌握使用，不能发挥预想的作用，造成投资浪费。
（二）工期的需要与可能
对于工程类招标采购项目，工期是一个重要的指标。在编制招标文件时，应在计划工期和理论工期的基础上，对可能因天气变化、供货、运输等因素导致的工期变化，适当留有余地，一味要求“按期完成”、“尽善尽美”、“不发生意外”。往往会在工程实施过程中产生不必要的合同纠纷。
（三）售后服务的需要与实现的可能
很多招标人希望采购的设备能够得到可靠的售后服务保障，而且希望时间越长越好、保障措施得力周到。这些要求应该在招标采购文件中明确表达，特别是针对采购项目及采购人的使用特点要加以说明，以便投标供应商有的放矢。
在提出售后服务需求的时候，要考虑采购预算是否符合市场行情，过高的要求往往不能得到很好的响应；或者投标供应商在投标时做出不切实际的虚假承诺，中标后不能实现。
1、常规设备符合国家的“三包服务”规定即可。对于计算机、笔记本电脑、办公设备及家具等常规产品，只需要按照国家及行业规定的“三包服务”，提出正常的售后服务要求。
2、特殊用途的设备应说明售后服务的特殊要求。重要的、在某些特殊场合使用的设备，如会议室音像系统、电视电话会议系统等，可以要求投标供应商或其代理的产品制造商在重要活动期间提供现场保驾服务，同时可以适当放宽日常的驻场服务、定期巡检等方面的要求，以平衡其成本。
3、软件产品可适当提高要求。对于软件产品，特别是为采购项目定制开发的软件系统，可以要求投标供应商提供较多的售后服务保障，一般情况下可要求：
免费维护期适当延长（三至五年）；
对于软件自身的存在的缺陷应终身免费维护；
在软件使用周期内（长于免费维护期），如投标供应商软件升级，应免费为采购人升级或以优惠价格升级；
免费维护期内，对采购方一定工作量以内的需求变化（10%——20%）免费修改。
三、守法合规
招标文件一经发布，就成为对招标人、投标人（供应商）具有法律约束力的文件，因此招标文件本身就应该严格遵守国家及地方关于招标投标的法律、法规及各项规章制度。
（一）法律法规中对于招投标各环节的时间及时限要求：
在《招标投标法》、《政府采购法》以及相关的释义文件中，对招标投标活动中公告发布、文件发放（售）、澄清答疑、开标时间以及质疑投诉等各个环节，均有严格的时间及时限规定，这些规定必须在招标文件中加以体现。
（二）规避负面清单
为了使招标人、投标人（供应商）更好地掌握和运用招标投标各项法律法规，各地相继出台了招标投标及政府采购负面清单，从招标人对投标人（供应商）资格条件限制、采购需求、评审方法三个方面对法律法规禁止的条款进行详细的说明，要求清单所列内容不得在招标文件中出现。
负面清单是编制招标文件的“红线”、“雷池”，也是投标人（供应商）维护其合法权益的“尚方宝剑”，同时由于其针对性和可操作性较强，是招标投标和政府采购活动中很好的工具。
总之，一份好的招标文件能够在在法律法规的框架内，根据市场的实际情况，提出切实可行的需求，达成招标采购的目的。
